Erfahren Sie in diesem Artikel,
- wie ein VDP-Auftrag angelegt wird,
- welche Teilschritte dabei durchlaufen werden und
- wie Sie VDP-Einstellungen exportieren und importieren.
1. Einführung
Ein VDP-Auftrag (Variable Data Printing) ist ein Druckauftrag, bei dem sich der Inhalt des Motivs von Exemplar zu Exemplar ändert. Namen, Adressen, Seriennummern, Barcodes oder Bilder werden dabei als variable Elemente auf dem Motiv platziert und für jedes Exemplar mit anderen Werten befüllt. Die Werte stammen aus einer CSV-Datei oder aus einer fortlaufenden Nummerierung. So entstehen aus einem einzigen Motiv beliebig viele individuelle Varianten innerhalb desselben Auftrags.
Variable Daten werden im Reiter Variable Daten eines Artikels oder eines Motivs angelegt. Hintergrundwissen und den vollständigen Funktionsumfang finden Sie im Artikel Variable Daten – Eine Einführung.
Kontext für die Verwaltung von variablen Daten
Ein Auftrag mit variablen Daten dient der Erstellung von Motiven, die mit variablen Daten angereichert sind. Die Motive werden über die folgenden Menüpunkte verwaltet:
- Artikel > Artikel > Reiter »Variable Daten« oder
- Auftrag / Produktionsauftrag > Motiv > Reiter »Variable Daten«
2. VDP-Auftrag anlegen
Ein VDP-Auftrag wird in bis zu vier Teilschritten angelegt. Zu Beginn zeigt die Schrittleiste [1] drei Teilschritte. Der vierte Teilschritt wird erst angezeigt, sofern in den VDP-Auftragseinstellungen die Option In Stapel ausgeben aktiviert ist. Folgende Teilschritte kann ein VDP-Auftrag beinhalten:
- CSV-Datei (optional) – die CSV-Datei liefert die Werte für die variablen Elemente. Sie kann lokal hochgeladen werden. Ohne CSV-Datei wird der Auftrag über eine fortlaufende Nummerierung gesteuert, deren Bereich in den VDP-Auftragseinstellungen über Start und Ende festgelegt wird.
- VDP-Auftragseinstellungen – die Auftragseinstellungen sind verpflichtend. Darin wird unter anderem festgelegt, welcher Datenbereich ausgegeben wird und ob die Ausgabe in Stapeln erfolgt. Die Einstellungen können nachträglich geändert werden.
- VDP-Editor – im VDP-Editor werden die variablen Elemente auf dem Motiv platziert und mit den Daten verknüpft. Der Befehl VDP-Editor öffnen ist erst aktiv, sobald die VDP-Auftragseinstellungen gespeichert sind.
- Trennblatt-Editor (optional) – im Trennblatt-Editor wird ein Trennblatt gestaltet, das zwischen den einzelnen Stapeln ausgegeben wird. Texte und Barcodes auf dem Trennblatt dienen zur Beschriftung und Orientierung beim Trennen der Stapel. Dieser Teilschritt steht nur zur Verfügung, sofern die Ausgabe in Stapeln aktiviert ist.
Abbildung 1: Der Reiter Variable Daten mit den drei Teilschritten zu Beginn eines VDP-Auftrags
2.1. Voraussetzungen
Um einen Auftrag mit variablen Daten anlegen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die VDP-Lizenz ist verfügbar. Details zur Lizenzierung finden Sie im Artikel Variable Daten – Eine Einführung.
- Der Artikel bzw. das Motiv, das mit variablen Daten versehen werden soll, ist im System angelegt.
- Sofern die Werte aus einer CSV-Datei stammen sollen, liegt die CSV-Datei im passenden Format vor. Wie eine CSV-Datei aufgebaut sein muss, erfahren Sie im Artikel Umgang mit CSV-Dateien.
- Sofern Amazon Transparency Codes verwendet werden, sind die zusätzliche Lizenz sowie die Kennungen Client ID, Client Secret und GTIN-Code verfügbar.
2.2. Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die folgende Anleitung zeigt einen VDP-Auftrag mit allen vier Teilschritten. Als Beispiel dienen eine CSV-Datei mit 5000 Datensätzen, ein variabler Barcode sowie ein Trennblatt zur Beschriftung der Stapel.
CSV-Testdatei
Die im Beispiel verwendete Datei VDP_IMAGES_Color-5000.csv steht Ihnen zum Testen zum Download zur Verfügung.
2.2.1. CSV-Datei hinzufügen (optional)
Im ersten Teilschritt wird dem Motiv die CSV-Datei zugewiesen, aus der die Werte für die variablen Elemente stammen. Um eine CSV-Datei hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den gewünschten Artikel bzw. das gewünschte Motiv und wechseln Sie in den Reiter Variable Daten.
- Klicken Sie im Teilschritt CSV-Datei auf den Befehl CSV-Datei hinzufügen (siehe Abbildung 1). Es öffnet sich der Dialog CSV-Datei hinzufügen. Im Reiter Allgemein [2] ist die Quelle CSV-Datei hochladen [3] vorausgewählt.
- Ziehen Sie die CSV-Datei in die Dropzone oder klicken Sie darauf, um die Datei aus Ihrem Dateisystem auszuwählen.
- Klicken Sie auf Speichern [4], um die CSV-Datei zu übernehmen.
Detailbeschreibung CSV-Datei hinzufügen
Eine detaillierte Beschreibung der Einstellungen in den Reitern Allgemein und Erweitert sowie des Imports von Amazon Transparency Codes finden Sie im Artikel Umgang mit CSV-Dateien.
Abbildung 2: Der Dialog CSV-Datei hinzufügen mit einer Datei
2.2.2. VDP-Auftragseinstellungen vornehmen
Die VDP-Auftragseinstellungen sind verpflichtend und bilden die Voraussetzung für den VDP-Editor. In diesem Beispiel wird zusätzlich die Ausgabe in Stapeln aktiviert, wodurch der Teilschritt Trennblatt-Editor verfügbar wird. Um die VDP-Auftragseinstellungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Teilschritt VDP-Auftragseinstellungen auf den Befehl Auftragseinstellungen vornehmen [6].
- Es öffnet sich der Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten. Die Werte für Start und Ende sind aus der hinzugefügten CSV-Datei [5] übernommen, im Beispiel 1 und 5000.
- Aktivieren Sie im Bereich Stapeleinstellungen die Option In Stapel ausgeben [7]. Alle weiteren Einstellungen bleiben in diesem Beispiel unverändert.
- Klicken Sie auf Speichern [8]. Der Reiter Variable Daten zeigt nun vier Teilschritte.
Bestehende Produktionsaufträge bleiben unverändert
Sofern Sie die VDP-Auftragseinstellungen in einem Artikel bearbeiten, der bereits in Produktionsaufträgen verwendet wird, weist ein Hinweis im Dialog darauf hin, dass nur die Einstellungen des Artikels geändert werden. Die referenzierten Produktionsaufträge werden dadurch nicht verändert.
Detailbeschreibung VDP-Auftragseinstellungen
Eine detaillierte Beschreibung aller Parameter im Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten finden Sie im Artikel VDP-Auftrag vorbereiten. Die Möglichkeiten der Stapeleinstellungen sind im Artikel Erstellen von Stapeln in einem VDP-Auftrag beschrieben.
Abbildung 3: Links: Der Teilschritt VDP-Auftragseinstellungen mit zugewiesener CSV-Datei; Rechts: Der Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten
2.2.3. Variable Elemente im VDP-Editor platzieren
Im VDP-Editor wird das Motiv mit variablen Elementen versehen und damit zu einem VDP-Auftrag. Um variable Elemente zu platzieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Prüfen Sie im unteren Bereich [9] die gespeicherten Auftragseinstellungen.
- Klicken Sie anschließend auf den Befehl VDP-Editor öffnen [10].
Abbildung 4: Der Teilschritt VDP-Editor im Reiter Variable Daten
- Platzieren Sie im VDP-Editor die gewünschten variablen Elemente auf dem Motiv, im Beispiel einen Barcode [11].
- Klicken Sie auf Speichern [12] und schließen Sie den VDP-Editor über Schließen [13].
Detailbeschreibung VDP-Editor
Welche variablen Elemente zur Verfügung stehen – Texte, Seriennummern, Barcodes und QR-Codes, Bilder sowie variable Flächen- und Konturfarben – und wie Sie diese bearbeiten, erfahren Sie im Kapitel VDP-Editor.
Abbildung 5: Der VDP-Editor mit einem variablen Barcode
2.2.4. Trennblatt im Trennblatt-Editor gestalten (optional)
Sofern die Ausgabe in Stapeln aktiviert ist, kann ein Trennblatt gestaltet werden, das zwischen den einzelnen Stapeln ausgegeben wird. Um ein Trennblatt zu gestalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Teilschritt Trennblatt-Editor auf den Befehl Trennblatt-Editor öffnen [14].
Aktiver Befehl Trennblatt-Editor öffnen
Der Befehl Trennblatt-Editor öffnen ist erst aktiv, sobald im VDP-Editor mindestens ein variables Element gespeichert ist.
Abbildung 6: Der Teilschritt Trennblatt-Editor im Reiter Variable Daten
- Im Trennblatt-Editor wird die technische Farbe des Motivs angezeigt. Bringen Sie innerhalb dieses Bereichs die gewünschten Platzhalter [15] an, beispielsweise einen Text oder Barcode zur Beschriftung der Stapel.
- Speichern Sie das Trennblatt und schließen Sie den Trennblatt-Editor.
Abbildung 7: Der Trennblatt-Editor mit einem angebrachten Platzhalter in der technischen Farbe des Motivs
Ausgabe eines VDP-Auftrags mit Trennblatt
Ein VDP-Auftrag mit Trennblatt kann nur an den Drucker ausgegeben werden, sofern das Motiv einem Produktionsauftrag mit Montage zugeführt wird. Ohne Montage ist die Ausgabe mit Trennblatt nicht möglich.
2.2.5. Auftrag montieren und zum Drucker übertragen
Sobald Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, muss der Auftrag noch montiert werden, um ausgegeben zu werden.
Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:
- Überführen Sie den gewünschten Artikel oder das Motiv in einen Produktionsauftrag.
- Navigieren Sie zum Reiter Montage [x] – dies ist auch der Fall wenn Sie die variablen Daten bereits über ein Motiv in einem Produktionsauftrag angebracht haben.
- Erstellen Sie die gewünschte Montage.
- Alle Informationen und möglichen Aktionen zur Montage werden Ihnen nun im Reiter angezeigt.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Zum Drucker [Name des Druckers] übertragen [x].
Abbildung 8: Der Reiter Montage mit der montierten Montage
- Es öffnet sich der Dialog Zum Drucker [Name des Druckers] übertragen.
- Im Einstellungsbereich Weitere Optionen öffnen Sie das Auswahlfeld Erweitert [18].
- Über das Bearbeiten-Symbol [19] können Sie noch Änderungen an den VDP-Auftragseinstellungen für den zu übertragenden Produktionsauftrag vornehmen.
- Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen getätigt haben, klicken Sie die Schaltfläche Zum Drucker [Name des Druckers] übertragen [20].
Abbildung 9: Links: Der Bereich Erweitert im Dialog Zum Drucker übertragen mit den VDP-Auftragseinstellungen; Rechts: Der Dialog VDP-Auftragseinstellungen bearbeiten
3. VDP-Einstellungen importieren und exportieren
Die VDP-Einstellungen eines Motivs können als .wvdp-Datei exportiert und in ein anderes Motiv importiert werden. Die Datei enthält die Positionen der VDP-Elemente, die verwendete CSV-Datei sowie die Zuweisung der VDP-Elemente zur CSV-Datei. Damit muss das Layout der variablen Elemente nicht erneut aufgebaut werden, etwa in folgenden Fällen:
- Motivvariante – ein bestehendes VDP-Layout wird für ein neues Motiv verwendet.
- Gelöschter VDP-Auftrag – ein VDP-Auftrag, der in $PRODUCT_NAME_WORKFLOW bereits gelöscht wurde, soll erneut produziert werden. Dies ist möglich, sofern die VDP-Einstellungen zuvor exportiert wurden.
- Andere Installation – ein VDP-Auftrag wird von einer anderen $PRODUCT_NAME_WORKFLOW-Installation übernommen, beispielsweise von einem Backup-Rechner auf die Produktionsmaschine.
Sofern sich nur die Daten ändern und die Struktur der CSV-Datei gleich bleibt, ist kein Export notwendig. Ersetzen Sie in diesem Fall die CSV-Datei im Reiter Variable Daten, wie im Artikel Umgang mit CSV-Dateien beschrieben.
3.1. VDP-Einstellungen exportieren
Der Export steht zur Verfügung, sobald im VDP-Editor variable Elemente gespeichert sind. Um die VDP-Einstellungen zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im Reiter Variable Daten auf das …-Menü [21] und wählen Sie VDP-Einstellungen exportieren [22].
- Vergeben Sie im Dialog VDP-Einstellungen exportieren einen Namen für die .
wvdp-Datei. - Bestätigen Sie den Export. Die
.wvdp-Datei wird heruntergeladen.
Abbildung 10: Das Auswahlmenü des …-Menüs mit der Möglichkeit die VDP-Einstellungen zu exportieren
3.2. VDP-Einstellungen importieren
Beim Import werden die Einstellungen aus einer .wvdp-Datei in das aktuelle Motiv übernommen. Um die VDP-Einstellungen zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den Artikel bzw. das Motiv, in das die Einstellungen übernommen werden sollen, und wechseln Sie in den Reiter Variable Daten.
- Klicken Sie auf das …-Menü [23] und wählen Sie VDP-Einstellungen importieren [24].
Abbildung 11: Das Auswahlmenü des …-Menüs mit der Möglichkeit die VDP-Einstellungen zu importieren
- Ziehen Sie die
.wvdp-Datei in die Dropzone [25] oder klicken Sie darauf, um die Datei aus Ihrem Dateisystem auszuwählen. - Aktivieren Sie bei Bedarf die Option CSV-Datei nicht importieren [26]. Die in der .
wvdp-Datei enthaltene CSV-Datei wird dann nicht übernommen. - Klicken Sie auf Importieren.
Warnungen beim Import
Sofern die importierten Einstellungen nicht zum Motiv passen, werden im Dialog Warnungen angezeigt. Das Layout der VDP-Elemente wird nicht automatisch angepasst. Prüfen Sie das Ergebnis daher im VDP-Editor, bevor der Auftrag in Produktion geht.
Abbildung 12: Der Dialog VDP-Einstellungen importieren mit einer Warnung
Artikel Update: $PRODUCT_NAME_WORKFLOW Version 2.4 – 11/2026