Ab dieser Version wird dem Anwender die Möglichkeit bereitgestellt, sich mit einem Switch-Workflow zu verbinden. Dadurch wird dem Anwender in der Liste entweder die Dateien aller Kontrollpunkte oder nur die Dateien eines ausgewählten Kontrollpunktes angezeigt.

Um sich mit dem Switch-Workflow zu verbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und navigieren Sie zum Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1). Achten Sie darauf, dass zunächst keine Verbindung besteht. Falls bereits eine Verbindung angezeigt wird, trennen Sie diese zuerst über die entsprechende Schaltfläche [3], bevor Sie eine neue Verbindung herstellen.
2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol [1], um den Dialog Verbindung hinzufügen zu öffnen (Abbildung 1). In diesem Dialog können Sie nun eine neue Verbindung zum Switch-Workflow erstellen.

Abbildung 1: Der Reiter Verbinden im PDF-Editor

3. Geben Sie im Eingabefeld Verbindungsname [4] den gewünschten Verbindungsnamen ein, den Sie frei wählen können. In unserem Beispiel verwenden wir PPD Switch.
4. Wählen Sie im Auswahlmenü Typ [5] den Eintrag Enfocus Switch aus.
5. Geben Sie im Eingabefeld Server [6] die IP-Adresse xxx.xxx.xxx.xxx sowie im Eingabefeld Port [7] die Portnummer 51088 ein. Hinweis: Eine bestehende Verbindung kann man nur ändern, wenn sie derzeit nicht aktiv mit dem Server verbunden ist. Wenn man im Eingabefeld Server keinen Eintrag vornimmt, dann wird automatisch die IP-Adresse übernommen.
6. Als Benutzername [9] geben Sie administrator ein, das Passwort [10] ist optional und kann aus diesem Grund leer bleiben.
7. Schließen Sie den Dialog durch Klick auf die Schaltfläche Verbinden [11] ab.
8. Die Verbindung zum Switch-Workflow ist nun hergestellt . Die neu erstellte Verbindung steht ab sofort im Auswahlmenü zur Verfügung.

Abbildung 2: Der Dialog Verbindung hinzufügen mit ausgewähltem Typ Enfocus Switch

Im Dialog Verbindung hinzufügen können Sie durch Aktivieren der Checkbox »HTTPS benutzen« [8] (Abbildung 2) eine sichere HTTPS-Verbindung zum Switch-Workflow einrichten. Über die Schaltfläche »Nur speichern« [12] (Abbildung 2) werden die eingegebenen Verbindungsdaten gespeichert, ohne dass die Verbindung sofort aufgebaut wird. Sie können den Verbindungsaufbau zu einem späteren Zeitpunkt manuell starten.

Verfügbare Kontrollpunkte im PPD Switch

Im PPD Switch stehen verschiedene Kontrollpunkte [13] (Abbildung 3) zur Verfügung, über die Dateien innerhalb des Switch-Workflows gezielt gesteuert und verarbeitet werden können:

• Alle Kontrollpunkte – Zeigt alle im Switch-Workflow verfügbaren Kontrollpunkte an. Es können mehrere Kontrollpunkte gleichzeitig ausgewählt werden.
• PDF Editor Checkpoint 1 – Standard-Kontrollpunkt für die Bearbeitung und Prüfung von Dateien im PDF-Editor. Dateien können hier geöffnet, überprüft und bearbeitet werden. Änderungen werden nach der Bearbeitung automatisch zurückgesichert.
• PDF Editor Checkpoint 2 (multi output, view only) – Kontrollpunkt zur Anzeige mehrerer Ausgaben. Dateien können hier ausschließlich angezeigt, aber nicht bearbeitet werden. Dieser Check Point eignet sich besonders für Versionsprüfungen oder Freigabeprozesse ohne Bearbeitungsrechte.
• read only checkpoint – Nur Lese-Kontrollpunkt, bei dem Dateien ausschließlich eingesehen, jedoch nicht bearbeitet werden können. Ideal für Prüf- und Freigabeschritte innerhalb des Switch-Workflows.

Diese Auswahlmöglichkeiten [14] (Abbildung 3) sorgen dafür, dass Dateien gezielt an die passenden Kontrollpunkte weitergeleitet werden und nur von berechtigten Anwendern bearbeitet werden können.

Abbildung 3: Der Reiter Verbinden mit den im PPD Switch-Workflow verfügbaren Kontrollpunkten

Der PDF-Editor unterstützt den Aufbau einer sicheren Verbindung zu einem Switch-Workflow über HTTPS. Diese verschlüsselte Verbindung sorgt dafür, dass alle Daten die zwischem dem PDF-Editor und dem Switch-Server ausgetauscht werden, geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert sind.

Dadurch können Sie Dateien, Metadaten und Workflow-Informationen sicher übertragen, während die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten jederzeit gewährleistet bleibt.

Der PDF-Editor überwacht die aktive Verbindung zum Switch-Workflow kontinuierlich im Hintergrund. Sollte die Verbindung – beispielsweise durch Netzwerkunterbrechungen, Server-Neustarts oder Zeitüberschreitungen – unerwartet unterbrochen werden, stellt der PDF-Editor die Verbindung zum Switch-Workflow automatisch wieder her.

Durch diese automatische Wiederverbindung bleibt die Integration im Switch-Workflow stabil. Mögliche Unterbrechungen im Produktionsprozess werden dadurch auf ein Minimum reduziert und ein unterbrechungsfreies Arbeiten wird bestmöglich unterstützt.

Ab Version 1.14 des PDF-Editors steht die Aktion Aktuelle Datei einchecken [15] zur Verfügung. Mit dieser Aktion kann eine im PDF-Editor geöffnete Datei direkt an einen definierten Übergabepunkt eines verbundenen Switch-Workflows übergeben werden.

Nach Auswahl des gewünschten Übergabepunkts wird die Datei zusammen mit den zugehörigen Metadaten an den Switch-Workflow übertragen und dort für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.

Wenn Sie eine im PDF-Editor geöffnete Datei in einen Switch-Workflow einchecken möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und laden Sie die gewünschte Datei über den Menüpunkt Datei > Öffnen hoch.
2. Navigieren Sie zum Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
3. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung – z.B. PPD Switch [14] (Abbildung 3) und klicken Sie anschließend auf das Symbol Verbinden [3] (Abbildung 1). Die Verbindung zum gewünschten Switch-Workflow wird nun hergestellt.
4. Wechseln Sie nun in die Fußleiste des Reiters und klicken Sie auf das Symbol Aktuelle Datei einchecken [16] (Abbildung 4).
5. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Bestätigung des Eincheck-Vorgangs [15] (Abbildung 4). Bestätigen Sie diesen mit OK.
6. Anschließend erscheint der Dialog Übergabepunkt auswählen.
7. Wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Übergabepunkt per Mausklick aus. Der ausgewählte Übergabepunkt [17] wird mit einem Häkchen markiert.
8. Über die Schaltfläche Metadaten [18] (Abbildung 4) können Sie die zur aktuell geöffneten Datei gehörenden Informationen bearbeiten. Weiß hinterlegte Felder sind editierbar. Pflichtfelder – z.B. Name of Job* [20] (Abbildung 5) – sind mit einem Stern gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden. In einem Pulldown-Menü [21] (Abbildung 5) können Sie optional zwischen den Einträgen a, b oder c wählen. Diese Kennzeichnung dient der eindeutigen Unterscheidung technisch gleichartiger Übergabe- oder Verarbeitungspunkte innerhalb desselben Workflows. Standardmäßig ist a vorausgewählt.
9. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK [22]. Sie gelangen anschließend zurück zum Dialog Übergabepunkt auswählen.
10. Wählen Sie abschließend den gewünschten Übergabepunkt aus und bestätigen Sie erneut mit OK [19].
11. Die Datei wird nun in den ausgewählten Switch-Workflow eingecheckt und erscheint anschließend in der entsprechenden Dateiliste des Switch-Workflows zur weiteren Verarbeitung.

Abbildung 4: Links: Der Reiter Verbinden mit aktiv hergestellter Verbindung zum PPD Switch-Workflow sowie die Fußleiste mit dem Symbol Aktuelle Datei einchecken; Rechts: Der Dialog Übergabepunkt auswählen mit dem ausgewähltem Übergabepunkt PDF Editor Input 1

Abbildung 5: Der Dialog Metadaten für das aktuell im PDF-Editor geöffnete Dokument, welches in den Switch-Workflow eingescheckt werden soll

Mit der Aktion Ausgewählte Datei auschecken [23] kann eine an einem Kontrollpunkt ausgewählte Datei [24] direkt im PDF-Editor geöffnet werden. Dabei wird die Datei aus dem Switch-Workflow ausgecheckt und für die Bearbeitung im PDF-Editor bereitgestellt.

Der Checkout kann auf zwei Arten ausgelöst werden:

• Über das Symbol Ausgewählte Datei auschecken [23] in der Fußleiste des Reiters Verbinden, oder
• Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Dateieintrag in der Liste.

Um eine Datei aus dem Switch-Workflow auszuchecken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie in den Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [3] (Abbildung 1). Die Verbindung zum gewünschten Switch-Workflow wird nun hergestellt.
3. Klicken Sie in der Dateiliste auf die gewünschte Datei, die Sie auschecken möchten. Der ausgewählte Eintrag wird in der Liste [24] hervorgehoben.
4. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Ausgewählte Datei auschecken [23] – oder führen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Dateieintrag aus.
5. Die Datei wird nun aus dem Switch-Workflow ausgecheckt und direkt im PDF-Editor geöffnet. Sie steht anschließend sofort zur Bearbeitung zur Verfügung.
6. Über den Menüeintrag Fenster > Prüfergebnisse anzeigen oder mit dem Tastenkürzel Strg + Shift + P können Sie die zugehörigen Prüfergebnisse einsehen.
7. Nach Abschluss der Bearbeitung können Sie die Datei – wie im Abschnitt Datei einchecken beschrieben – wieder in den Switch-Workflow einchecken.

Abbildung 6: Der Reiter Verbinden mit ausgewählter Datei zur Ausführung der Aktion Aktuelle Datei auschecken

Mit der Aktion Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten [25] können Sie eine Datei direkt an eine vom Switch-Server für den jeweiligen Kontrollpunkt definierte Ausgabeverbindung übergeben – ohne dass die Datei zuvor im PDF-Editor geöffnet werden muss.

Der PDF-Editor ruft dabei automatisch die am Kontrollpunkt konfigurierten Ausgabeverbindungen über die Switch-Schnittstelle ab und stellt diese zur Auswahl bereit (z.B. Outgoing Connection 1 und Outgoing Connection 2 [26]). Nach Auswahl der gewünschten Verbindung wird die Datei serverseitig an die entsprechende Zielverbindung übergeben.

Da die Weiterleitung ohne lokales Öffnen oder erneutes Speichern erfolgt, bleibt die Datei unverändert und wird innerhalb des Switch-Workflows direkt an den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben.

Die Weiterleitung kann auf zwei Arten erfolgen:

• Über das Symbol Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten [25] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [2] (Abbildung 1)
• Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Weiterleiten... wählen.

In beiden Fällen öffnet sich der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen, in dem Sie die gewünschte Zielverbindung auswählen und mit OK [27] bestätigen.

Wenn Sie eine ausgewählte Datei an eine ausgehende Verbindung weiterleiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie anschließend auf Verbinden.
3. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
4. Markieren Sie in der Dateiliste die Datei, die weitergeleitet werden soll. Der ausgewählte Eintrag wird in der Liste hervorgehoben.
5. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten. Alternativ können Sie die entsprechende Aktion über das Kontextmenü per Rechtsklick auf den Dateieintrag auswählen.
6. In beiden Fällen öffnet sich der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen. Wenn mehrere ausgehende Verbindungen verfügbar sind, wählen Sie im angezeigten Dialog die gewünschte Zielverbindung aus.
7. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK [27]. Die Datei wird anschließend an die gewählte ausgehende Verbindung übergeben und im Switch-Workflow entsprechend weiterverarbeitet.

Abbildung 7: Links: Der Reiter Verbinden mit dem Symbol An ausgehende Verbindung weiterleiten; Rechts: Der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen mit der ausgewählten Verbindung Outgoing Connection 2

Ab Version 1.14 können Sie im PDF-Editor Metadaten, welche von einem Kontrollpunkt im Switch-Workflow bereitgestellt werden, direkt anzeigen und bearbeiten. Auch benutzerdefinierte Felder können hierbei genutzt werden. So haben Sie direkten Zugriff auf alle workflowrelevanten Informationen, ohne den aktuellen Verarbeitungsschritt verlassen zu müssen, und können Dateien effizient verwalten.

Welche Metadaten angezeigt werden und welche Abhängigkeiten dabei gelten, wird in der Konfiguration des jeweiligen Kontrollpunkts im Switch-Workflow definiert. Nur die für den aktuellen Prozessschritt relevanten Felder werden an den PDF-Editor übergeben. Beim Öffnen einer Datei aus dem Workflow werden die vom Kontrollpunkt freigegebenen Metadaten automatisch an den PDF-Editor übertragen und dort strukturiert angezeigt. Änderungen an den Metadaten können direkt im PDF-Editor vorgenommen und anschließend an den Switch-Workflow zurückgegeben werden. Die aktualisierten Metadaten stehen dann für nachfolgende Workflow-Schritte zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Um die Metadaten einer Datei zu bearbeiten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über das Symbol  Metadaten ansehen [28] in der Fußleiste des Reiters Verbinden
• Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Metadaten bearbeiten... wählen.

Um Metadaten einer Datei zu bearbeiten, gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie in den Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie auf Verbinden.
3. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
4. Markieren Sie in der Dateiliste die Datei, deren Metadaten Sie bearbeiten möchten. Der ausgewählte Eintrag wird in der Liste hervorgehoben.
5. Öffnen Sie den Dialog Metadaten entweder über Symbol Metadaten ansehen [28] (Abbildung 8) in der Fußleiste oder über das Kontextmenü per Rechtsklick auf die Datei und wählen Sie dort die Option Metadaten bearbeiten....
6. In beiden Fällen öffnet sich ein Dialogfenster mit den vom Kontrollpunkt freigegebenen Metadatenfeldern. Weiß hinterlegte Felder sind editierbar. Pflichtfelder sind entsprechend durch einen Stern (*) gekennzeichnet und müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Pulldown-Menüs und andere Abhängigkeiten werden entsprechend der Workflow-Konfiguration dargestellt.
7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK [29]. Die Änderungen werden an den Switch-Workflow übertragen.
8. Die geänderten Metadaten stehen nun für die weiteren Workflow-Schritte zur Verfügung.

Dieser strukturierte Ablauf gewährleistet, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst werden und der Switch-Workflow reibungslos fortgesetzt werden kann.

Abbildung 8: Links: Die Fußzeile des Reiters Verbinden mit dem Symbol Metadaten ansehen, über das der Dialog Metadaten geöffnet wird; Rechts: Der Dialog Metadaten mit den weiß hinterlegten Eingabefeldern, die bearbeitet werden können

Ab Version 1.14 könnenSie  Dateien direkt im Reiter Verbinden des PDF-Editors sperren oder wieder entsperren. Mit der Aktion Ausgewählte Datei sperren [32] (Abbildung 9) können Sie eine Datei im Switch-Workflow vorübergehend blockieren. Während die Datei gesperrt ist, können nur Sie Änderungen an der Datei vornehmen. Andere Benutzer können die Datei weiterhin öffnen, haben lediglich einen Lesezugriff (Read-Only-Modus) und können die Datei nicht bearbeiten. Änderungen an der Datei sind solange nicht möglich, bis die Sperre aufgehoben wird. Die Entsperrung einer Datei kann ausschließlich vom Benutzer erfolgen, der die Datei gesperrt hat.

Die Sperre kann über zwei Methoden erfolgen:

• Über das Schlosssymbol [32] in der Fußleiste des Reiters Verbinden.
• Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Datei sperren wählen.

Um eine Datei zu sperren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie in den Reiter Verbinden.
2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie auf  Verbinden [3] (Abbildung 1).
3. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
4. Markieren Sie die Datei, die gesperrt werden soll, mit einem einfachen Mausklick in der Liste.
5. Aktivieren Sie die Sperre über eine der beiden Methoden: Entweder durck Klick auf das Schlosssymbol [32] (Abbildung 9) in der Fußleiste des Reiters Verbinden, oder über das Kontextmenü und wählen Sie dort die Option Datei sperren.
6. Nach Aktivierung der Sperre wird sofort ein geschlossenes Schlosssymbol [30] rechts neben dem Vorschaubild der Datei angezeigt.
7. Die Datei kann nun nur noch von Ihnen bearbeitet werden. Andere Benutzer sehen die Datei weiterhin, haben jedoch ausschließlich Read-Only-Zugriff, bis die Sperre aufgehoben wird.

Durch das Sperren wird verhindert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen an derselben Datei vornehmen, wodurch parallele Bearbeitungen zuverlässig vermieden werden.

Abbildung 9: Der Reiter Verbinden mit dem Schlosssymbol in der Fußleiste und einer in der Dateiliste gesperrten Datei

Eine im Switch-Workflow gesperrte Datei kann bei Bedarf wieder freigegeben werden. Die Aktion Ausgewählte Datei entsperren [31] (Abbildung 9) steht Ihnen auf zwei Wegen zur Verfügung:

• Über das Schlosssymbol [31] in der Fußleiste des Reiters Verbinden.
• Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Datei entsperren wählen.

Wenn Sie eine Datei entsperren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie in den Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie auf Verbinden [3] (Abbildung 1).
3. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
4. Markieren Sie die gesperrte Datei in der Liste. Das geschlossene Schlosssymbol rechts neben dem Vorschaubild zeigt an, dass die Datei aktuell gesperrt ist.
5. Zum Entsperren der Datei klicken Sie entweder in der Fußleiste auf das geöffnete Schlosssymbol [31] (Abbildung 9) oder wählen Sie im Kontextmenü die Option Datei entsperren.
6. Nach dem Entsperren wird das geschlossene Schlosssymbol entfernt.
7. Die Datei ist nun wieder für die Bearbeitung durch andere Benutzer im Switch-Workflow verfügbar.

Das Hochladen einer lokal geöffneten Datei an einen Übergabepunkt eines verbundenen Switch-Workflows erfolgt über das Symbol Aktuelle Datei einchecken [16] (Abbildung 4) in der Fußzeile des Reiters Verbinden [2] (Abbildung 1). Die Funktion steht zur Verfügung, sobald eine aktive Verbindung zu einem Switch-Workflow besteht.

Wenn Sie eine lokal geöffnete Datei in den Switch-Workflow hochladen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den PDF-Editor und laden Sie die gewünschte lokale Datei.
2. Wechseln Sie in den Reiter Verbinden [2] (Abbildung 1).
3. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung (z.B. PPD Switch) aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [3] (Abbildung 1).
4. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
5. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Aktuelle Datei einchecken [16] (Abbildung 4).
6. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog [33] mit der Meldung und einem Warnzeichen, ob die Datei in den ausgewählten Switch-Workflow hochgeladen werden soll. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK.
7. Anschließend öffnet sich der Dialog Übergabepunkt auswählen. Wählen Sie in diesem Dialog den Übergabepunkt aus.
8. Falls vom Switch-Workflow vorgesehen, öffnen Sie den Dialog Metadaten durch einen Klick auf die Schaltfläche Metadaten und ergänzen bzw. bearbeiten Sie dort die erforderlichen Felder. Pflichtfelder sind entsprechend mit einem Stern (*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden.
9. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Datei wird nun in den Switch-Workflow hochgeladen und erscheint anschließend im entsprechenden Workflow-Schritt.

Weitere Informationen zum Einchecken von Dateien in den Switch-Workflow finden Sie im Abschnitt 2.2.1 Datei einchecken.

Abbildung 10: Der Bestätigungsdialog im PDF-Editor nach Klick auf das Symbol Aktuelle Datei einchecken in der Fußleiste des Reiters Verbinden

Ab Version 1.14 stellt der PDF-Editor eine strukturierte Auswahl aller im verbundenen Switch-Workflow verfügbaren Übergabepunkte [34] bereit. In der Auswahl werden ausschließlich jene Übergabepunkte angezeigt, die für die Übergabe von Dateien und Metadaten freigegeben sind.

Im PPD Switch stehen folgende definierte Übergabepunkte zur Verfügung:

• PDF Editor Input 1 (Übergabe mit Metadaten) – Übergabepunkt zur automatisierten Übergabe von Dateien an den PDF-Editor. Eingehende Dateien werden dem entsprechenden Kontrollpunkt zugewiesen und können im PDF-Editor geöffnet, geprüft und bearbeitet werden.
• PDF Editor Input 2 (Übergabe mit Metadaten) – Alternativer bzw. zusätzlicher Übergabepunkt für die Anbindung des PDF-Editors an den Switch-Workflow. Er funktioniert technisch wie PDF Editor Input 1, kann jedoch für einen separaten Anwendungsfall genutzt werden – zum Beipiel:
  • Unterschiedliche Kunden oder Projekte
  • Verschiedene Workflow-Varianten
  • Alternative Prüfprofile oder Verarbeitungsschritte
  • Getrennte Zuständigkeiten oder Abteilungen.

Durch die Verwendung eines zweiten Eingabepunkts können Dateien gezielt in unterschiedliche Prozesspfade geleitet werden, ohne die bestehende Struktur zu verändern.

• Submit to PPD Workflow – Übergabepunkt zur Rückgabe oder Weiterleitung einer Datei in den definierten PPD-Workflow. Nach Abschluss der Bearbeitung oder Prüfung wird die Datei über diesen Punkt an den nächsten automatisierten Verarbeitungsschritt übergeben.

Diese Übergabepunkte ermöglichen eine klar strukturierte Integration des PDF-Editors in den PPD Switch-Workflow und gewährleisten eine kontrollierte sowie nachvollziehbare Dateiverarbeitung.

Übergabepunkte, die an keine Daten übergeben werden dürfen, werden automatisch ausgeblendet und stehen dem Anwender nicht zur Auswahl zur Verfügung.

Abbildung 11: Links: Der Dialog Übergabepunkt auswählen mit den auswählbaren Ausgabeverbindungen; Rechts: Der Dialog Metadaten einer Beispiel-Datei mit ausgefülltem Pflichtfeld Name of Job* sowie aufgeklapptem Pulldown-Menü mit der Standardauswahl a

Für bestimmte Übergabepunkte im Switch-Workflow können bestimmte Metadaten als verpflichtend definiert sein – wie in unserem Beispiel Name of Job*. Eine Übergabe der Datei an den nächsten Workflow-Schritt ist nur möglich, wenn diese Metadaten vollständig und korrekt eingegeben wurden. Pflichtfelder sind im Dialog eindeutig durch ein Sternsymbol (*) gekennzeichnet.

Wenn ein Pflichtfeld nicht vollständig ausgefüllt wird, erscheint automatisch ein Hinweisfenster. Dieses informiert Sie mit einer entsprechenden Warnmeldung darüber, dass erforderliche Angaben fehlen, und fordert Sie auf, die fehlenden Informationen zu ergänzen, bevor Sie den Vorgang forsetzen können. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Daten für die weitere Verarbeitung im Switch-Workflow vollständig vorliegen und fehlerhafte Übergaben vermieden werden.

Abbildung 12: Die Warnmeldung bei nicht vollständig ausgefülltem Pflichtfeld Name of Job* im Dialog Metadaten

In Dialog Übergabepunkt auswählen werden die verfügbaren Übergabepunkte innerhalb des Switch-Workflows in einem Pulldown-Menü angezeigt. Jeder Übergabepunkt wird zusätzlich mit den Buchstaben a, b oder c gekennzeichnet.

Diese Kennzeichnung dient der eindeutigen technischen Identifikation von Übergabepunkten innerhalb desselben Workflow-Kontexts. Sie erleichtert die klare Zuordnung, insbesondere wenn mehrere Übergabepunkte mit identischer oder ähnlicher Bezeichnung vorhanden sind.

Die Buchstaben a, b, c stellen dabei keine funktionale Priorisierung dar, sondern dienen ausschließlich der internen Differenzierung und eindeutigen Referenzierung. Im Pulldown-Menü werden nur die Optionen angezeigt, die für den aktuellen Workflow gültig und relevant sind.

Ab Version 1.14 des PDF-Editors besteht im Switch-Workflow die Möglichkeit, für einen definierten Übergabepunkt bereitgestellte Metadaten direkt im PDF-Editor zu erfassen und gemeinsam mit der Datei an den Workflow zu übergeben. Die Erfassung erfolgt strukturiert, feldbasiert und workflowgesteuert. Metadaten werden dabei nicht frei eingegeben, sondern über eine klar definierte Eingabemaske bereitgestellt.

Die für einen Übergabepunkt relevanten Metadatenfelder werden in der Switch-Workflow-Konfiguration definiert und beim Öffnen des entsprechenden Dialogs automatisch an den PDF-Editor übergeben. Dadurch werden ausschießlich jene Felder angezeigt, die für den aktuellen Prozessschritt erforderlich oder vorgesehen sind.

Die Metadaten werden im Dialog Metadaten (Abbildung 8) übersichtlich dargestellt. Je nach Konfiguration umfasst dieser:

• Eingabefelder (z.B. Textfelder für Auftragsnamen),
• Auswahllisten (Pulldown-Menü) mit vordefinierten Werten sowie
• Pflichtfelder, die entsprechend gekennzeichnet sind (z.B. mit *).

Nur die freigegebenen Felder sind bearbeitbar; nicht relevante oder nicht freigeschaltete Felder werden nicht angezeigt. Die für den jeweiligen Übergabepunkt verfügbaren Metadatenfelder werden vollständig durch den Switch-Workflow vorgegeben und dem PDF-Editor strukturiert zur Verfügung gestellt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle workflowrelevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst werden können.

Sind bestimmte Metadatenfelder als Pflichtfelder definiert, kann die Datei nur dann an den Übergabepunkt übergeben werden, wenn diese Felder vollständig ausgefüllt sind. Fehlende oder unvollständige Angaben verhindern den Übertragungsvorgang und werden entsprechend gekennzeichnet.

Diese integrierte Validierung stellt sicher, dass nachfolgende Verarbeitungsschritte im Switch-Workflow auf einer konsistenten und prozesskonformen Datenbasis aufbauen.

Im Dialog Metadaten können Metadaten, welche für den Switch-Job benötigt werden durch den Anwender eingegeben bzw. bearbeitet werden. Editierbare Metadatenfelder sind durch einen weißen Hintergrund gekennzeichnet und können per Doppelklick in das jeweilige Eingabefeld angepasst werden. Pflichtfelder sind mit dem Sternsymbol (*) gekennzeichnet.

Folgende Typen von Metadaten können dabei vorgefunden werden:

• Texte – Bei der Eingabe von Text-Metadaten im Switch-Workflow stehen erweiterte Prüfoptionen zur Verfügung. Dieser Werte können auf verschiedene Kriterien hin überprüft werden, darunter:
  • ist gleich – Prüft, ob der eingegebene Text exakt mit dem definierten Vergleichswert übereinstimmt.
  • ist ungleich – Prüft, ob sich der eingegebene Text vom definierten Vergleichswert unterscheidet.
  • einschließlich – Prüft, ob der eingegebene Text den angegebenen Wert oder Textbestandteil enthält.
  • ausschließlich – Prüft, ob der eingegebene Text den angegebenen Wert oder Textbestandteil nicht enthält.
  • stimmt mit RegEx überein – Prüft, ob der eingegebene Text mit dem definierten regulären Ausdruck (RegEx) entspricht.
  • stimmt mit RegEx nicht überein – Prüft, ob der eingegebene Text nicht dem definierten regulären Ausdruck (RegEx) entspricht.
• Zahlen – Bei der Eingabe von numerischen Metadaten im Switch- Workflow können Werte auf definierte Bedingungen überprüft werden. Verfügbare Prüfoptionen sind:
  • ist größer – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert größer ist als der definierte Vergleichswert.
  • ist kleiner – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert kleiner ist als der definierte Vergleichswert.
  • größer gleich – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert größer oder gleich dem definierten Vergleichswert ist.
  • kleiner gleich – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert kleiner oder gleich dem definierten Vergleichswert ist.
• Datum und Uhrzeit – Bei der Eingabe von Datumswerten öffnet sich ein Date-Time-Picker, der eine komfortable und fehlerfreie Auswahl von Datum ermöglicht. Die Uhrzeit kann manuell eingegeben werden.
• Auswahlmenü – Für Felder mit einem Auswahlmenü werden im Dropdown nur die Einträge angezeigt, die für dieses Feld definiert und im Switch-Workflow vorgesehen sind. Dies stellt sicher, dass nur gültige Werte ausgewählt und an nachfolgende Verarbeitungsschritte übergeben werden. Folgende drei Optionen sind hier im Switch-Workflows verfügbar:
  • Portrait – Die Datei ist im Hochformat ausgerichtet.
  • Landscape – Die Datei ist im Querformat ausgerichtet.
  • Square – Die Datei hat ein quadratischer Seitenverhältnis.
• Boolean – Für Boolean-Metadaten steht eine Ja/Nein-Auswahl über eine Checkbox zur Verfügung. Der Anwender kann den Wert einfach durch Aktivieren (Ja) oder Deaktivieren (Nein) auswählen. Dies ermöglicht die schnelle und fehlerfreie Erfassung von binären Entscheidungen oder Statusinformationen innerhalb des Switch-Workflows.
• Passwort – Metadaten vom Typ Passwort werden im PDF-Editor aus Sicherheitsgründen speziell behandelt. Der eingegebene Text wir nicht im Klartext angezeigt, sondern maskiert dargestellt (z.B. durch Sternchen). Dadurch bleibt der tatsächliche Inhalt geschützt, während der Anwender dennoch erkennen kann, dass ein Wert hinterlegt ist.

Abbildung 13: Der Dialog Metadaten der aktuell geöffneten Beispiel-PDF-Datei

Wird eine bearbeitete Datei in den Switch-Workflow eingecheckt, so wird ein Dialog zur Auswahl der Ausgabeverbindung angezeigt, worin Sie die gewünschte Ausgabeverbindung auswählen können.

Diese Auswahl wird Ihnen jedoch nur dann angezeigt, wenn am aktuellen Kontrollpunkt mehrere ausgehende Verbindungen eingerichtet sind. Der PDF-Editor prüft beim Einchecken automatisch die Konfiguration des entsprechenden Kontrollpunkts im Switch-Workflow. Sind dort mehrere Ausgangsverbindungen definiert, werden diese im Dialog Ausgehende Verbindung auswählen angeboten – beispielsweise Outgoing Connection 1 und Outgoing Connection 2 [35].

Nachdem Sie die gewünschte Zielverbindung ausgewählt haben, wird die Datei inklusive der zugehörigen Metadaten an die ausgewählte Verbindung übergeben.

Sind hingegen keine alternativen Ausgabeverbindungen konfiguriert, erfolgt die Weiterleitung automatisch gemäß der im Switch-Workflow hinterlegten Einstellung.

Abbildung 14: Der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen mit ausgewählter Ausgangsverbindung Outgoing Connection 2

Beim Speichern oder Ausführen von Aktionen im Switch-Workflow prüft der PDF-Editor automatisch, ob potenzielle Konflikte vorliegen. Etwaige Konflikte werden in einem Dialogfenster mit Fehlermeldungen angezeigt, sodass Sie direkt informiert werden.

Abgefangen werden insbesondere folgende Szenarien:

• Weiterleiten einer Datei, die aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist.
• Entsperren einer Datei, die von einem anderen Benutzer gesperrt wurde.

Durch diese automatische Prüfung wird sichergestellt, dass parallele Bearbeitungen kontrolliert ablaufen und keine unbeabsichtigten Änderungen an gesperrten Dateien vorgenommen werden können.

Für jeden Eintrag in der Liste im Reiter Verbinden werden zusätzliche Symbole angezeigt, die entsprechende Informationen zur Datei bereitstellen. Die Symbole erscheinen mit einem Tooltipp rechts neben dem Vorschaubild und erleichtern die schnelle Übersicht über den Status und die Eigenschaften der Datei.

Die verfügbaren Symbole sind:

• Objekt besitzt Metadaten [36] – Zeigt an, dass für dieses Objekt Metadaten im Switch-Workflow hinterlegt sind, die eingesehen oder bearbeitet werden können.
• Objekt ist ausgecheckt [37] – Zeigt an, dass das Objekt von einem Benutzer ausgecheckt wurde und aktuell nur von diesem bearbeitet werden kann.
• Objekt kann nicht geändert werden [38] – Zeigt an, dass ein Objekt im Switch-Workflow nicht geändert werden kann, wenn es gerade gesperrt oder von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Es erscheint die Meldung, dass die Datei im Kontrollpunkt nicht ersetzt werden kann. Die Berechtigung des Switch-Kontrollpunkt ist auf »Nur lesen« gesetzt.
• Objekt ist gesperrt [39] – Zeigt durch ein geschlossenes Schlosssymbol an, dass das Objekt derzeit gesperrt ist und daher nicht verändert werden kann.

Abbildung 15: Links: Der Reiter Verbinden mit den neuen zusätzlichen Symbolen; Rechts: Das Dialogfenster mit der Warnmeldung, dass die Datei im Kontrollpunkt nicht ersetzt werden kann

Wie bereits in den Punkten 2.2.5 (Datei sperren) [32] [40] und 2.2.6 (Datei entsperren) [31] [41] beschrieben, können Sie ab Version 1.14 des PDF-Editors eine ausgewählte Datei ganz einfach sperren oder wieder freigeben.

Um Dateien zu sperren bzw. wieder zu entsperren, können dies auf zwei Arten durchführen:

• Durch einen Klick auf das entsprechende Schlosssymbol [40] [41] in der Fußzeile des Reiters Verbinden.
• Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Datei sperren oder die Option Datei entsperren wählen.

Abbildung 16: Die Fußzeile des Reiters Verbinden mit den beiden Symbolen zum Sperren sowie Entsperren einer ausgewählten Datei

Wenn der Mauszeiger über einen Eintrag eines Switch-Jobs bewegt wird, werden die zugehörigen Informationen direkt im Tooltipp eingeblendet. Dies ermöglicht dem Anwender einen schnellen und komfortablen Zugriff auf relevante Details, ohne den Eintrag öffnen zu müssen. Folgende Detailinformationen werden dabei angezeigt:

• Dateiname – Zeigt den Namen der Datei, wie sie im Switch-Workflow gespeichert und verarbeitet wird.
• Seitenanzahl – Zeigt die Gesamtzahl der Seiten, die in der aktuellen PDF-Datei enthalten sind.
• Dateigröße – Gibt die aktuelle Größe der Datei in Megabyte (MB) an.
• Name des Kontrollpunkts – Zeigt an, an welchem Kontrollpunkt im Switch-Workflow sich die Datei gerade befindet – z.B. PDF Editor Checkpoint 1, PDF Editor Checkpoint 2.
• Stadium der Datei – Das Stadium der Datei gibt den aktuellen Bearbeitungsfortschritt innerhalb des Switch-Workflows an und zeigt, in welchem Abschnitt des Flows sich die Datei befindet – z.B. Preflight Error, View only, Check Multioutput.
• Flowstufe der Datei – Die Flowstufe einer Datei beschreibt ihren aktuellen Bearbeitungsstatus innerhalb des verbundenen Switch-Workflows. Diese gibt an, in welchem Abschnitt des Switch-Workflows sich die Datei befindet und welche Verarbeitungsschritte bereits abgeschlossen sind – z.B. Preflight, Approval, Check and Delete.
• Name des Switch-Flows – Bezeichnung des Switch-Workflows, wie sie im System konfiguriert ist, z.B. PDF-Editor.
• Informationen zum Zeitpunkt der erwarteten Benutzerinteraktion – Zeigt Informationen zum Zeitpunkt an, zu dem eine Benutzerinteraktion erforderlich ist.
• Angabe, ob die Datei gesperrt ist – Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.
• Angabe, ob die Datei ersetzt werden darf – Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.
• Angabe, ob Metadaten vorhanden sind – Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.

Abbildung 17: Detailinformationen zu einem Switch-Job im Switch-Workflow

Der PDF-Editor bietet typische Filter- und Suchmöglichkeiten [42] für Dateien innerhalb des Switch-Workflows an. Mit Version 1.14 wurde die Funktion erweitert, sodass Sie nun auch gezielt nach gesperrten oder ausgecheckten Dateien filtern können.

Ab dieser Version stehen im PDF-Editor noch folgende zusätzliche Sortieroptionen [43] zur Verfügung:

• Sortieren nach Kontrollpunktname – Zeigt Dateien entsprechend ihres aktuellen Kontrollpunkts im Switch-Workflow an.
• Sortieren nach Benutzername – Sortiert Dateien nach dem Namen des Benutzers, der die Datei bearbeitet oder ausgecheckt hat.
• Sortieren nach Flowstufe – Ordnet Dateien nach ihrem Bearbeitungsstatus im Switch-Workflow.
• Sortieren nach Stadium – Sortiert Dateien nach dem aktuellen Fortschritt innerhalb des Switch-Flows.

Diese Funktionen erleichtern die Navigation und Verwaltung von Dateien innerhalb des Switch-Workflows.

Abbildung 18: Der Reiter Verbinden mit den im Switch-Workflow verfügbaren Filter- und Suchmöglichkeiten

Ab Version 1.14 wird der Dialog Seitenrahmen setzen als modaler Dialog angezeigt. Modale Dialoge werden verwendet, wenn eine Aktion eindeutig abgeschlossen oder eine Entscheidung durch den Anwender getroffen werden muss, bevor weitere Verarbeitungsschritte im PDF-Editor möglich sind.

Der Dialog kann frei verschoben werden, und alle Änderungen werden live im Hintergrund am Dokument angezeigt – ausgeführt werden sie jedoch erst, wenn Sie den Dialog mit OK bestätigen. Während der Dialog geöffnet ist, ist die restliche Benutzeroberfläche des PDF-Editors deaktiviert, sodass alle Eingaben ausschließlich innerhalb des Dialogs verarbeitet werden. Um den normalen Arbeitsablauf fortzusetzen, müssen Sie den Dialog entweder mit OK bestätigen oder mit Abbrechen schließen.

Im Dialog Seitenrahmen setzen können Sie Seitenrahmen einfach anpassen und Werte von anderen Rahmen übernehmen. Wenn eine Warnmeldung (gelbes Warndreieck) [44] angezeigt wird, bedeutet das, dass die Rahmen nicht korrekt verschachtelt sind.

Durch Anklicken eines Rahmens erscheint eine Checkbox [45], über die Sie die Werte von bestehenden Rahmen übernehmen können oder einer Auswahl ableiten. Zur Auswahl stehen:

Folgende Optionen stehen dabei zur Verfügung:

• Von Endformatrahmen (TrimBox) übernehmen – Übernimmt die Maße des fertigen Endformats. Nutzen Sie diese Option, wenn sich der ausgewählte Rahmen exakt am finalen Beschnittrahmen orientieren soll.
• Von Anschnittrahmen (BleedBox) übernehmen – Übernimmt die Maße inklusive Anschnitt. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn Druckdaten mit Beschnittzugabe berücksichtigt werden soll.
• Von Maskenrahmen (CropBox) übernehmen – Übernimmt die aktuell sichtbare Seitenbegrenzung. Diese Option können Sie verwenden, wenn sich der Rahmen an der momentan dargestellten Seitengröße orientieren soll.
• Von Medienrahmen (MediaBox) übernehmen – Übernimmt die vollständige Seitengröße des Dokuments. Dies ist hilfreich, wenn der Rahmen der gesamten PDF-Seite entsprechen soll.
• Auf umschließendes Rechteck der ausgewählten Rahmen setzen – Setzt den Rahmen automatisch so, dass er alle ausgewählten Rahmen vollständig umschließt. Damit wird ein gemeinsamer Außenrahmen gebildet, der alle gewählten Bereiche einschließt.

Diese Funktionen erleichtern das schnelle und präzise Anpassen von Seitenrahmen, ohne Werte manuell eingeben zu müssen.

Abbildung 19: Der Dialog Seitenrahmen setzen im PDF-Editor

Bei PDF-Dateien, wo der Medienrahmen beim Speichern nicht im Ursprung liegt, wird der Medienrahmen durch das Aufrufen des Dialogs Seitenrahmen setzen automatisch im PDF-Koordinatensystem auf den Ursprung 0/0 gesetzt.

Ab dieser Version wird der neue Dialog Seitenrahmen setzen übersichtlich in zwei Bereiche gegliedert – den Übersichtsbereich [46] für die Seitenrahmen sowie den Einstellungsbereich [47] für den aktuell ausgewählten Seitenrahmen. Im Folgenden werden diese beiden Bereiche sowie deren Funktionsinhalte näher beschrieben:

Abbildung 20: Der Dialog Seitenrahmen setzen mit den beiden Bereichen Übersichtsbereich und Einstellungsbereich

Im Übersichtsbereich des Dialogs Seitenrahmen setzen werden Ihnen in einem schnellen Gesamtüberblick alle im Dokument vorhandenen Seitenrahmen angezeigt, einschließlich ihrer aktuell eingestellten Größe und Position. Hier können Sie direkt erkennen, wie die einzelnen Rahmen zueinander positioniert sind und ob sie korrekt verschachtelt wurden. Folgende Seitenrahmen werden dargestellt:

• Endformatrahmen (TrimBox) – Zeigt das fertige Endformat der Seite – Größe und Position –, also den Bereich, auf den das Produkt später zugeschnitten wird.
• Anschnittrahmen (BleedBox) – Zeigt die Größe und Position des Anschnittbereichs für den Beschnitt an.
• Objektrahmen (ArtBox) – Zeigt die Größe und Position des Bereichs, in dem sich die eigentlichen Inhalte/Objekte der Seite befinden.
• Maskenrahmen (CropBox) – Zeigt die Größe und Position de sichtbaren Bereichs der Seite nach dem Zuschnitt an.
• Medienrahmen (MediaBox) – Zeigt die Gesamtgröße der Seite inklusive aller Ränder und Beschnittbereiche an. Der Ursprung des Medienrahmens kann nun gezielt ausgewählt werden, wodurch eine flexiblere Definition der Seitengeometrie möglich ist. Darüber hinaus wird das Anker-Symbol (9 Punkte für den Ursprung) in der Liste automatisch ausgeblendet, wenn für den Medienrahmen eine absolute Positionierung verwendet wird oder wenn diese Funktion für den jeweiligen Kontext nicht relevant ist. Als Standardwert für den Ursprung des Medienrahmens ist nun Mitte/Mitte definiert. Diese Einstellung erleichert eine konsistente Ausrichtung und vereinfacht das Arbeiten mit Seitenrahmen innerhalb des Dokuments.

Der Übersichtsbereich hilft Ihnen dabei, die Seitenrahmen einfach zu kontrollieren und sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt übernommen wurden. Sollte eine Anpassung erforderlich sein, können Sie die Werte direkt in diesem Dialog schnell und unkompliziert korrigieren.

Erscheint bei einem Seitenrahmen ein gelbes Warndreieck [44] (Abbildung 19) neben dem Radiobutton, weist dies daraufhin, dass mit diesem Seitenrahmen ein mögliches Problem vorliegt (z.B. eine nicht korrekte Verschachtelung der Seitenrahmen). Wenn Sie den betroffenen Seitenrahmen durch Klick auf den entsprechenden Radiobutton deaktivieren, wird dieser Seitenrahmen bei der aktuellen Einstellung nicht mehr berücksichtigt. In diesem Fall verschwindet auch die Warnanzeige, da der deaktivierte Seitenrahmen nicht mehr Teil der aktiven Rahmenkonfiguration ist.

Im Einstellungsbereich können Sie gezielt den aktuell ausgewählten Seitenrahmen bearbeiten. Hier stehen Ihnen alle relevanten Eingabefelder und Optionen zur Verfügung, um Größe, Position und Bezugswerte präzise festzulegen. Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

• Positionierung – Bestimmt, ob der Rahmen relativ zu einem Referenzrahmen oder absolut auf der Seite platziert wird.
  • Relativ zu – Die Position des Rahmens wird im Verhältnis zu einem ausgewählten Referenzrahmen festgelegt.
  • Absolut – Die Position wird anhand konkreter Koordinaten auf der Seite definiert.
• Referenz-Seitenrahmen – Hier wählen Sie den Rahmen aus, welcher als Bezugspunkt für die Positionierung dient, z.B. den Objektrahmen (ArtBox) oder den Medienrahmen (MediaBox).
• Modus der Positionierung – Definiert, ob Position und Größe direkt festgelegt oder der Rahmen über einen Versatz verschoben wird.
  • Position und Größe – Im Modus Position und Größe können Sie die Größe und Position des Seitenrahmens direkt über die Eingabefelder festlegen. Ein Schlosssymbol [48] zeigt dabei an, ob die Breite und Höhe verknüpft sind. Ist das Schloss geöffnet, können die Breite und Höhe unabhängig voneinander eingegeben werden. Ist das Schloss geschlossen, bleiben die Breite und Höhe proportional zueinander. Wird ein Wert geändert, so passt sich der andere Wert automatisch an, um das Seitenverhältnis beizubehalten.
  • Versatz – Im Modus Versatz wird der Seitenrahmen nicht über feste Koordinaten definiert, sondern durch eine Verschiebung (Offset) relativ zum gewählten Referenz-Seitenrahmen angepasst. Auch hier steuert das Schlosssymbol [48] das Verhalten der Eingabefelder. Ist das Schloss geöffnet können die Werte für Links, Oben, Rechts und Unten unabhängig voneinander eingegeben werden. Somit kann jede Seite des Seitenrahmens individuell angepasst werden. Wenn das Schloss geschlossen ist, kann nur noch der Wert für Links eingegeben werden. Die Eingabefelder für Oben, Rechts und Unten werden automatisch angepasst, bleiben ausgegraut und sind nicht editierbar.
• Bezugspunkt – Bestimmt den Ausgangspunkt auf der Seite, von dem aus die Position oder Größe berechnet werden. Beim Medienrahmen ist das Anker-Symbol immer ausgeblendet.
• X-Versatz / Y-Versatz – Ermöglicht die horizontale (X) und vertikale (Y) Verschiebung des Rahmens, um ihn genau an der gewünschten Stelle zu positionieren.
• Breite – Definiert die horizontale Größe des Seitenrahmens.
• Höhe – Definiert die vertikale Größe des Seitenrahmens.
• Seitenbereich – Definierte Koordinaten der Seitenrahmen können gezielt auf bestimmte Seitenbereiche – auf alle Seiten, auf die aktuelle Seite oder einen definierten Seitenbereich »Von - Bis« angewendet werden.

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wird im Dialog Seitenrahmen setzen die Möglichkeit bereitgestellt, definierte Koordinaten der Seitenrahmen gezielt auf bestimmte Seitenbereiche anzuwenden.

Sie entscheiden dabei selbst, auf welchen Seitenbereich [51] die Aktion des Dokuments angewendet werden soll:

• nur für die aktuelle Seite,
• für ausgewählte Seiten oder
• für alle Seiten.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Seitenrahmen schnell und einheitlich auf mehrere Seiten zu übertragen. Besonders bei mehrseitigen Dokumenten sparen Sie dadurch Zeit und vermeiden wiederholte manuelle Anpassungen.

Abbildung 21: Der Dialog Seitenrahmen setzen mit auswählbarem Seitenbereich

Im Dialog Seitenrahmen setzen stehen Ihnen die Schaltflächen OK [49] und Abbrechen [50] zur Verfügung.

• OK [49] – Übernimmt Ihre vorgenommenen Einstellungen und wendet die definierten Seitenrahmen entsprechend der gewählten Option (z.B. nur auf die aktuelle Seite oder auf alle Seiten) an.
• Abbrechen [50] – Schließt den Dialog, ohne Ihre vorgenommenen Änderungen zu speichern. Alle Anpassungen, die Sie seit dem Öffnen des Dialogs vorgenommen haben, werden verworfen.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, ob Ihre Änderungen übernommen oder verworfen werden.

Wird im Switch-Workflow die callas pdfToolbox eingesetzt, kann der dabei erzeugte JSON-Report direkt an den PDF-Editor übergeben werden. Die darin enthaltenen Prüfergebnisse stehen Ihnen anschließend unmittelbar im PDF-Editor zur Verfügung. So können Sie die Prüfergebnisse bequem einsehen und die Datei gezielt auf Basis der bereitgestellten Informationen weiterbearbeiten.

Neben der Möglichkeit die Prüfergebnisse über den Menüpunkt Fenster > Prüfergebnisse anzeigen steht Ihnen mit Version 1.14 ein zusätzliches Tastenkürzel zur Verfügung. Den Dialog Prüfergebnisse anzeigen können Sie nun bequem über das Tastenkürzel STRG + SHIFT + P (Windows) und cmd + Shift + P (macOS) öffnen und auch wieder schließen.

Mit diesem Tastenkürzel greifen Sie direkt auf die Prüfergebnisse zu, ohne den Dialog über das Menü aufrufen zu müssen. Dies spart Zeit und erleichtert den schnellen Wechsel zwischen Prüfung und Bearbeitung.