Um einen VDP-Auftrag anzulegen, müssen Sie zuerst das Motiv auswählen und dann in den Reiter Variable Daten springen. Stellt sich der Reiter Variable Daten wie in Abbildung 1 gezeigt dar, ist das ausgewählte Motiv noch kein Motiv mit variablen Inhalten.

Zu Beginn ist die Schaltfläche zum Öffnen des VDP-Editors ausgegraut – es müssen die VDP-Auftragseinstellungen erstellt und gespeichert sein, bevor der VDP-Editor geöffnet werden kann.

Abbildung 1: Der Reiter Variable Daten zu Beginn des Erstellungsprozesses eines VDP-Auftrags

Für die Verwendung des VDP-Editors müssen Voreinstellungen vorgenommen werden, um die Funktionsweise für den variablen Auftrag grundlegend einzustellen. Zum Öffnen der VDP-Auftragseinstellungen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie ein Motiv bzw. einen Artikel und wechseln Sie dort in den Reiter Variable Daten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragseinstellungen vornehmen [1].

Abbildung 2: Der Reiter Variable Daten mit den VDP-Auftragseinstellungen

3. Im geöffneten Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten können Sie nun die grundlegenden Einstellungen für den VDP-Auftrag festlegen. Dazu zählen die folgenden Parameter:
   • In Druckaufträge aufteilen [2] – in diesem Eingabefeld bestimmen Sie, in wie viele Druckaufträge der VDP-Auftrag beim Rendern aufgeteilt werden soll. Mit dem Wert in diesem Feld verteilen Sie einen umfangreichen VDP-Auftrag auf mehrere Druckaufträge, die nacheinander in den Drucker gelangen. Jeder Druckauftrag enthält einen Teil des definierten Datenbereichs. Der Wert »1« bedeutet, dass keine Aufteilung vorgenommen wird.
   • Start [9] – Bestimmen Sie in diesem Bereich ab welchem Startwert der VDP-Auftrag verarbeitet werden soll. Dieser Wert ist frei bestimmbar –er kann z.B. mit dem ersten Datensatz oder dem Wert eines Teilbereichs einer CSV-Datei beginnen oder ohne CSV-Datei als fortlaufende Nummerierung angegeben werden. Es handelt sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld.
   • Ende [8] – Bestimmen Sie in diesem Bereich bis zu welchem Endwert der VDP-Auftrag verarbeitet werden soll. Dieser Wert ist frei bestimmbar – er kann z.B. mit dem letzten Datensatz einer CSV-Datei oder dem Wert eines Teilbereichs einer CSV-Datei enden oder ohne CSV-Datei als Ende der fortlaufenden Nummerierung bestimmt werden. Es handelt sich bei diesem Feld um ein Pflichtfeld.
   • Montagereihenfolge [3] – Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Datensätze im Montage-Editor auf dem zu rendernden Bogen platziert werden. Es sind die Auswahlmöglichkeiten Horizontal und Vertikal jeweils mit den zusätzlichen Optionen ZickZack, Rückwärts und Rückwärts | ZickZack verfügbar. Es sind insgesamt bis zu acht Kombinationen auswählbar. In nachstehender Infobox finden Sie eine genauere Erklärung dazu.
   • Vertikale Reihenfolge [4] – Diese Option ist nur aktiv, wenn im Feld In Druckaufträge aufteilen ein Wert größer oder gleich »2« eingegeben wird, als Montagereihenfolge Vertikal gewählt ist und die Option In Stapel ausgeben [6] deaktiviert ist. Die Option bestimmt, ob die vertikale Sortierung über alle Druckaufträge hinweg durchläuft oder in jedem Auftrag neu beginnt. Dafür stehen die Auswahlmöglichkeiten pro Produktionsauftrag durchführen (standardmäßig gewählt) sowie über alle Druckaufträge hinweg fortfahren zur Verfügung. Genauere Informationen finden Sie außerdem im bereitgestellten Tooltip (nachfolgende Abbildung rechts).
   • Stapeleinstellungen [5] – In diesem Bereich legen Sie fest, ob und wie der VDP-Auftrag als Stapelproduktion ausgegeben wird. In der Anwendung sind die Stapeleinstellungen beispielsweise für Lose, Chargen oder Etiketten praktisch.
     • In Stapel ausgeben [6] – Aktivieren Sie diese Option, wenn die Datensätze in Stapeln ausgegeben werden sollen. Die übrigen Stapeloptionen werden dann verfügbar. Bei Aktivierung der Option und anschließendem Speichern der VDP-Auftragseinstellungen erscheint außerdem der zusätzliche, optionale Schritt Trennblatt-Editor in der Benutzeroberfläche. Damit ist es Ihnen möglich, zwischen den Stapeln Trennblätter mit Inhaltsverzeichnis einzufügen. Mehr zu den Voraussetzungen für die Stapelausgabe erfahren Sie im Artikel Erstellen von Stapeln in einem VDP-Auftrag.
     • Stapelgröße [7] – Legen Sie fest, wie viele Motive bzw. Datensätze ein Stapel enthält. Daraus ergeben sich Start- und Endnummer jedes Stapels.
     • Einzelstapel vervollständigen [10] – Legen Sie fest, ob ein Stapel automatisch mit leeren Motiven aufgefüllt wird, wenn die Anzahl der Datensätze nicht genau die Stapelgröße auffüllt. Ist die Option deaktiviert, kann der letzte Stapel weniger Datensätze enthalten als die Stapelgröße vorgibt.
     • Für jeden Stapel eine eigene PDF-Datei erstellen [11] – Ist diese Option aktiviert, wird für jeden Stapel eine eigene PDF-Datei erzeugt. Ansonsten werden alle Stapel in einer PDF-Datei ausgegeben.
4. Speichern [12] Sie die getätigten Einstellungen anschließend ab.

Abbildung 3: Links: Der Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten; Rechts: Der Tooltip der Funktion Vertikale Reihenfolge

• Die gewählten Einstellungen werden in einem eigenen Bereich unter der Schrittleiste angezeigt [13].
• Die Schaltfläche VDP-Editor öffnen ist aktiv.
• Wurde die Option In Stapel ausgeben aktiviert, erscheint zusätzlich der optionale Schritt Trennblatt-Editor.

Abbildung 4: Der Reiter Variable Daten nach der Bestimmung der VDP-Auftragseinstellungen

Ein Motiv wird erst zum VDP-Auftrag, wenn Sie im VDP-Editor mindestens ein variables Element erstellt und gespeichert haben. Der Reiter zeigt dann die gespeicherten Auftragseinstellungen, die Sie jederzeit anpassen können, sowie eine Vorschau des VDP-Auftrags. Alle weiteren Bereiche dieser Ansicht beschreibt der Artikel Konzeption und Benutzeroberfläche.

Nach dem Erstellen und Speichern des VDP-Auftrags, stellt sich der Reiter in Bezug auf die in den vorherigen Abschnitten beschriebenen Einstellungen folgendermaßen dar:

• Anzeige der VDP-Auftragseinstellungen [14] – in diesem Bereich werden Ihnen die aktuell getätigten VDP-Auftragseinstellungen angezeigt.
• Vorschau des variablen Auftrags mit Funktionsleiste [15] – hier wird die Vorschaudatei inklusive variabler Elemente angezeigt. In der Live-Vorschau können Sie das Motiv wie im VDP-Editor bewegen und in das Motiv ein- und auszoomen. Es ist außerdem möglich, sich über die Eingabe einer Seitenzahl in der Paginierung [16] einen bestimmten Datensatz anzeigen zu lassen sowie das platzierte variable Element [17] zu begutachten.
• VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten [18] – über diese Schaltfläche können die bereits getätigten VDP-Auftragseinstellungen [14] nochmals überarbeitet werden.
• VDP-Editor öffnen [19] – Öffnen des VDP-Editors für das gewählte Motiv, um das Layout bzw. den Aufbau des VDP-Auftrags zu ändern.
• Trennblatt-Editor öffnen [20] – bei getätigten Stapeleinstellungen können Sie über diese Schaltfläche den Trennblatt-Editor öffnen, um damit ein Trennblatt in einem VDP-Auftrag zu erstellen. Lesen Sie mehr darüber im Artikel Erstellen von Stapeln in einem VDP-Auftrag.

Abbildung 5: Der Reiter Variable Daten am Ende des Erstellungsprozesses eines VDP-Auftrags

Die Kennzeichnung eines variablen Auftrags erfolgt in der Benutzeroberfläche durch das Anbringen des entsprechenden Symbols für Variable Daten [21].

Abbildung 6: Die Liste der Produktionsaufträge mit dem Symbol für Variable Daten