Erfahren Sie in diesem Artikel,
- wie eine Ausgabeumgebung konfiguriert wird, und
- welche Schritte dafür notwendig sind.
1. Einführung
Nach der Installation des Workflows sind zunächst grundlegende Systemeinstellungen vorzunehmen, damit Druckaufträge verarbeitet und ausgegeben werden können. Die Konfiguration zur Ausgabe von Druckdaten stellt dabei den ersten notwendigen Schritt dar und bildet die technische Grundlage für die korrekte Erzeugung und Weiterleitung von Druckdaten.
Bevor ein (PDF-) Drucker eingerichtet werden kann, müssen mehrere Basiskomponenten definiert werden. Diese Konfigurationen legen fest, wohin Daten ausgegeben werden, welche Farbigkeit dabei verwendet wird und auf welchen Substraten gedruckt wird. Folgende Teilschritte werden dafür benötigt:
- Freigabe einrichten – damit die Druckdaten an den gewünschten Zielordner gespeichert werden können, muss sowohl eine Freigabe im System als auch am Workflow-Server eingerichtet werden.
- Tintenfamilie – die Tinten, die vom Drucksystem verwendet werden, müssen eingerichtet werden. Für PDF-Drucker stehen PDF-Tinten zur Verfügung. Dieser Schritt ist auch notwendig, wenn ausschließlich PDF-Dateien ausgegeben werden.
- Materialien – alle Substrate, die für den anzulegenden Drucker verwendet werden, müssen angelegt werden. Für PDF-Drucker kann ein PDF-Material erstellt werden. Dieser Schritt ist auch notwendig, wenn ausschließlich PDF-Dateien ausgegeben werden.
Nachdem alle Teilschritte erledigt wurden, kann der gewünschte Drucker final konfiguriert werden. Erst nach Abschluss dieser Einstellungen ist der Workflow in der Lage, Druckdaten an ein definiertes Ausgabeziel zu übergeben.
2. Drucker anlegen
Im Menü Administration > Drucker besteht die Möglichkeit, einen neuen Drucker anzulegen. Wie bereits zuvor beschrieben, sind dafür allerdings einige Teilschritte notwendig, um den gewünschten Drucker final anzulegen. In diesem Menüpunkt wird Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung geboten, in der genau erkennbar ist, welche Teilschritte bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen.
Abbildung 1: Der Menüpunkt Drucker mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Drucker einzurichten
In der Schritt-für-Schritt-Anleitung werden Ihnen folgende Informationen angeboten und Möglichkeiten bereitgestellt:
- Nicht erledigte Schritte [1] – Schritte, die noch nicht abgeschlossen wurden, werden rot hervorgehoben. Sie müssen vor dem Fortfahren vollständig bearbeitet werden.
- Erledigte Schritte [2] – sobald ein Schritt abgeschlossen ist, wird dieser grün dargestellt. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, welche Schritte bereits erfolgreich ausgeführt wurden.
- Druckertypen [3] – wählen Sie über die Auswahl den Druckertyp aus, der angelegt werden soll. Die angezeigte Schritt-für-Schritt-Anleitung passt sich automatisch an die Auswahl an.
- Gehe zu [4] – durch Klick auf das Symbol werden Sie direkt zum zugehörigen Bereich weitergeleitet, in dem die jeweilige Konfiguration vorzunehmen ist.
2.1. Freigabe einrichten
Der erste Schritt bei der Anlage eines Druckers ist die jeweilige Freigabe einzurichten. Wechseln Sie dazu in den Menüpunkt Administration > Freigaben oder klicken Sie einfach auf Gehe zu [4] (Abbildung 1). Gehen Sie anschließend wie folgt vor:
- Fügen Sie einen neuen Host hinzu, indem Sie auf + Hinzufügen klicken. Es öffnet sich dadurch der Dialog Host hinzufügen. Geben Sie darin folgende Informationen ein:
- Name [5] – geben Sie hier den gewünschten Namen für den neuen Host ein. Wir empfehlen, diesen direkt dem Druckernamen entsprechend zu wählen.
- Typ [6] – wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Druckertyp – Drucker, Drucker Drittanbieter oder PDF-Drucker/Ausgabe – aus. In diesem Beispiel wurde der Eintrag PDF-Drucker/Ausgabe ausgewählt.
- Host [7] – geben Sie hier die jeweilige IP-Adresse der Workstation ein, an die die Druckdaten übermittelt werden sollen. Dies kann beispielsweise ein Hotfolder sein, worin die Druckdaten weiterverarbeitet oder an den Drucker übergeben werden.
- Domäne [8] – diese Option kann im Normalfall frei bleiben. Sollte sich der definierte Host allerdings innerhalb einer Domäne befinden, muss hier die Benutzer-Domäne der zu erreichenden Workstation angegeben werden. Fragen Sie dazu Ihren IT-Administrator.
- Benutzer [9] – geben Sie hier den SMB-Benutzername ein.
- Passwort [10] – geben Sie hier das zum Benutzer passende Passwort ein.
- Durch Klick auf Speichern wird die Konfiguration für den Host gespeichert. Der eingerichtete Host steht nun in der Liste des Einstellungsbereichs Hosts zur Auswahl zur Verfügung.
Abbildung 2: Der Dialog Host hinzufügen
- Sobald der Host fertig eingerichtet wurde, können Freigaben am Zielverzeichnis ausgewählt werden. Freigaben sind in der Regel Verzeichnisse im Dateisystem des Zielsystems. Wählen Sie nun also den zuvor erstellen Host im gleichnamigen Einstellungsbereich aus.
- Klicken Sie im Einstellungsbereich Freigaben auf + Hinzufügen. Dadurch öffnet sich der Dialog Freigabe hinzufügen. Wählen Sie darin den gewünschten Zielorder aus.
Abbildung 3: Der Dialog Freigaben hinzufügen
- Klicken Sie abschließend auf Anwenden, um die Auswahl zu speichern. Wählen Sie die zuvor angelegte Freigabe aus. Details zur Freigabe sehen sie rechts im Bereich Pfaddetails. Sie haben somit eine Freigabe erfolgreich eingerichtet. Der Workflow hat ab sofort Zugriff auf dieses Verzeichnis.
Freigabe anlegen im Detail
Eine detaillierte Beschreibung zum Anlegen einer Freigabe sowie alle weiteren Möglichkeiten, die in diesem Bereich zur Verfügung stehen, finden Sie im Artikel Externe Systeme einrichten, im Unterpunkt Freigaben einrichten.
2.2. Tintenfamilie anlegen
Um einen Drucker anlegen zu können, muss zuvor die richtige Tintenfamilie für den jeweiligen Drucker konfiguriert werden. Wechseln Sie dafür in den Menüpunk Administration > Tinten in den Reiter Verwendete Tinten oder klicken Sie einfach auf Gehe zu [4] (Abbildung 1) in der jeweiligen Zeile. Für den PDF-Drucker steht bereits die Tintenfamilie PDF zur Auswahl zur Verfügung. Sie müssen für einen PDF-Drucker somit nichts weiter anlegen. Wollen Sie dennoch eine eigene Tintenfamilie erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie in der Kopfzeile des Einstellungsbereichs Tintenfamilie auf + Hinzufügen, um eine neue Tintenfamilie anzulegen.
- Wählen Sie darin zuerst den Reiter Tintenfamilie [11] aus und geben Sie die benötigten Informationen ein.
- Wechseln Sie dann zum Reiter Tinten [12] und geben Sie darin alle Prozessfarben ein, die in dieser Tintenfamilie verwendet werden sollen.
- Um die ausgewählte Tintenfamilie für den Workflow verfügbar zu machen, klicken Sie auf Speichern.
Abbildung 4: Der Dialog Tintenfamilie hinzufügen mit den Reitern Tintenfamilie und Tinten
Tintenfamilie anlegen im Detail
Eine detaillierte Beschreibung zum Anlegen einer Tintenfamilie sowie alle weiteren Möglichkeiten, die in diesem Bereich zur Verfügung stehen, finden Sie im Artikel Workflow einrichten, im Unterpunkt Tinten für den Drucker einrichten.
2.3. Material anlegen
Der dritte und somit letzte Schritt, der vor der finalen Anlage eines Druckers angelegt werden muss, ist das Anlegen eines Materials. Wechseln Sie dafür in den Menüpunkt Administration > Materialien in den Reiter Materialien oder klicken Sie einfach auf Gehe zu [4] (Abbildung 1) in der jeweiligen Zeile.
Grundsätzlich können Materialien manuell oder über den Material Finder® angelegt werden. In diesem Beispiel wird der Material Finder® verwendet. Gehen Sie nun folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf + Hinzufügen und wählen Sie die Option Material von Material Finder hinzufügen® [13] aus.
Abbildung 5: Der Reiter Materialien im Menüpunkt Materialien
- Es öffnet sich dadurch der Dialog Material Finder® worin alle Materialien aufgelistet sind, die über den Material Finder® zur Verfügung stehen. Mithilfe der Filter [14] können Sie die Auswahl einschränken.
- Suchen Sie nun nach dem gewünschten Material – für dieses Beispiel wird GardaMatt Art verwendet.
- Wählen Sie das gewünschte Material aus und klicken Sie auf Importieren [15].
Abbildung 6: Der Dialog Material Finder® mit einer gefilterten Ansicht
- Sie gelangen dadurch zum Dialog Materialkategorie hinzufügen, sofern diese Materialkategorie noch nicht auf Ihrem System existiert. Wählen Sie nun aus, ob eine neue Materialkategorie hinzugefügt oder eine vorhandene Materialkategorie ausgewählt werden soll. In diesem Beispiel wird eine neue Kategorie angelegt.
- Vergeben Sie hierzu noch einen Namen [16] und optional eine Bemerkung [17]. Der Name ist bereits vorausgefüllt, kann aber bei Bedarf geändert werden.
- Klicken Sie auf Speichern, um die neue Materialkategorie anzulegen.
Abbildung 7: Der Dialog Materialkategorie hinzufügen
- Sie gelangen nun abschließend zum Dialog Material hinzufügen. Dieser Dialog ist in zwei Schritte unterteilt. Geben Sie im Schritt Material alle relevanten Parameter zum Material ein. Wird das Material über den Material Finder® importiert, sind diese Werte bereits vorausgefüllt, können jedoch bei Bedarf geändert werden.
- Klicken Sie auf Weiter, um zum zweiten Schritt Materialausprägung zu gelangen.
- Vergeben Sie nun abschließend noch alle benötigten Parameter – Name, Materialart Höhe, Breite, Gewicht, Stärke, druckbare Seiten und Bemerkung – für die Materialausprägung und klicken Sie auf Speichern.
Abbildung 8: Links: Der Dialog Material hinzufügen im ersten Schritt Material; Rechts: Der Dialog Material hinzufügen im zweiten Schritt Materialausprägung
Material anlegen im Detail
Eine detaillierte Beschreibung zum Anlegen von Materialien sowie alle weiteren Möglichkeiten, die in diesem Bereich zur Verfügung stehen, finden Sie im Artikel Materialien anlegen und verwalten.
Artikel Update: Workflow 1.21.2 – 12/2025