Erfahren Sie in diesem Artikel,
- welche Voraussetzungen für das Arbeiten mit variablen Daten notwendig sind,
- wie ein Auftrag mit variablen Daten angelegt wird und
- wie Sie variable Daten exportieren und importieren können.
1. Einführung
Ein Auftrag mit variablen Daten dient der Erstellung von Motiven, die mit variablen Daten angereichert sind. Die Motive werden über die folgenden Menüpunkte verwaltet:
- Artikel > Artikel > Reiter »Variable Daten« oder
- Auftrag / Produktionsauftrag > Motiv > Reiter »Variable Daten«
Die Erstellung von variablen Daten kann aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten bestehen:
Weiterführende Informationen
Alle weiterführenden Informationen sind mit einem Link hinterlegt der an der petrolenen Farbe und Unterstreichung erkennbar ist.
2. Voraussetzungen
Um einen Auftrag mit variablen Daten anlegen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- es wurde ein Artikel bzw. Motiv im System angelegt der mit variablen Daten angereichert werden soll,
- es ist eine Datenquelle für die variablen Daten bekannt.
Sind alle Vorkehrungen getroffen, kann mit der Erstellung eines variablen Auftrags begonnen werden.
3. Schritte für einen variablen Auftrag
Ein variabler Auftrag ist in mehrere Schritte unterteilt. Jeder Schritt eines variablen Auftrags kann mehrere Aktionen und Einstellungen umfassen. Zu Beginn gestaltet sich die Oberfläche eines variablen mit drei Schritten –CSV-Datei, VDP-Auftragseinstellungen vornehmen und VDP-Editor öffnen [1]. Wenn Sie die VDP-Auftragseinstellungen mit Stapeleinstellungen versehen, werden vier Schritte angezeigt – CSV-Datei, VDP-Auftragseinstellungen vornehmen, VDP-Editor öffnen und Trennblatt-Editor öffnen. Erfahren Sie mehr zu Gestaltung und Konzeption der Oberfläche im Artikel Konzeption und Benutzeroberfläche.
Abbildung 1: Der Reiter Variable Daten mit den drei initialen Schritten eines variablen Auftrags
3.1. CSV-Datei (Optional)
Das Hinzufügen einer CSV-Datei für einen variablen Auftrag ist in der Applikation optional möglich. Dabei ist es möglich die .csv-Informationen über eine lokal abgespeicherte Datei oder über Amazon Transparency Codes zu dem variablen Auftrag hinzuzufügen. Dabei können Sie außerdem erweiterte Einstellungen zu den Trennzeichen und der Escape-Sequenz Definition bestimmen.
Nähere Informationen zum Umgang mit CSV-Dateien finden Sie im Artikel Umgang mit CSV-Dateien.
3.2. VDP-Auftragseinstellungen
Die Definition der VDP-Auftragseinstellungen ist die grundsätzliche Voraussetzung, um den VDP-Editor nutzen zu können und somit verpflichtend. Je nach Einstellungsparametern werden infolgedessen weiterhin drei Schritte (siehe Abbildung 1) oder vier Schritte angezeigt.
Wenn Sie für Ihren Auftrag Stapeleinstellungen aktivieren –diese werden Ihnen nachfolgend im Bereich unter den verfügbaren Schritten angezeigt [2] – wird Ihnen als vierter Schritt in der variablen Auftragsverwaltung der Trennblatt-Editor angezeigt. Nähere Informationen wie Sie genau vorgehen müssen, um die Stapeleinstellungen vorzunehmen, finden Sie im Artikel Erstellen von Stapeln in einem VDP-Auftrag.
Abbildung 2: Der Reiter Variable Daten mit den Schritten einer Stapeleinstellung
3.3. VDP-Editor öffnen
Über den VDP-Editor können konkrete variable Einstellungen an dem jeweiligen Artikel bzw. Motiv vorgenommen und die gewünschten variablen Daten am jeweiligen Artikel bzw. Motiv angebracht werden. Zu den möglichen variablen Daten zählen Texte, Barcodes und Bilder die in gewünschter Form wie z.B. als Ellipsen, Pfade, Bezierkurven oder Polygone auf dem Motiv angebracht werden können. Wie Sie dafür vorgehen können und wie sich die Benutzeroberfläche gestaltet, lesen Sie im verlinkten Kapitel.
3.4. Trennblatt-Editor (Optional)
Bei vorhandenen Stapeleinstellungen, können Anwender optional auf den Trennblatt-Editor zugreifen. Zu den möglichen variablen Daten zählen Texte die in gewünschter Form wie z.B. als Ellipsen, Pfade, Bezierkurven, Polygone oder Rechtecke auf dem Trennblatt angebracht werden können sowie auch Barcodes. Das Trennblatt zeichnet sich durch die Anzeige der technischen Farbe des jeweiligen Motivs bzw. der jeweiligen Motive aus. In dem umschlossenen Bereich können Anwender die gewünschten Informationen anbringen. Mehr dazu erfahren Sie im verlinkten Kapitel sowie im Artikel im Artikel Erstellen von Stapeln in einem VDP-Auftrag.
Ausgabe eines variablen Auftrags mit Trennblatt
Es ist anzumerken, dass die Ausgabe eines variablen Auftrags mit Trennblatt an den Drucker lediglich über die Zuführung des jeweiligen Motivs an einen Produktionsauftrag mit Montage erfolgen kann. Ohne Montage ist die Ausgabe variabler Daten mit Trennblatt an den Drucker nicht möglich.
Verfügbarkeit der Funktion
Sollte es Probleme bzw. Fehler beim Abrufen der Funktion geben, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Ansprechpartner. Die Verfügbarkeit der variablen Daten ist an Lizenzeinstellungen gekoppelt.
3.5. Variable Daten importieren und exportieren
Wiederkehrende VDP-Aufträge können in einigen Fällen zur Herausforderung werden. Folgende Szenarien können dabei angetroffen werden:
- Neue CSV-Datei: Sollte lediglich eine neue CSV-Datei mit der selben Struktur für ein bestehendes Motiv verwendet werden, so können Sie dazu schnell in einem VDP-Auftrag die CSV-Datei ersetzen.
- Neues Motiv: Sollten Sie jedoch einen VDP-Auftrag mit einer Motivvariation erstellen müssen, so müssten Sie das selbe Layout der variablen Elemente am Motiv erneut aufbauen oder einen bereits produziertes VDP-Auftrag duplizieren und datin das neue Motiv ersetzen. Dieses Vorhaben ist sehr fehleranfällig und bedarf einer 100%igen Überprüfung, bevor die Serie in Produktion geht.
- Gelöschter VDP-Auftrag: Ein sehr alter VDP-Auftrag sollte noch einmal reproduziert werden. Der VDP-Auftrag wurde jedoch vom Workflow gelöscht. Der Nachbau des gesamten VDP-Auftrags ist noch einmal zu machen.
- VDP-Auftrag auf anderen Workflow übertragen: Ein alter VDP-Auftrag steht auf ihrem Backup-Rechner noch zur Verfügung. Sie möchten diesen auf ihrer Produktionsmaschine wiederum produzieren. Der Nachbau des gesamten VDP-Auftrags ist noch einmal zu machen.
Für all diese Szenarien besteht im Workflow die Möglichkeit die VDP-Einstellungen – diese umfassen die Positionen der VDP-Elemente, die verwendete CSV-Datei sowie die Zuweisung der VDP-Elemente zur CSV-Datei – zu exportieren. In der Benutzeroberfläche können Sie über eine zur Verfügung gestellte Drei-Punkte-Schaltfläche [3] die VDP-Einstellungen importieren [4] oder exportieren [5]. Die Daten können dabei als .wvdp-Datei exportiert sowie auch importiert werden. Klicken Sie dafür auf die jeweilige Schaltfläche.
Abbildung 3: Das Auswahlmenü des Drei-Punkte-Menüs mit der Möglichkeit die VDP-Einstellungen zu importieren oder zu exportieren
Nach Klick auf die jeweilige Schaltfläche gestalten sich die Dialoge folgendermaßen:
VDP-Einstellungen importieren
Ziehen Sie zum Importieren der Einstellungen die gewünschte Datei im .wvdp-Format auf die Dropzone [6] oder klicken Sie darauf, um die Datei von Ihrem lokalen Verzeichnis zu wählen. Sollten sich Diskrepanzen ergeben, so werden die entsprechenden Warnungen [7] im Dialog angezeigt. Eine automatische Layoutanpassung ist nicht vorgesehen, weshalb Sie sich in diesem Fall das Ergebnis dennoch genau ansehen müssten.
Alternativ können Sie noch die Funktion CSV-Datei nicht importieren [8] an- oder abwählen. Dabei wird eine gegebenenfalls angefügte .csv-Datei in einem .wvdp-Datei importiert oder nicht.
VDP-Einstellungen exportieren
Sobald Sie im VDP-Editor Einstellungen mit variablen Daten vorgenommen und gespeichert haben, können Sie diese exportieren. Dafür vergeben Sie im Dialog VDP-Einstellungen exportieren einen Namen [8] für die zu exportierende .wvdp-Datei.
Abbildung : Links: Der Dialog VDP-Einstellungen importieren mit einer Warnung; Rechts: Der Dialog VDP-Einstellungen exportieren mit dem Name der zu exportierenden Einstellungen
Artikel Update: $PRODUCT_NAME_WORKFLOW Version 2.3.0 – 09/2026