Der PDF-Editor ist ein Desktop-Programm für Windows und macOS, das als selbstständige Applikation zur Analyse und Bearbeitung von PDF-Dateien für die Druckvorstufe entwickelt wurde. Der PDF-Editor kann aber auch mit anderen Systemen kommunizieren, um Druckdaten von dort zu öffnen, zu bearbeiten und als korrigierte Version wiederum zurückzugeben.

Der PDF-Editor wurde für Anwender entwickelt, die Druckdaten analysieren, korrigieren und für die Druckausgabe optimieren müssen. Der Fokus liegt dabei ausschließlich auf der Druckvorstufe im Digitaldruck oder konventionellen Druck und nicht auf der Bearbeitung von PDF-Dateien im Umfeld des Dokumentenaustauschs für das Büro.

Der PDF-Editor ist kein Kreativ- bzw. Designwerkzeug zur Erstellung von Druckprodukten. Das Programm kann jedoch zum Zusammenführen technischer Zeichnungen mit Druckdaten für die Verpackungsindustrie verwendet werden.

Da der PDF-Editor ein Desktop-Programm ist, kann er unabhängig von jedem anderen System betrieben werden und stellt dem Anwender dabei den vollen Funktionsumfang für die Druckvorstufe zur Verfügung.

Das Programm bietet auch Schnittstellen zu anderen Systemen – beispielsweise dem Workflow. Dadurch können Änderungen an Druckdaten von Anwendern auch direkt in Verbindung mit dem Workflow vorgenommen werden, ohne dass die Druckdatei diesen verlassen muss. Obwohl im Workflow bereits zahlreiche Datenkorrekturen zur Verfügung stehen, gibt es immer wieder Anwendungsfälle, bei denen der Einsatz des PDF-Editors die einzige Lösung ist. Der Grund dafür liegt darin, dass Korrekturen im Workflow nur auf die gesamte Druckdatei wirken, während im PDF-Editor schnelle und präzise Änderungen an einzelnen Objekten in Sekunden angewendet werden können. So schließt der PDF-Editor die Lücke zwischen automatisierter Verarbeitung und der Notwendigkeit, in bestimmten Fällen manuelle Korrekturen vorzunehmen.

Der PDF-Editor erfüllt die Bedürfnisse von Mitarbeitern der Druckvorstufe, Grafikern und sogar von Vertriebsmitarbeitern, die

• Druckdaten für den Druckprozess anschauen möchten,
• Druckdaten analysieren wollen,
• kleine Korrekturen in den Druckdaten vornehmen müssen,
• komplexe Druckdaten optimieren müssen und
• Druckdaten mit Inhalten für den Druckprozess erweitern müssen.

Viele Mitarbeiter der Druckvorstufe bedienen sich zur Datenaufbereitung von Druckdaten unterschiedlicher Programme, wie:

• Adobe Acrobat Pro in Verbindung mit kostenpflichtigen Plug-ins zur verbesserten Bearbeitung von Objekten in einer PDF-Datei.
• Adobe InDesign mit der Anwendung von Skripten zur Datenaufbereitung, jedoch ohne die Möglichkeit, kleinteilige Änderungen in der PDF-Datei vorzunehmen.
• Adobe Illustrator, mit der Einschränkung, dass nicht alle PDF-Konstrukte und Farbräume verarbeitet werden können.
• kostenintensive native PDF-Editoren anderer Hersteller, deren Funktionsumfang weit über die Grundfunktionen der PDF-Analyse, der PDF-Bearbeitung und der PDF-Optimierung hinausgeht. Diese Editoren erfordern deshalb häufig einen hohen Schulungsaufwand, um sie effektiv bedienen zu können.

Die Vorteile des PDF-Editors liegen darin, dass

• die Grundfunktionen der PDF-Analyse, der PDF-Bearbeitung und der PDF-Optimierung in einer einfach zu bedienenden und benutzerfreundlichen Oberfläche zur Verfügung gestellt werden.
• die Bedienbarkeit durch den einfachen Zugang zu Funktionen gewährleistet wird.
• Datenkorrekturen in Sekunden durchgeführt werden können.
• kleinteilige Änderungen an einzelnen Objekten schnell vorgenommen werden können, ohne dass die gesamte Datei bearbeitet werden muss.
• der Funktionsumfang auf das Wesentliche einer für die Druckvorstufe entwickelten Applikation reduziert werden.
• die Kosten für das Programm auf ein Minimum gesenkt und somit die Gesamtkosten für die Datenaufbereitung in der Druckvorstufe gesenkt werden können.
• in Verbindung mit dem Workflow ein System zur Verfügung steht, bei dem die Druckdaten den Workflow nicht verlassen müssen, wodurch ein durchgängiger Flow ohne herumliegende Versionen von Druckdaten mit unterschiedlichen Namenskonventionen sichergestellt werden kann.