Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dateien in die Anwendung zu bringen, um diese dort strukturiert abzulegen. Je nach Arbeitsweise Ihres Unternehmens kann das auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen.

Die Ablage von Daten erfolgt bei verschiedenen Unternehmen in unterschiedlichster Struktur. Die Anwendung kann jegliche Vorliebe in dieser Hinsicht erfüllen.

Unternehmen legen Daten sehr unterschiedlich an. Die Daten werden auf Servern gespeichert und in Verzeichnissen nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Kundenname, Kundenauftragsnummer oder nach Produktionsauftragsnummer sortiert.  Die Verschachtelung der Verzeichnisse kann darin unterschiedlich tief erfolgen. In jeder Struktur gibt es jedoch immer ein Verzeichnis, worin die Originaldaten des Kunden, bestehend aus der Druckdatei, Informationen zum Auftrag sowie CSV-Daten für variable Aufträge, gespeichert werden. In jeder Struktur findet sich auch ein Verzeichnis, wo sich die freigegebenen Druckdaten befinden. Wie der Name der Datei dabei lauten muss, ist ebenfalls Bestandteil einer Arbeitsorganisation.

Ziel des Workflows ist es, Möglichkeiten zur Verfügung zu stellen, um all jene Anforderungen, die am Markt hinsichtlich Datenablage, Struktur und Arbeitsweise zu finden sind, abzubilden. Darüber hinaus sollte noch die Möglichkeit, der automatisierten Anlage von Strukturen sowie Ablagen und Aufträgen, gegeben sein. Der Workflow setzt wenige Konventionen voraus:

• Hierarchische Verzeichnisstruktur – Daten werden vom Workflow nicht zwingend in einer hierarchischen Verzeichnisstruktur abgelegt. Daten werden mit den dazu passenden Metainformationen in einer Datenbank gespeichert.
• Dateinamen – Dateinamen müssen keiner Konvention entsprechen, da die Druckdaten zusammen mit übergeordneten Strukturen wie Sammlungen, Gruppierungen oder Aufträgen schnell lokalisiert werden können.
• Dateiversionen – im Workflow wird immer die aktuelle Version zur Verarbeitung angezeigt. Sollte auf eine frühere Version zurückgesprungen werden, ist das jederzeit möglich.
• Protokoll – werden Druckdaten im Workflow aufbereitet, so wird automatisch jede Tätigkeit protokolliert. Anwender können somit immer die Historie der Druckdatei einsehen.
• Freigabe von Verzeichnissen – der Zugriff auf externe Dateisysteme wird durch den Workflow verwaltet. Benutzernamen und Passwörter sind im Workflow gespeichert und müssen somit kein Allgemeingut in der Produktion sein.

Der Workflow bildet verschiedene Arbeitsweisen ab. Wählen Sie aus den verfügbaren Verfahren aus:

• Artikelbasierte Arbeitsweise – Druckdaten werden in eine Struktur – Zuweisung von Sammlungen u.dgl. – abgelegt, für die Produktion »druckreif« gemacht, ein kundenspezifisches Mapping von Farben vorgenommen und freigegeben. Erst dann werden die Daten in einem Produktionsauftrag montiert und ausgegeben.
• Auftragsbasierte Arbeitsweise – Druckdaten können organisiert als Auftrag mit unterschiedlichen Auftragspositionen abgelegt und bearbeitet werden, ein kundenspezifisches Mapping von Farben kann vorgenommen, freigegeben und in einen Produktionsauftrag überführt werden. Ob dabei lediglich ein Auftrag zu einem Produktionsauftrag wird, oder ob sich ein Produktionsauftrag aus mehreren Aufträgen erstellt werden soll, bleibt der Arbeitsweise im Unternehmen vorbehalten.
• Produktionsbasierte Arbeitsweise – Druckdaten werden in einem Produktionsauftrag angelegt, bearbeitet, einer Ausgabekonfiguration zugewiesen, montiert und zum Drucker übertragen.
• Automatisierte Arbeitsweise – Druckdaten können einerseits automatisiert auf Basis von Informationen aus dem führenden ERP-Systemen als Artikel, in einem Auftrag sowie in einem Produktionsaufträgen oder andererseits durch Überwachung eines Hotfolder ausgabegerecht als Produktionsauftrag angelegt werden.
• Arbeitsweise ohne Benutzung der Benutzeroberfläche – Druckdaten können in führenden Systemen vollständig beschrieben und zur Aufbereitung der Druckdaten übergeben werden. Die Benutzeroberfläche wird dabei lediglich zum Einrichten von Automatoren sowie zum Handhaben von aufgetretenen Fehlern benötigt.