Benutzerhandbuch

Release – 1.14

Aktualisiert am

Veröffentlichungsdatum: 28.02.2026

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche

  • Neuerungen zur Verfügung stehen,
  • Verbesserungen für Anwender umgesetzt wurden und
  • Fehlerbehebungen in Version 1.14 des PDF-Editors durchgeführt wurden.

1. Überblick

Mit Version 1.14 können Anwender bei der Anbindung an Switch-Flows – Enfocus Switch – auf die vollständige Implementierung des Zugriffs auf Halte- und Übergabepunkte sowie der Möglichkeit, Objekte per Drag & Drop Ebenen zuzuweisen, zurückgreifen. Darüber hinaus wurde die Benutzerführung im Reiter Verbindung sowie das Setzen von Seitenrahmen überarbeitet.

1.1. Neuerungen

Folgende neue Funktionen wurden umgesetzt:

  • Switch-Flow – Verbindung – Ab dieser Version wird dem Anwender die Möglichkeit bereitgestellt, sich mit Switch-Flows zu verbinden. Anwender können dabei zu jedem erreichbaren Flow eine Verbindung aufbauen, um die Übersicht über alle Dateien in Kontrollpunkten zu wahren sowie neue Druckdaten an Übergabepunkte zu übergeben. Eine verlorengegangene Verbindung wird dabei automatisch erneut aufgebaut. [PPDPDF-1949] [PPDPDF-1746]
  • Switch-Flow – Aktionen – Nach dem Aufbau einer Verbindung stehen für ausgewählte Einträge in der Dateiliste eines Kontrollpunkts kontextbezogene Aktionen – Ein- und Auschecken von Dateien, Dateien an ausgehende Verbindungen weiterleiten, Metadaten von Dateien anzeigen sowie Dateien sperren und Dateien entsperren – zur Verfügung. [PPDPDF-827] [PPDPDF-177]
  • Switch-Flow – Übergabepunkte – Nach dem Aufbau einer Verbindung wird dem Anwender die Möglichkeit bereitgestellt, lokal geöffnete Druckdaten an einen Übergabepunkt in einem verbundenen Switch-Flow zu übergeben. Dabei wird die Datei zusammen mit den für den Übergabepunkt erforderlichen Metadaten an den Switch-Flow übergeben. [PPDPDF-1938] [PPDPDF-1907]
  • Switch-Flow – Übergabe von Metadaten – Nach dem Aufbau einer Verbindung wird dem Anwender die Möglichkeit bereitgestellt, aus einem Switch-Flow ausgecheckte Dateien unmittelbar nach der Bearbeitung wieder in den Flow einzuchecken. Beim Einchecken der geänderten Datei wird – abhängig vom dahinterliegenden Switch-Flow ein Dialog angezeigt – worin der Anwender die gewünschte Ausgangsverbindung auswählen kann und, falls erforderlich, Metadaten eingeben muss. [PPDPDF-1743] [PPDPDF-1904] [PPDPDF-1906] [PPDPDF-1902] [PPDPDF-1738] [PPDPDF-1905] [PPDPDF-1903] [PPDPDF-1958] [PPDPDF-1884]
  • Switch Flow – Anzeigen von Konflikten – Beschreibung möglicher, auftretender Konflikte in der Verbindung zu Enfocus Switch. [PPDPDF-1927] [PPDPDF-1935] [PPDPDF-1936]
  • Switch-Flow – Liste und Informationen im Reiter »Verbinden« – Ab dieser Version werden dem Anwender einerseits zusätzliche Informationen zu den Dateien in der Liste der Kontroll- und Haltepunkte bereitgestellt sowie andererseits typischen Filter- und Suchmöglichkeiten für Switch-Flows angeboten. [PPDPDF-1945] [PPDPDF-1924] [PPDPDF-1948] [PPDPDF-1890]
  • Objekte auf Ebene legen – Im PDF-Editor wird die Möglichkeit geboten, Objekte durch einfaches Ziehen auf den Ebenennamen einer Ebene zuzuweisen. [PPDPDF-1266]

Zugrunde liegende MAKO-Version

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wird MAKO 8.3 verwendet.

1.2. Verbesserungen

Folgende Verbesserungen wurden in Version 1.14 umgesetzt:

  • Seitenrahmen setzen – Ab dieser Version wurde der bestehende Dialog »Seitenrahmen bearbeiten« vollständig überarbeitet. Dabei wurde das Anpassen der Seitenrahmen wesentlich vereinfacht sowie die Möglichkeit, geänderte Werte auf alle Seiten anzuwenden, bereitgestellt. [PPDPDF-1619]
  • Reiter »Verbinden«– In dieser Version wurde der Reiter »Verbinden« in Bezug auf die Übersicht und klare Benutzerführung überarbeitet. [PPDPDF-1945] [PPDPDF-1768] [PPDPDF-1785]
  • Prüfergebnisse anzeigen – Ab dieser Version wurde die Anzeige von Prüfergebnissen, welche in Switch-Flows in Verbindung mit der pdfToolbox CLI erzeugt werden, implementiert sowie der Dialog entsprechend optimiert. [PPDPDF-1824] [PPDPDF-1953]
  • Dark Modus – Mit Version 1.14 wurden fehlende Anpassungen für den Dark Modus implementiert. [PPDPDF-1940]
  • Dialog »Über PDF-Editor« – Ab dieser Version werden in diesem Dialog weiterführende Informationen bereitgestellt – wie beispielsweise Versionsnummer, Entwicklungsfirma, Mitwirkende, Möglichkeit auf LOG-Dateien zuzugreifen, sowie die aktuellen Lizenzinformationen anzuzeigen. [PPDPDF-1894]
  • Vergleichsmodus beim Visualisieren – Ab dieser Version wird die Möglichkeit bereitgestellt, die Seitenrahmen aus- bzw. einzublenden, wenn sich der Anwender im Vorgang des Vergleichens von zwei Versionen befindet. [PPDPDF-1475]
  • Sofort Anwenden – In Version 1.14 wurde im Reiter Bearbeiten > Objekt bearbeiten die Option Sofort anwenden für die Normalansicht entfernt. Die Option wird jedoch weiterhin im Debug-Modus (einschaltbar über die Einstellungen) zur Verfügung stehen. [PPDPDF-1883]
  • Anzahl der ausgewählten Objekte anzeigen – Ab dieser Version wird dem Anwender die Möglichkeit bereitgestellt, in der Benutzeroberfläche anzuzeigen, wie viele Objekte aktuell ausgewählt sind. Die Anzeige erfolgt in der Fußzeile des PDF-Editors, wenn der Debug-Modus (einschaltbar über die Einstellungen) aktiviert ist. Diese Information wird in zukünftigen Versionen an einer adäquateren Stelle angezeigt werden. [PPDPDF-1919]
  • Anzeige der Fehlermeldung vom Lizenzserver – Ab dieser Version wird der Dialog zur Anzeige von Fehlermeldungen, die aufgrund der Lizenzierung vom Lizenzserver gemeldet werden, in einer für den Anwender leichter verständlichen Form angeboten. [PPDPDF-1412]
  • Neue Sprachversion »Niederländisch« – In Version 1.14 kann im PDF-Editor auch die Sprache Niederländisch ausgewählt werden. [PPDPDF-1910]

1.3. Fehlerbehebungen

Folgende Fehler wurden mit diesem Release im PDF-Editor behoben:

  • Zuweisung von ICC-Profilen – Im Reiter Listen > Bilder konnten ausgewählten Bildern, welche in unterschiedlichen Farbräumen vorlagen, ICC-Profile zugewiesen werden, die nicht zutreffend waren. Dieser Fehler wurde durch die Implementierung behoben, dass Graustufenbildern nur Graustufen ICC-Profile, indizierten Bildern keine ICC-Profile, RGB-Bildern nur RGB ICC-Profile, CMYK-Bildern nur CMYK ICC-Profile und Lab-Bildern keine ICC-Profile zugewiesen werden können. [PPDPDF-1791]
  • Vorschaubild für einzelne Bilder – Im Reiter Listen > Bilder wurden teilweise Vorschaubilder für einzelne Bilder nicht angezeigt. Der teilweise auftretende Fehler konnte behoben werden. [PPDPDF-1682]
  • Transparenzen reduzieren – In Zusammenhang mit der Ausnahme von Sonderfarben beim Reduzieren von Transparenzen konnten in bestimmten Konstrukten mit Technischen Farben fehlerhafte Ergebnisse auftreten. Diese Probleme wurden eingegrenzt und behoben. [PPDPDF-1833]
  • Editieren von Texten – Beim Bearbeiten von konturiertem Text wurde dieser bislang in einzelne Glyphen aufgelöst, wodurch eine umfassende Textbearbeitung nicht mehr möglich war. Durch das Update von MAKO 8.3 konnte dieses Verhalten korrigiert werden. Konturierte Texte lassen sich nun wieder editieren – die gewünschte Textänderung muss jedoch in zwei Schritten durchgeführt werden: einmal für die Korrektur des Textes selbst und einmal für den konturierten Text. [PPDPDF-1867]
  • Speichermanagement – Bei bestimmten komplexen PDF-Dateien konnte der PDF-Editor den belegten Speicher nicht in allen Fällen korrekt freigeben, was dazu führte, dass der Editor nicht mehr reagierte. Mit dem Update auf MAKO 8.3 wurde das Speichermanagement optimiert, sodass die Speicherfreigabe verbessert und das beschriebene Verhalten behoben werden konnte. [PPDPDF-1740] [PPDPDF-1780]

Nachstehend finden Sie eine detaillierte Beschreibung aller Änderungen in den Kategorien Neuerungen und Verbesserungen.

2. Neuerungen

Mit Version 1.13 des PDF-Editors wurde die Möglichkeit bereitgestellt, sich mit Switch-Flows über den Switch-HTTP-Dienst (Standardport 51088) zu verbinden, um Kontrollpunkte eines Switch-Flows direkt über den PDF-Editor zu überwachen, Dateien von dort im PDF-Editor zu öffnen und anschließend an eine ausgehende Verbindung für den jeweiligen Haltepunkt weiterzuleiten.

Der Entwicklungsschwerpunkt dieser Version liegt darin, den PDF-Editor für den vollständigen Zugriff auf Switch-Flows vorzubereiten. Ziel war es, eine direkte Integration eines PDF-Bearbeitungswerkzeugs bereitzustellen, um unnötige Zwischenschritte bei der Lösung anstehender Probleme in PDF-Dateien zu vermeiden.

Der PDF-Editor fungiert somit als Client für Enfocus Switch und stellt den Zugriff auf alle Dateien sowie die dazugehörigen Metadaten sicher, die sich aktuell an den definierten Haltepunkten im Workflow befinden.

Mindestanforderung zur Nutzung des PDF-Editors als Client für Enfocus Switch

Bitte beachten Sie, dass zum Aufbau einer Verbindung mit Enfocus Switch die Module SwitchClient Modul – dieses kann in 5 parallelen Benutzer-Schritten lizenziert werden – oder Switch Web Service – damit stehen Ihnen unlimitierte parallele Benutzer zur Verfügung – verfügbar sein müssen!

Hintergrundwissen zur Verwendung des PDF-Editors als Client für Enfocus Switch

Bitte beachten Sie, dass das Speichern einer von einem Haltepunkt geöffneten Datei im PDF-Editor die bestehende Datei im Haltepunkt des Switch-Flows überschreibt. Zum Entfernen bestehender Dateien verwenden Sie den Switch Client. Zum Hinzufügen von Dateien in einem Switch-Flow muss ein Übergabepunkt im Switch-Flow eingerichtet werden.

Ein Benutzer kann jeweils nur eine aktive Sitzung gleichzeitig verwenden. Eine erneute Anmeldung beendet die zuvor bestehende Sitzung automatisch.

Funktionszusammenhang von Haltepunkten, Kontrollpunkten und Übergabepunkten in Enfocus Switch

In Enfocus Switch übernehmen Haltepunkte, Kontrollpunkte und Übergabepunkte unterschiedliche Funktionen innerhalb der Prozesssteuerung:

  • Haltepunkt – Ein Haltepunkt unterbricht den Workflow gezielt, bis eine manuelle Aktion oder Freigabe erfolgt. Er dient der bewussten Prozesspause, beispielsweise für eine inhaltliche Prüfung oder Entscheidung durch einen Anwender.
  • Kontrollpunkt – Ein Kontrollpunkt ist eine technische Prüf- und Entscheidungsstelle. Hier wird der aktuelle Zustand eines Dokuments oder Prozessschritts bewertet (z. B. Regelkonformität, Vollständigkeit von Daten). Auf Basis des Ergebnisses wird der weitere Ablauf gesteuert (Fortsetzung, Stop oder Weiterleitung).
  • Übergabepunkt – Ein Übergabepunkt definiert den formalen Abschluss eines Flow-Schrittes in Switch. Das Dokument wird an den nächsten Verarbeitungsschritt, eine andere Rolle oder ein externes System übergeben. Der Übergabepunkt trifft selbst keine Prüfentscheidung.

Zusammen gewährleisten diese Elemente eine strukturierte, kontrollierte und nachvollziehbare Prozessführung innerhalb des Switch-Flows.

2.1. Switch-Flow – Verbindung

Die Arbeitsweise in Verbindung mit Enfocus Switch stellt sich wie folgt dar:

  1. Beachten Sie die zuvor erwähnten Mindestanforderungen, welche in Enfocus Switch vorgefunden werden müssen.
  2. Verbinden Sie sich mit allen gewünschten Switch-Flows. Der Aufbau der Verbindung erfolgt im Reiter Verbinden durch Eingabe von Benutzer und Passwort sowie der Verwendung des Switch Ports: 51088.
  3. Im Switch-Flow muss zumindest ein Kontrollpunkt definiert sein, um Dateien aus dem Flow zu öffnen. Es können aber auch mehrere Kontrollpunkte vorhanden sein!
  4. Sobald die Verbindung steht, werden alle Dateien der Kontrollpunkte im Reiter Verbinden aufgelistet.
  5. Dateien können von dort aus durch einen Doppelklick im PDF-Editor geöffnet werden.
  6. Durchgeführte Änderungen an der PDF-Datei werden zurückgesichert, vorausgesetzt, der Kontrollpunkt lässt dies zu.
  7. Beim Speichern kann die Datei an eine im Kontrollpunkt definierte Ausgangsverbindung übergeben werden. Diese werden im Abschnitt Anzeigen von Ausgangsverbindungen näher beschrieben.

2.1.1. Verbindung erstmalig aufbauen

Der Aufbau der Verbindung zu einem Switch-Flow erfolgt über HTTP oder HTTPS. Die verschlüsselte Verbindung über HTTPS stellt sicher, dass alle Daten, die zwischen dem PDF-Editor und dem Switch-Server ausgetauscht werden, geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert sind.

Um sich mit dem Switch-Flow zu verbinden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und navigieren Sie zum Reiter Verbinden [2]. Achten Sie darauf, dass zunächst keine Verbindung besteht. Falls bereits eine Verbindung angezeigt wird, trennen Sie diese zuerst über die entsprechende Schaltfläche [3], bevor Sie eine neue Verbindung herstellen.
  2. Klicken Sie auf Verbindung hinzufügen [1], um den Dialog Verbindung hinzufügen zu öffnen. In diesem Dialog können Sie nun eine neue Verbindung zu einem Switch-Flow erstellen.

Abbildung 1: Der Reiter Verbinden im PDF-Editor

  1. Geben Sie im Feld Verbindungsname [4] den gewünschten Verbindungsnamen ein, den Sie frei wählen können. In unserem Beispiel verwenden wir PPD Switch. Wenn Sie hier keine Eingabe vornehmen, wird automatisch die IP-Adresse übernommen.
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü Typ [5] den Eintrag Enfocus Switch aus.
  3. Geben Sie im Eingabefeld Server [6] die IP-Adresse xxx.xxx.xxx.xxx sowie im Eingabefeld Port [7] die Portnummer 51088 ein. Hinweis: Eine bestehende Verbindung kann man nur ändern, wenn sie derzeit nicht aktiv ist.
  4. Wählen Sie dann noch aus, ob die Verbindung über HTTP oder HTTPS erfolgen soll. Für HTTPS [8] aktivieren sie die Checkbox.
  5. Geben Sie im Feld Benutzername [9] die Benutzerkennung für den Switch-Flow ein. Dies ist derselbe Benutzername, den Sie im Switch-Client verwenden würden. Das Passwort [10] ist optional und kann aus diesem Grund leer bleiben.
  6. Schließen Sie den Dialog durch Klick auf die Schaltfläche Verbinden [11]. Wenn Sie auf Nur speichern [12] klicken, werden die eingegebenen Verbindungsdaten gespeichert, ohne dass die Verbindung sofort aufgebaut wird. Sie können den Verbindungsaufbau zu einem späteren Zeitpunkt manuell starten.
  7. Die Verbindung zum Switch-Flow ist nun hergestellt. Die neu erstellte Verbindung steht ab sofort im Auswahlmenü zur Verfügung. Wenn die Verbindung aufrecht ist, wird dies durch den grünen Punkt angezeigt.

Abbildung 2: Der Dialog Verbindung hinzufügen mit ausgewähltem Typ Enfocus Switch

2.1.2. Automatisch verbinden

Der PDF-Editor überwacht die aktive Verbindung zum Switch-Flow kontinuierlich im Hintergrund. Sollte die Verbindung – beispielsweise durch Netzwerkunterbrechungen, Server-Neustarts oder Zeitüberschreitungen – unerwartet unterbrochen werden, stellt der PDF-Editor die Verbindung zum Switch-Workflow automatisch wieder her.

Durch diese automatische Wiederverbindung bleibt die Verbindung zum Switch-Flow stabil. Mögliche Unterbrechungen im Produktionsprozess werden dadurch auf ein Minimum reduziert, sodass ein unterbrechungsfreies Arbeiten bestmöglich unterstützt wird.

2.1.3. Liste der Dateien von Kontrollpunkten

Nachdem eine Verbindung zu einem Switch-Flow aufgebaut wurde, werden alle Dateien aller Kontrollpunkte in der Liste darunter angezeigt. In unserem Beispielflow stehen verschiedene Kontrollpunkte [14] zur Verfügung, über die Dateien innerhalb des Switch-Flows gezielt gesteuert und verarbeitet werden können:

  • Alle Kontrollpunkte – Zeigt alle Dateien aller im Switch-Flow verfügbaren Kontrollpunkte an. Durch die Auswahl eines einzelnen Kontrollpunkts werden natürlich lediglich die Dateien des gewählten Kontrollpunkts angezeigt.
  • PDF Editor Checkpoint 1 – Dieser Standard-Kontrollpunkt wird für die Bearbeitung und Prüfung von Dateien im PDF-Editor verwendet. Dateien können daraus geöffnet, überprüft und bearbeitet werden. Änderungen werden nach der Bearbeitung automatisch in den Kontrollpunkt gespeichert und dabei überschrieben.
  • PDF Editor Checkpoint 2 (multi output, view only) – Dieser Kontrollpunkt wurde in Switch speziell zur Versionsprüfung oder für einen Freigabeprozess ohne Bearbeitungsrechte angelegt.
    • Dateien können hier ausschließlich geöffnet und im PDF-Editor angezeigt werden – die Bearbeitung ist im PDF-Editor jedoch nicht gesperrt!
    • Bearbeitete Dateien können nicht zurückgespeichert werden.
    • Die Datei kann dann in der Liste an eine Ausgabeverbindung – z.B. freigeben oder ablehnen – übergeben werden.
  • read only checkpoint – Dieser Kontrollpunkt wurde in Switch speziell als Lese-Kontrollpunkt, bei dem Dateien ausschließlich eingesehen, jedoch nicht bearbeitet werden können, eingerichtet. Dies ist ideal für Prüf- und Freigabeschritte innerhalb des Switch-Flows.

Zur Anzeige der Dateien in anderen Switch-Flows, wählen Sie den gewünschten Flow in der Liste der Verbindungen [13] aus.

Abbildung 3: Der Reiter Verbinden mit den im PPD Switch-Flow verfügbaren Kontrollpunkten

2.2. Switch-Flow – Aktionen

Für ausgewählte Einträge in der Dateiliste eines Kontrollpunkts stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Sie können diese Aktionen entweder über die Fußzeile im Reiter Verbinden oder über einen Rechtsklick im Kontextmenü aufrufen. Die folgenden Aktionen sind verfügbar:

2.2.1. Druckdatei aus Kontrollpunkt auschecken

Mit der Aktion Ausgewählte Datei auschecken [19] kann eine in einem Kontrollpunkt ausgewählte Datei direkt im PDF-Editor geöffnet werden. Dabei wird die Datei aus dem Switch-Workflow ausgecheckt und für die Bearbeitung im PDF-Editor bereitgestellt.

Das Öffnen der Druckdatei kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Über das Symbol Ausgewählte Datei auschecken [19] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [20].
  • Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Dateieintrag in der Liste.

Um eine Datei aus dem Switch-Flow auszuchecken, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie in den Reiter Verbinden [20].
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [15] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [21]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Workflow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Filtern Sie die Liste, um die gewünschte Datei auszuwählen. Zum Reduzieren der Einträge in der Liste stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
    • Auswahl eines Kontrollpunkts [16]
    • Eingabe eines Suchbegriffs [17] – Welche Informationen bei der Suche einbezogen werden sollen, kann im Menü Weitere Optionen [25] ausgewählt werden.
    • Filtern [22] – Filtern Sie nach ausgecheckten bzw. noch nicht ausgecheckten Dateien.
    • Liste Aktualisieren [23] – Aktualisieren Sie den Inhalt der Liste, um den aktuellsten Informationsstand anzuzeigen.
    • Sortieren nach [24] – Die Dateien können nach unterschiedlichen Kriterien – wie Dateigröße, Erstellt, Zuletzt geändert, Jobname, Seitenanzahl, Benutzername, Kontrollpunktname, Stadium, Flowstufe, Gesperrt, Gesperrt von – sortiert werden.
  4. Wählen Sie dann die gewünschte Datei in der Liste aus. Der ausgewählte Eintrag [18] wird in der Liste hervorgehoben.
  5. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Ausgewählte Datei auschecken [19] – oder führen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag aus.

Abbildung 4: Der Reiter Verbinden mit ausgewählter Datei zur Ausführung der Aktion Aktuelle Datei auschecken

  1. Die Datei wird nun aus dem Switch-Flow ausgecheckt und direkt im PDF-Editor geöffnet. Sie steht damit zur Bearbeitung bereit.
  2. Über den Menüeintrag Fenster > Prüfergebnisse anzeigen oder mit dem Tastenkürzel Strg + Shift + P können Sie die zugehörigen Prüfergebnisse einsehen.
  3. Nach Abschluss der Bearbeitung können Sie die Datei in der geänderten Version wieder in den Kontrollpunkt zurückgeben. Ob und wie dabei vorzugehen ist, hängt von der Konfiguration des Kontrollpunkts in Switch ab.

Prüfergebnisse in PDF-Editor anzeigen

Beachten Sie, dass dazu die Datei in Enfocus Switch mit callas pdfToolbox geprüft wurde und der Report entsprechend der dafür vorgesehenen XSLT-Transformation – diese sollte in pdfToolBox ab Version 17 auswählbar sein – für den PDF-Editor vorbereitet wurde.

2.2.2. Druckdatei einchecken

Ab Version 1.14 des PDF-Editors steht die Aktion Aktuelle Datei einchecken [31] zur Verfügung. Mit dieser Aktion kann eine im PDF-Editor zuvor aus einem Kontrollpunkt ausgecheckte Datei nach der Bearbeitung wiederum dem Switch-Flow übergeben werden.

Wenn Sie eine im PDF-Editor zuvor ausgecheckte Datei wiederum einchecken möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [27].
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [28] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [29]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Wählen Sie dann den gewünschten Kontrollpunkt [30] aus.
  4. Öffnen Sie die gewünscht Datei, welche Sie bearbeiten möchten, durch einen einfachen Doppelklick.
  5. Führen Sie die gewünschten Änderungen an der PDF-Datei durch.
  6. Nach Abschluss der Bearbeitung klicken Sie auf Aktuelle Datei einchecken [31].
  7. Es öffnet sich ein Dialogfenster zur Bestätigung des Eincheckvorgangs [26]. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Abbildung 5: Der Reiter Verbinden mit aktiv hergestellter Verbindung zum Server PPD Switch

  1. Die Datei wird im Normalfall in den Kontrollpunkt zurückgespeichert. Sollten Sie jedoch die Datei aus einem Kontrollpunkt mit mehreren Ausgangsverbindungen ausgeckeckt haben, erscheint der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen.
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Ausgangsverbindung [32] aus und klicken Sie auf OK, um den Eincheckvorgang abzuschließen.
  3. Müssen zuvor noch Metadaten geändert werden, klicken Sie auf Metadaten [33], um die Informationen für die aktuell geöffnete Datei zu bearbeiten.

Abbildung 6: Der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen

  1. Im Dialog Metadaten für »Dateinamen« können alle weiß hinterlegten Felder bearbeitet werden. Pflichtfelder – z.B. Name of Job* [35] – sind mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden. In einem Pulldown-Menü [36] können Sie optional zwischen den Einträgen wählen.
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Sie gelangen anschließend zurück zum Dialog Übergabepunkt auswählen (Abbildung 6).
  3. Wählen Sie abschließend den gewünschten Übergabepunkt aus und bestätigen Sie erneut mit OK [34].

Abbildung 7: Der Dialog Metadaten für »Dateinamen« für das aktuell im PDF-Editor angezeigte Dokument, welches in den Switch-Flow eingescheckt werden soll

  1. Die Datei wird nun in den ausgewählten Switch-Flow eingecheckt und entsprechend der in Switch hinterlegten Logik für die Weiterverarbeitung weitergereicht.

2.2.3. An ausgehende Verbindung weiterleiten

Mit der Aktion Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten [37] können Sie eine Datei direkt an eine vom Switch-Server für den jeweiligen Kontrollpunkt definierte Ausgabeverbindung übergeben – ohne dass die Datei zuvor im PDF-Editor geöffnet werden muss.

Der PDF-Editor ruft dabei automatisch die am Kontrollpunkt konfigurierten Ausgabeverbindungen über die Switch-API ab und stellt diese zur Auswahl bereit. Nach Auswahl der gewünschten Verbindung wird die Datei serverseitig an die entsprechende Zielverbindung übergeben. Da die Weiterleitung ohne lokales Öffnen oder erneutes Speichern erfolgt, bleibt die Datei unverändert und wird innerhalb des Switch-Flows direkt an den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben.

Die Weiterleitung kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Über das Symbol Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten [37] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [38].
  • Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Weiterleiten... wählen.

Wenn Sie eine ausgewählte Datei an eine ausgehende Verbindung weiterleiten möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [38].
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [34] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [39]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Wählen Sie dann den gewünschten Kontrollpunkt [35] aus.
  4. Markieren Sie in der Dateiliste die Datei, die weitergeleitet werden soll. Der ausgewählte Eintrag [36] wird in der Liste hervorgehoben.
  5. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten [37]. Alternativ können Sie die entsprechende Aktion Weiterleiten… über das Kontextmenü per Rechtsklick auf den Dateieintrag auswählen.

Abbildung 8: Der Reiter Verbinden mit der Option Ausgewählte Datei an ausgehende Verbindung weiterleiten

  1. In beiden Fällen öffnet sich der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen. Wenn mehrere ausgehende Verbindungen verfügbar sind, wählen Sie im angezeigten Dialog die gewünschte Zielverbindung [40] im Auswahlmenü aus.
  2. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die Datei wird anschließend an die gewählte ausgehende Verbindung übergeben und im Switch-Flow entsprechend weiterverarbeitet.

Abbildung 9: Der Dialog Ausgehende Verbindung auswählen

2.2.4. Metadaten anzeigen

Ab Version 1.14 können Sie im PDF-Editor für die ausgewählte Datei Metadaten, welche von einem Kontrollpunkt im Switch-Flow bereitgestellt werden, direkt anzeigen. So haben Sie direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen, ohne den aktuellen Verarbeitungsschritt verlassen zu müssen.

Welche Metadaten angezeigt werden und welche Abhängigkeiten dabei gelten, wird in der Konfiguration des jeweiligen Kontrollpunkts im Switch-Flow definiert. Nur die für den aktuellen Prozessschritt relevanten Felder werden an den PDF-Editor übergeben. Beim Öffnen einer Datei aus dem Switch-Flow werden die vom Kontrollpunkt freigegebenen Metadaten automatisch an den PDF-Editor übertragen und dort strukturiert angezeigt.

Um die Metadaten einer Datei anzusehen – ohne einer weiteren Bearbeitung –, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Über das Symbol Metadaten ansehen [44] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [45].
  • Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Metadaten ansehen... wählen.

Um Metadaten einer Datei anzusehen, gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [45].
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [41] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [46]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Wählen Sie den gewünschten Kontrollpunkt [42] aus.
  4. Markieren Sie in der Dateiliste die Datei, deren Metadaten Sie ansehen möchten. Ob Metadaten für die Datei verfügbar sind, erkennen Sie sofort über das angezeigte Metadaten-Symbol [47]. Der ausgewählte Eintrag wird in der Liste [43] hervorgehoben.
  5. Öffnen Sie den Dialog Metadaten für »Dateiname« durch Klick auf Metadaten anzeigen… [44]. Sie können aber auch den Befehl über das Kontextmenü per Rechtsklick auswählen.

Abbildung 10: Der Reiter Verbinden mit der Option Metadaten anzeigen

  1. In beiden Fällen öffnet sich ein Dialogfenster mit den vom Kontrollpunkt freigegebenen Metadatenfeldern. Änderungen können darin nicht vorgenommen werden.
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK, um den Dialog zu schließen.

Abbildung 11: Der Dialog Metadaten für »Dateiname« zur Anzeige der Metadaten

2.2.5. Datei sperren

Ab Version 1.14 können Dateien direkt im Reiter Verbinden [51] des PDF-Editors gesperrt oder wieder entsperrt werden. Mit der Aktion Ausgewählte Datei sperren [54] können Sie eine Datei im Kontrollpunkt des Switch-Flows vorübergehend sperren. Während die Datei gesperrt ist, können nur Sie Änderungen an der Datei vornehmen. Andere Benutzer können die Datei weiterhin öffnen, haben lediglich einen Lesezugriff (Read-Only) und können die Datei nicht bearbeiten. Änderungen an der Datei durch andere Benutzer sind solange nicht möglich, bis die Sperre aufgehoben wird. Das Aufheben der Sperre kann ausschließlich vom Benutzer erfolgen, der die Datei gesperrt hat.

Das Sperren von Dateien kann folgendermaßen erfolgen:

  • Über das Ausgewählte Datei sperren [54] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [51].
  • Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Datei sperren wählen.

Um eine Datei zu sperren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [51].
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [48] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [52]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Wählen Sie den gewünschten Kontrollpunkt [49] aus.
  4. Markieren Sie die Datei, die gesperrt werden soll, durch einen einfachen Mausklick in der Liste.
  5. Aktivieren Sie die Sperre durch Klick auf das Ausgewählte Datei sperren [54] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [51] oder über das Kontextmenü und wählen Sie dort die Option Datei sperren.
  6. Nach Aktivierung der Sperre wird sofort ein Schlosssymbol [50] rechts neben dem Vorschaubild der Datei angezeigt.
  7. Die Datei kann nun nur noch von Ihnen bearbeitet werden. Andere Benutzer sehen die Datei weiterhin, haben jedoch ausschließlich Read-Only-Zugriff, bis die Sperre aufgehoben wird.

Durch das Sperren wird verhindert, dass mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen an derselben Datei vornehmen, wodurch parallele Bearbeitungen zuverlässig vermieden werden.

Abbildung 12: Der Reiter Verbinden mit den Möglichkeiten zum Sperren und Entsperren von Dateien

Anzeige gesperrter Dateien und Warnmeldungen beim Speichern

Im PDF-Editor wird der aktuelle Sperrstatus erst sichtbar, nachdem Sie die Schaltfläche Ansicht aktualisieren ausgeführt haben. Wird die Aktualisierung nicht durchgeführt, kann die Datei zwar geöffnet und geprüft werden; beim Speichern erscheint jedoch eine entsprechende Warnmeldung, die darauf hinweist, dass die Datei gesperrt ist.

2.2.6. Datei entsperren

Eine im Switch-Flow gesperrte Datei kann bei Bedarf wieder freigegeben werden. Die Aktion Ausgewählte Datei entsperren [53] (Abbildung 12) steht Ihnen auf zwei Wegen zur Verfügung:

  • Über das Ausgewählte Datei sperren [54] in der Fußleiste des Reiters Verbinden [52] (beide Abbildung 12).
  • Über das Kontextmenü, indem Sie die gewünschte Datei in der Liste auswählen und anschließend mit einem Rechtsklick die Option Datei entsperren wählen.

Wenn Sie eine Datei entsperren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und wechseln Sie zum Reiter Verbinden [52] (Abbildung 12).
  2. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [48] (Abbildung 11) aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [52] (Abbildung 12). Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  3. Wählen Sie den gewünschten Kontrollpunkt [49] (Abbildung 11) aus.
  4. Markieren Sie die Datei, die entsperrt werden soll, durch einen einfachen Mausklick in der Liste.
  5. Aktivieren Sie die Sperre durch Klick auf das Ausgewählte Datei entsperren [53] (Abbildung 11) in der Fußleiste des Reiters Verbinden [51] (Abbildung 11) oder über das Kontextmenü und wählen Sie dort die Option Datei entsperren.
  6. Nach dem Entsperren wird das Schlosssymbol entfernt.
  7. Die Datei ist nun wieder für die Bearbeitung durch andere Benutzer im Switch-Workflow verfügbar.

Dateien entsperren im Kontrollpunkt des Switch-Flows

Entsperren Sie eine Datei erst dann, wenn Ihre Bearbeitung vollständig abgeschlossen ist. Dadurch stellen Sie sicher, dass keine parallelen Änderungen durch andere Benutzer erfolgen, während Sie noch an der Datei arbeiten. Vor dem Entsperren empfiehlt es sich, den Sperrstatus anhand des Schlosssymbols in der Dateiliste zu prüfen. Ein verriegeltes Schloss kennzeichnet eine gesperrte Datei.

In der Regel kann eine Datei nur von dem Benutzer entsperrt werden, der sie zuvor gesperrt hat. Sollte dies beispielsweise aufgrund von Abwesenheit nicht möglich sein, wenden Sie sich an einen Administrator. Nach dem Entsperren steht die Datei allen berechtigten Teilnehmern des Switch-Flows sofort wieder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Beachten Sie, dass das Sperren und Entsperren direkt im Kontrollpunkt des Switch-Flows erfolgt und serverseitig verwaltet wird. Der aktuelle Status ist somit für alle berechtigten Benutzer transparent und nachvollziehbar.

2.3. Switch-Flow – Übergabepunkte

Ab Version 1.14 des PDF-Editors können Sie lokal geöffnete Druckdaten direkt an einen definierten Übergabepunkt eines verbundenen Switch-Flows übergeben.

Übergabepunkte markieren den Wechsel zwischen Systemen oder einzelnen Prozessphasen im Switch-Flow. An diesen Punkten wird ein Flow-Objekt gezielt an den nächsten Verarbeitungsschritt oder eine andere Instanz weitergegeben.

Bevor die Datei übergeben wird, prüft der Übergabepunkt automatisch, ob alle erforderlichen Daten vollständig vorliegen und der aktuelle Arbeitsschritt abgeschlossen ist. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, startet die weitere Verarbeitung im Switch-Flow.

Was sind nun Übergabepunkte (Abschluss- und Übergabestellen) im Switch-Workflow genau?

Übergabepunkte im Switch-Flow markieren den eindeutigen Abschluss eines Flow-Schrittes. Sie unterscheiden sich von Kontrollpunkten dadurch, dass hier ein Dokument oder Prozessobjekt nicht nur geprüft, sondern technisch abgeschlossen und an den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben wird.

Die Übergabe kann beispielsweise erfolgen an:

  • Eine andere Flow-Phase (z.B. Übergabe von »Druckreif« an »Auf Freigabe vom Kunden wartend«),
  • Eine andere Rolle oder Abteilung (z.B. Übergabe an die Qualitätssicherung oder an die Kundenfreigabe),
  • Ein externes System oder Modul (z.B. Übergabe an ein RIP- oder Produktionssystem).

Ein Übergabepunkt stellt sicher, dass:

  • Alle erforderlichen Daten vollständig vorliegen.
  • Im aktuellen Prozessschritt keine weiteren Änderungen möglich sind.
  • Die Weiterverarbeitung eindeutig und reproduzierbar erfolgt.

2.3.1. Druckdatei an Übergabepunkt übertragen

Das Hochladen einer lokal geöffneten Datei an einen Übergabepunkt eines verbundenen Switch-Workflows erfolgt über das Symbol Aktuelle Datei einchecken [16] in der Fußzeile des Reiters Verbinden [2] (Abbildung 1). Die Funktion steht zur Verfügung, sobald eine aktive Verbindung zu einem Switch-Workflow besteht.

Wenn Sie eine lokal geöffnete Datei in den Switch-Workflow hochladen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den PDF-Editor und laden Sie die gewünschte lokale Datei.
  2. Wechseln Sie in den Reiter Verbinden [56].
  3. Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Verbindung [57] aus und klicken Sie auf das Symbol Verbinden [58]. Die Verbindung zum gewünschten Switch-Flow wird nun hergestellt, der grüne Punkt wird angezeigt, und alle Dateien aller Kontrollpunkte werden in der Liste angezeigt.
  4. Die Verbindung zum Switch-Workflow wird nun hergestellt.
  5. Klicken Sie in der Fußleiste auf das Symbol Aktuelle Datei einchecken [59].
  6. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog [55] mit der Meldung und einem Warnzeichen, ob die Datei in den ausgewählten Switch-Flow hochgeladen werden soll. Bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Abbildung 13: Der Reiter Verbinden mit dem Bestätigungsdialog im PDF-Editor nach Klick auf das Symbol Aktuelle Datei einchecken

  1. Anschließend öffnet sich der Dialog Übergabepunkt auswählen. Wählen Sie in diesem Dialog den dafür vorgesehenen Übergabepunkt [60] aus. Bestätigen Sie die Übergabe durch Klick auf OK.
  2. Falls im Switch-Flow vorgesehen, können bzw. müssen Sie Metadaten zur Datei angeben. Zum Eingeben der Metadaten klicken Sie auf Metadaten [61].

Abbildung 14: Der Dialog Übergabepunkt auswählen

  1. Ergänzen bzw. bearbeiten Sie dort die erforderlichen Felder. Pflichtfelder sind entsprechend mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden.
  2. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Datei wird nun in den Switch-Flow hochgeladen. Was danach mit der Datei im Flow passiert, hängt von der Logik ab, die hinter dem Übergabepunkt in Switch definiert ist.

Abbildung 15: Der Dialog Metadaten für »Dateinamen«

2.3.2. Typen von Übergabepunkten

Ab Version 1.14 stellt der PDF-Editor eine strukturierte Auswahl aller im verbundenen Switch-Workflow verfügbaren Übergabepunkte [60] (Abbildung 14) bereit. Im Auswahlmenü werden ausschließlich jene Übergabepunkte angezeigt, die für die Übergabe von Dateien und Metadaten für den Benutzer freigegeben sind.

Folgende Übergabepunkte können angetroffen werden:

  • Übergabe mit Metadaten – Übergabepunkt zur Übergabe von Dateien mit Metadaten an den ausgewählten Switch-Flow. Die Schaltfläche Metadaten [61] (Abbildung 14) ist somit aktiv. Anwendungsfälle könnten sein:
    • Übergabe einer Druckdatei mit den benötigten Informationen, um diese basierend auf diesen Informationen im Flow entsprechend zu verarbeiten.
    • Übergabe einer Druckdatei, um diese an ein anderes System – Freigabeportal, ERP-System u.dgl. – mit entsprechenden Metadaten weiterzureichen.
  • Einfache Übergabe – Übergabepunkt zur einfachen Übergabe von Dateien an den ausgewählten Switch-Flow. Die Schaltfläche Metadaten [61] (Abbildung 14) ist nicht aktiv. Metadaten können in anderer Form – z.B. im Dateinamen – dennoch übergeben werden. Anwendungsfälle könnten sein:
    • Hochladen von Dateien für Kunden oder Projekte
    • Verschieben von Dateien in andere Flows
    • Dateien an eine Preflight-Engine zu übergeben, um danach einen Prüfreport zu erhalten
    • Dateien für getrennte Zuständigkeiten bzw. Abteilungen zu verteilen

Durch die Verwendung unterschiedlicher Übergabepunkte können Dateien gezielt in unterschiedliche Prozesspfade geleitet werden, ohne die bestehende Struktur zu verändern.

Einchecken einer lokalen PDF-Datei über Switch-Übergabepunkte

Zum Einchecken einer Datei in einen Switch-Workflow muss zunächst eine lokal gespeicherte PDF-Datei geöffnet werden. Voraussetzung ist, dass es sich dabei nicht um eine aktuell aus dem Workflow ausgecheckte Datei handelt. Nach dem Verbindungsaufbau zu einer Switch-Instanz kann der Eincheckvorgang über das entsprechende »Einchecken«-Symbol initiiert werden. Daraufhin wird ein Dialog angezeigt, der eine dynamisch erzeugte Liste aller verfügbaren Übergabepunkte enthält.

Die Liste der Übergabepunkte wird über die Switch-REST-API abgerufen. Es werden nur jene Übergabepunkte angezeigt, die in der Serverantwort die definierten technischen Eigenschaften und Voraussetzungen erfüllen. Nicht geeignete oder nicht freigegebene Übergabepunkte werden automatisch gefiltert und nicht dargestellt.

2.4. Switch-Flow – Übergabe von Metadaten

Für bestimmte Übergabe- und Kontrollpunkte im Switch-Flow können bestimmte Metadaten als verpflichtend definiert sein. Eine Übergabe der Datei an den nächsten Flow-Schritt ist nur möglich, wenn diese Metadaten vollständig und korrekt eingegeben wurden. Pflichtfelder sind im Dialog eindeutig durch ein Asterisk (*) gekennzeichnet.

Wenn ein Pflichtfeld nicht vollständig ausgefüllt wird, erscheint automatisch ein Hinweisfenster. Dieses informiert Sie mit einer entsprechenden Warnmeldung darüber, dass erforderliche Angaben fehlen, und fordert Sie auf, die fehlenden Informationen zu ergänzen, bevor Sie den Vorgang fortsetzen können. So wird sichergestellt, dass alle notwendigen Daten für die weitere Verarbeitung im Switch-Flow vollständig vorliegen und fehlerhafte Übergaben vermieden werden.

Abbildung 16: Die Warnmeldung bei nicht vollständig ausgefülltem Pflichtfeld Name of Job* im Dialog Metadaten

Die erforderlichen Metadaten, welche für einen Übergabepunkt bzw. Kontrollpunkt in Switch definiert sind, werden im Dialog Metadaten des PDF-Editors übersichtlich dargestellt.

Abbildung 17: Der Dialog Metadaten der aktuell geöffneten Beispiel-PDF-Datei

Je nach Konfiguration in Switch können folgende Typen angetroffen werden:

  • Texte – Textfelder für Auftragsnamen, Auftragsbezeichnungen, Dateinamen usw. Bei der Eingabe von Texten stehen erweiterte Prüfoptionen zur Verfügung. Diese Werte können auf verschiedene Kriterien hin überprüft werden, darunter:
    • ist gleich – Prüft, ob der eingegebene Text exakt mit dem definierten Vergleichswert übereinstimmt.
    • ist ungleich – Prüft, ob sich der eingegebene Text vom definierten Vergleichswert unterscheidet.
    • einschließlich – Prüft, ob der eingegebene Text den angegebenen Wert oder Textbestandteil enthält.
    • ausschließlich – Prüft, ob der eingegebene Text den angegebenen Wert oder Textbestandteil nicht enthält.
    • stimmt mit RegEx überein – Prüft, ob der eingegebene Text dem definierten regulären Ausdruck (RegEx) entspricht.
    • stimmt mit RegEx nicht überein – Prüft, ob der eingegebene Text nicht dem definierten regulären Ausdruck (RegEx) entspricht.
  • Zahlen – Felder zur Eingabe von Zahlen mit entsprechend zulässigen Nachkommastellen. Bei der Eingabe von numerischen Werten können diese auf definierte Bedingungen überprüft werden. Verfügbare Prüfoptionen sind:
    • ist größer – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert größer ist als der definierte Vergleichswert.
    • ist kleiner – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert kleiner ist als der definierte Vergleichswert.
    • größer gleich – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert größer oder gleich dem definierten Vergleichswert ist.
    • kleiner gleich – Prüft, ob der eingegebene numerische Wert kleiner oder gleich dem definierten Vergleichswert ist.
  • Datum und Uhrzeit – Bei der Eingabe von Datumswerten öffnet sich ein Date-Time-Picker, der eine fehlerfreie Auswahl des Datums ermöglicht. Die Uhrzeit kann manuell eingegeben werden.
  • Auswahllisten – Liste von vordefinierten Werten. Es werden im Menü nur die Einträge angezeigt, die für dieses Feld definiert und im Switch-Flow vorgesehen sind. Dies stellt sicher, dass nur gültige Werte ausgewählt und an nachfolgende Verarbeitungsschritte übergeben werden. Abhängig von der Auswahl können auch weiterführende Informationsfelder zur Eingabe eingeblendet werden.
  • Ein typisches Beispiel könnte die Ausrichtung eines Formats sein:
    • Portrait – Die Datei ist im Hochformat ausgerichtet.
    • Landscape – Die Datei ist im Querformat ausgerichtet.
    • Square – Die Datei hat ein quadratischer Seitenverhältnis.
  • Boolean – Eine Ja/Nein-Auswahl. Der Anwender kann den Wert einfach durch Aktivieren (Ja) oder Deaktivieren (Nein) auswählen. Dies ermöglicht die schnelle und fehlerfreie Erfassung von binären Entscheidungen oder Statusinformationen innerhalb des Switch-Flows. Abhängig von der Auswahl können auch weiterführende Informationsfelder zur Eingabe eingeblendet werden.
  • Passwort – Metadaten vom Typ Passwort werden im PDF-Editor aus Sicherheitsgründen speziell behandelt. Der eingegebene Text wird nicht im Klartext angezeigt, sondern maskiert dargestellt (z.B. durch Sternchen). Dadurch bleibt der tatsächliche Inhalt geschützt, während der Anwender dennoch erkennen kann, dass ein Wert hinterlegt ist.

2.5. Switch-Flow – Anzeigen von Konflikten

Beim Speichern oder Ausführen von Aktionen im Switch-Flow prüft der PDF-Editor automatisch, ob potenzielle Konflikte vorliegen. Etwaige Konflikte werden in einem Dialogfenster mit Fehlermeldungen angezeigt, sodass Sie direkt informiert werden.

Abgefangen werden insbesondere folgende Szenarien:

  • Weiterleiten einer Datei, die aktuell von einem anderen Benutzer gesperrt ist.
  • Speichern von Dateien, die gesperrt sind.
  • Entsperren einer Datei, die von einem anderen Benutzer gesperrt wurde.

Durch diese automatische Prüfung wird sichergestellt, dass parallele Bearbeitungen kontrolliert ablaufen und keine unbeabsichtigten Änderungen an gesperrten Dateien vorgenommen werden können.

Konflikte im Switch-Workflow erkennen und vermeiden

Im Switch-Workflow kann es vorkommen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Der PDF-Editor zeigt solche Konflikte automatisch an, z. B., wenn eine Datei bereits von einem anderen Benutzer gesperrt oder ausgecheckt ist.

Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie vor Änderungen immer den aktuellen Status der Datei überprüfen.

  • Nutzen Sie die Symbole für gesperrt und ausgecheckt in der Listenansicht.
  • Aktualisieren Sie bei Bedarf die Ansicht, um den neuesten Status zu sehen.
  • Planen Sie Änderungen sorgfältig und sperren Sie Dateien rechtzeitig, wenn Sie sie bearbeiten, damit andere Benutzer nicht gleichzeitig Änderungen vornehmen können.

So bleiben Ihre Änderungen sicher, Konflikte werden vermieden, und die Zusammenarbeit mit dem gewählten Switch-Flow läuft kontrolliert, transparent und fehlerfrei ab.

2.6. Switch-Flow – Liste und Informationen im Reiter »Verbinden«

Ab Version 1.14 des PDF-Editors werden im Reiter Verbinden bei einer aktiven Verbindung zu einem Switch-Flow die folgenden Informationen bereitgestellt:

2.6.1. Liste mit Symbolen

Für jeden Eintrag in der Liste im Reiter Verbinden werden zusätzliche Symbole angezeigt, die entsprechende Informationen zur Datei bereitstellen. Die Symbole erscheinen rechts neben dem Vorschaubild und erleichtern die schnelle Übersicht über den Status und die Eigenschaften der Datei.

Die verfügbaren Symbole sind:

  • Objekt hat Metadaten [62] – Zeigt an, dass für diese Datei Metadaten im Switch-Flow hinterlegt sind, die eingesehen oder bearbeitet werden können.
  • Objekt ist ausgecheckt [63] – Zeigt an, dass diese Datei von Ihnen ausgecheckt wurde und aktuell in Bearbeitung ist.
  • Objekt kann nicht geändert werden [64] – Zeigt an, dass die Berechtigung für den Kontrollpunkt auf Nur-Lesen gesetzt wurde. Dateien können geöffnet, jedoch nicht überspeichert werden.
  • Objekt ist gesperrt [65] – Zeigt durch das Schlosssymbol an, dass das Objekt derzeit von einem anderen Benutzer gesperrt ist und daher nicht verändert werden kann.

Abbildung 18: Links: Der Reiter Verbinden mit den einzelnen Symbolen; Rechts: Das Dialogfenster mit der Warnmeldung, dass die Datei im Kontrollpunkt nicht ersetzt werden kann

»Objekt ist ausgescheckt« versus »Objekt ist gesperrt«

  • Objekt ist ausgecheckt – Dieses Symbol ist ausschließlich für den jeweiligen Benutzer sichtbar, der die Datei ausgecheckt hat. Andere Benutzer sehen dieses Symbol nicht. Dadurch kann es vorkommen, dass mehrere Anwender parallel an derselben Datei arbeiten. Erst beim Speichern der Änderungen wird in diesem Fall eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt, sofern zwischenzeitlich Konflikte entstanden sind.
  • Objekt ist gesperrt – Eine gesperrte Datei wird durch ein Schlosssymbol gekennzeichnet. Dieser Status wird für alle Benutzer im System angezeigt. Beachten Sie, dass Sie zur Beurteilung immer zuvor die Liste aktualisieren sollten, da sich zwischenzeitlich etwas geändert haben könnte.

In zukünftigen Versionen ist eine automatische Aktualisierung der Ansicht vorgesehen, um Statusänderungen unmittelbar anzuzeigen und parallele Bearbeitungskonflikte weiter zu reduzieren.

2.6.2. Weiterführende Informationen

Wenn der Mauszeiger über einen Eintrag in der Liste bewegt wird, werden die weiterführenden Informationen in einem Tooltipp eingeblendet. Dies ermöglicht dem Anwender einen schnellen und komfortablen Zugriff auf relevante Details, ohne den Eintrag öffnen zu müssen. Folgende Detailinformationen werden dabei angezeigt:

  • Dateiname – Zeigt den Namen der Datei, wie sie im Switch-Flow gespeichert ist.
  • Seitenanzahl – Zeigt die Gesamtzahl der Seiten, die in der aktuellen PDF-Datei enthalten sind.
  • Dateigröße – Gibt die aktuelle Größe der Datei in Megabyte (MB) an.
  • Kontrollpunkt – Zeigt an, an welchem Kontrollpunkt des Switch-Flows sich die Datei gerade befindet.
  • Stadium – Das Stadium der Datei gibt den aktuellen Bearbeitungsfortschritt innerhalb des Switch-Flows an und zeigt, in welchem Status sich die Datei befindet – z.B. Preflight Error, View only, Check Multioutput.
  • Flowstufe – Die Flowstufe einer Datei beschreibt ihren aktuellen Bearbeitungsstatus innerhalb des verbundenen Switch-Flows. Diese gibt an, in welchem Abschnitt des Switch-Workflows sich die Datei befindet und welche Verarbeitungsschritte bereits abgeschlossen sind – z.B. Preflight, Approval, Check and Delete.
  • Name des Switch-Flows – Bezeichnung des Switch-Flows, wie sie im System konfiguriert ist.
  • Erwartete Benutzerinteraktion – Zeigt Informationen zum Zeitpunkt an, seit wann auf eine Benutzerinteraktion gewartet wird.
  • Gesperrt – Gibt an, ob die Datei aktuell gesperrt ist oder nicht. Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.
  • Ersetzen erlauben – Gibt an, ob die Datei im Switch-Flow ersetzt werden kann oder nicht.Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.
  • Metadaten vorhanden – Gibt an, ob die Datei Metadaten besitzt oder nicht. Der Wert kann entweder auf »true« oder »false« gesetzt sein.

Abbildung 19: Detailinformationen zu einem Switch-Job im Switch-Workflow

2.6.3. Filter- und Suchmöglichkeiten

Der PDF-Editor bietet typische Filter- , Such- und Sortiermöglichkeiten [67] für Dateien innerhalb des Switch-Flows an. Mit Version 1.14 wurde die Funktion erweitert, sodass Sie nun auch gezielt nach gesperrten oder ausgecheckten Dateien filtern können.

Ab dieser Version stehen im PDF-Editor noch folgende Sortieroptionen [66] zur Verfügung:

  • Kontrollpunktname – Listet Dateien ihres aktuellen Kontrollpunkts im Switch-Flow auf- oder absteigend auf.
  • Benutzername – Listet Dateien nach Benutzernamen im Switch-Flow auf- oder absteigend auf.
  • Flowstufe – Listet Dateien nach Flowstufe im Switch-Flow auf- oder absteigend auf.
  • Stadium – Listet Dateien nach Stadium im Switch-Flow auf- oder absteigend auf.

Abbildung 20: Der Reiter Verbinden mit den im Switch-Workflow verfügbaren Filter- und Suchmöglichkeiten

2.7. Objekte auf Ebene legen

Der PDF-Editor bietet ab dieser Version nun die Möglichkeit, Objekte durch einfaches Ziehen auf den Ebenennamen einer Ebene zuzuweisen. Wählen Sie dazu ein oder mehrere Objekte aus und ziehen Sie sie auf den gewünschten Ebenennamen im Einstellungsbereich Ebenen im Reiter Anzeige > Analyse. Der Ebenenname wird farblich hinterlegt, sobald die Zuweisung erfolgen soll.

Ein Objekt kann jeweils nur einer Ebene zugeordnet sein. Wenn Sie ein bereits zugeordnetes Objekt einer neuen Ebene zuweisen, wird die vorherige Ebenenzuweisung automatisch entfernt und durch die neue Zuordnung ersetzt. Mit dieser Funktion können Sie Objekte schnell und übersichtlich innerhalb Ihres Dokuments organisieren.

Anlegen von Ebenen

Beachten Sie, dass alle benötigten Ebenen zuvor im Reiter Bearbeiten > Objekt bearbeiten angelegt werden müssen. Eine verbesserte Funktion zum Anlegen von Ebenen wird in zukünftigen Versionen bereitgestellt.

3. Verbesserungen

Neben den wesentlichen Neuerungen wurden in Version 1.14 auch weitere Verbesserungen umgesetzt.

3.1. Seitenrahmen setzen

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wurde der Dialog Seitenrahmen bearbeiten vollständig überarbeitet, und die Bearbeitung von Seitenrahmen deutlich einfacher gestaltet.

Der Dialog erscheint als schwebendes Fenster, sodass Sie alle wichtigen Aufgaben für die Seitenrahmenbearbeitung direkt erledigen können, ohne den Dialog verlassen zu müssen. Zu den wichtigen Funktionen zählen:

  • Intuitive Eingabe – Seitenrahmen können direkt durch die Eingabe der gewünschten Werte festgelegt werden – exakte Koordinaten müssen nicht selbst berechnet werden.
  • Absolute und relative Definition – Sie können Seitenrahmen entweder in absoluten Werten oder relativ zu anderen Seitenrahmen definieren, je nachdem, welche Arbeitsweise für Sie am praktischsten ist.
  • Auf Seitenbereich anwenden – Änderungen an der aktuellen Seite können für die aktuelle Seite, für alle Seiten oder für einen definierten Seitenbereich übernommen werden.

3.1.1. Modaler Dialog

Ab Version 1.14 wird der Dialog Seitenrahmen setzen als modaler Dialog angezeigt. Modale Dialoge werden verwendet, wenn Aktionen sofort im Hintergrund angezeigt werden sollen, der Benutzer jedoch jederzeit die Möglichkeit hat, den Dialog zu schließen und somit keine Änderungen vorzunehmen. Darüber hinaus können modale Dialog frei verschoben und unter anderem auch neben den Anwendungsrahmen positioniert werden.

Im Dialog Seitenrahmen setzen können Sie den ausgewählten Seitenrahmen hinsichtlich Größe einfach anpassen oder die Werte für den Seitenrahmen von anderen Rahmen [68] übernehmen. Zur Auswahl stehen dabei:

  • Von Endformatrahmen (TrimBox) übernehmen – Übernimmt die Maße des aktuellen Endformats. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den ausgewählte Rahmen – z.B. Beschnittrahmen, Maskenrahmen, Medienrahmen – mit dem Anschnittrahmen angleichen wollen.
  • Von Anschnittrahmen (BleedBox) übernehmen – Übernimmt die Maße des aktuellen Anschnittrahmen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den ausgewählte Rahmen – z.B. Maskenrahmen, Medienrahmen – mit dem Anschnittrahmen angleichen wollen.
  • Von Maskenrahmen (CropBox) übernehmen – Übernimmt die Maße der aktuellen Seitenbegrenzung. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den ausgewählte Rahmen – z.B. Medienrahmen – mit dem Maskenrahmen angleichen wollen.
  • Von Medienrahmen (MediaBox) übernehmen – Übernimmt die Maße der aktuellen Seitengröße des Dokuments. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den ausgewählte Rahmen – z.B: Beschnittrahmen, Maskenrahmen – mit dem Medienrahmen angleichen wollen.
  • Auf umschließendes Rechteck der ausgewählten Rahmen setzen – Setzt den Rahmen automatisch so, dass dieser alle ausgewählten Objekte umschließt. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie den ausgewählte Rahmen – z.B. Endformatrahmen – auf das umschließende Rechteck der ausgewählten Objekte setzen wollen.

Wenn eine Warnmeldung (gelbes Warndreieck) [69] angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Rahmen nicht korrekt verschachtelt sind.

Abbildung 21: Der Dialog Seitenrahmen setzen im PDF-Editor

3.1.2. Medienrahmen auf Ursprung setzen

Bei PDF-Dateien, bei denen der Medienrahmen beim Speichern nicht im Ursprung liegt, wird der Medienrahmen durch das Aufrufen des Dialogs Seitenrahmen setzen automatisch im PDF-Koordinatensystem auf den Ursprung 0/0 gesetzt.

3.1.3. Benutzerführung im Dialog

Ab dieser Version wird der überarbeitete Dialog Seitenrahmen setzen übersichtlich in drei Bereiche – den Übersichtsbereich [70], Einstellungsbereich [71] sowie Anwenden auf [72] – aufgeteilt.

Abbildung 22: Der Dialog Seitenrahmen setzen mit den Bereichen

Übersichtsbereich

Im Übersichtsbereich des Dialogs Seitenrahmen setzen erhalten Sie einen schnellen Gesamtüberblick über alle im Dokument vorhandenen Seitenrahmen, einschließlich ihrer aktuell eingestellten Größe und Position. Hier können Sie direkt erkennen, wie die einzelnen Rahmen zueinander positioniert sind und ob sie korrekt verschachtelt wurden.

Folgende Informationen und Funktionen stehen hier zur Verfügung:

  • Seitenrahmen [76] – Auflistung aller möglichen Seitenrahmen in aufsteigender Reihenfolge, wie dies für eine korrekte Verschachtelung der Seitenrahmen erwartet wird. Welche Größe der jeweilige Seitenrahmen aktuell besitzt, wird in der Spalte Dimensionen [78] angezeigt. In der Spalte Positionen [79] werden der Startpunkt des Seitenrahmens durch die Angabe von einem X- und Y-Wert, die gewählte relative oder absolute Positionierung sowie die Art der Positionsangabe – über direkte Eingabe von Breite und Höhe oder relativ durch Versatz – dargestellt. Der gewählte Bezugspunkt [80] wird durch das 9er-Grid angezeigt.
  • Seitenrahmen auswählen [73] – Damit Änderungen für den Seitenrahmen vorgenommen werden können, muss dieser zuvor ausgewählt werden. Der ausgewählte Seitenrahmen wird optisch hervorgehoben. Wenn Sie die Dimension des ausgewählten Seitenrahmens von einem anderen Seitenrahmen ableiten möchten, können Sie dies über das Auswahlmenü mit den drei Punkten [77] durchführen.
  • Seitenrahmen löschen/setzen – Ob ein Seitenrahmen in der PDF-Datei vorhanden ist, wird durch das »√«-Symbol angezeigt. Wenn Sie einen Seitenrahmen setzen oder löschen möchten, klicken Sie einfach auf die farbige Checkbox [74].
  • Fehler bei der Positionierung eines Seitenrahmens [75] – Das Warndreieck signalisiert, dass dieser Seitenrahmen sich außerhalb der korrekten Verschachtelung befindet. Die Lösung des Problems erfolgt durch Eingabe korrekter Positionen für den gewählten Seitenrahmen.

Abbildung 23: Der Übersichtsbereich des Dialogs Seitenrahmen setzen

Einstellungsbereich

Im Einstellungsbereich können Sie gezielt die Größe und Position des aktuell ausgewählten Seitenrahmens bearbeiten. Hier stehen Ihnen alle relevanten Eingabefelder und Optionen zur Verfügung, um Größe, Position und Bezugswerte präzise festzulegen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

  • Positionierung »Relativ zu« mit Modus »Position und Größe« – Legen Sie damit die Größe und Position des gewählten Seitenrahmens – in unserem Fall der Endformatrahmen – relativ zum gewählten Referenz-Seitenrahmen fest.
    • Relativ zu [82] – Die Position des Rahmens wird im Verhältnis zu einem ausgewählten Referenzrahmen [81] festgelegt.
    • Position und Größe [87] – Ist im Modus Positionierung Position und Größe gewählt, so wird die Startposition [83] [84] bezogen auf den gesetzten Bezugspunkt [88] angegeben. Die Größe des Seitenrahmens wird durch die Breite [85] und Höhe [86] bestimmt. Sollten die Proportionen der Größe beibehalten werden, so klicken Sie auf das Schloss [89].

Abbildung 24: Der Einstellungsbereich mit gewählter Option Relativ zu und Position und Größe des Dialogs Seitenrahmen setzen

  • Positionierung »Relativ zu« mit Modus »Versatz« – Legen Sie damit den Versatz des gewählten Seitenrahmens – in unserem Fall der Anschnittrahmen – relativ zum gewählten Referenz-Seitenrahmen fest.
    • Relativ zu [91] – Die Position des Rahmens wird im Verhältnis zu einem ausgewählten Referenzrahmen [90] festgelegt.
    • Versatz [96] – Ist im Modus Positionierung Versatz gewählt, so wird der Versatz des gewählten Rahmens zum Referenzrahmen für alle Ränder – Links [92] Oben [93] Rechts [94] Unten [95] – angegeben. Soll der Versatz überall gleich sein, so klicken Sie auf das Schloss [97].

Abbildung 25: Der Einstellungsbereich mit gewählter Option Relativ zu und Versatz des Dialogs Seitenrahmen setzen

  • Positionierung »Absolut« – Positionieren Sie damit den gewählten Seitenrahmen – in unserem Fall der Maskenrahmen – absolut im PDF-Koordinatensystem.
    • Absolut [98] – Die Position des Rahmens wird absolut im Koordinatensystem angegeben.
    • Startpunkt – Der Ursprung des Startpunktes ist links oben. Die Startposition wird über X-Versatz [99] sowie Y-Versatz [100] angegeben.
    • Dimensionen – Die Größe des Seitenrahmens wird über die Breite [101] und die Höhe [102] angegeben. Soll die Breite und Höhe proportional vergrößert werden, so klicken Sie auf das Schloss [103].

Abbildung 26: Der Einstellungsbereich mit gewählter Option Absolut des Dialogs Seitenrahmen setzen

Anwenden auf

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wird im Dialog Seitenrahmen setzen die Möglichkeit bereitgestellt, definierte Koordinaten der Seitenrahmen gezielt auf bestimmte Seitenbereiche anzuwenden.

Sie entscheiden dabei selbst, auf welchen Seitenbereich [104] die Aktion des Dokuments angewendet werden soll:

  • Aktuelle Seite – Anwenden der Änderungen auf die aktuell angezeigte Seite.
  • Alle Seiten – Anwenden der Änderungen auf alle Seite des Dokumentes.
  • Seitenbereich – Anwenden der Änderungen auf den eingegebenen Seitenbereich des Dokuments. Zusätzlich können Sie hier noch auswählen, ob die Änderungen nur auf ungerade oder auf gerade Seiten angewendet werden sollen.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Seitenrahmen schnell und einheitlich auf mehrere Seiten zu übertragen. Besonders bei mehrseitigen Dokumenten sparen Sie dadurch Zeit und vermeiden wiederholte manuelle Anpassungen.

Abbildung 27: Der Dialog Seitenrahmen setzen mit auswählbarem Seitenbereich

3.2. Reiter »Verbinden«

Die Änderungen im Reiter Verbinden, die durch die Einbindung mit Switch umgesetzt wurden, mussten natürlich auch im Umfeld des Aufbaus einer Verbindung zu den Workflow-Produkten umgesetzt werden. Folgende Funktionen wurden implementiert:

  • Liste der Server [105] – Es besteht nun die Möglichkeit, für eine Verbindung zu einem Server einen individuellen Namen zu vergeben und diesen zusammen mit den Zugangsdaten als Verbindungssatz zu speichern. Wird lediglich eine Verbindung ohne Namenszuweisung aufgebaut, zeigt der PDF-Editor weiterhin nur die IP-Adresse an.
  • Verbindung herstellen / Verbindung trennen [106] – Es besteht die Möglichkeit, zum ausgewählten Server eine Verbindung aufzubauen – der Punkt vor dem Servernamen wird grün – sowie eine bestehende Verbindung zu einem Server zu trennen – der Punkt vor dem Servernamen ist grau.
  • Verbindung hinzufügen [107] – Hinzufügen einer neuen Verbindung zu einem Workflow- oder Switch-Server. Die Beschreibung dazu befindet sich im Abschnitt Verbindung erstmalig aufbauen.
  • Verbindung bearbeiten [109] – Ist eine Verbindung inaktiv, so können Änderungen in der Konfiguration vorgenommen werden.
  • Verbindung löschen [108] – Ist eine Verbindung inaktiv, so kann die ausgewählte Verbindung gelöscht werden.
  • Suchkriterien [110] – Die Auswahlliste für Datenfelder, welche zur Suche herangezogen werden, wurde rechts neben dem Eingabefeld verschoben.

Abbildung 28: Der Reiter Verbinden mit Anzeige des aktuellen verbundenen Servernamens sowie des aktuellen Verbindungsstatus

3.3. Prüfergebnisse anzeigen

Dateien, die sich im Workflow im Status Datenprüfung befinden, haben die Prüfung beim Hochladen in den Workflow nicht erfolgreich bestanden. Diese Dateien müssen in der Regel von Mitarbeitern der Druckvorstufe genauer angesehen und meistens bearbeitet werden. Die dazu notwendigen Prüfergebnisse – Fehler, Warnungen und Info – werden im Workflow angezeigt und helfen den Druckvorstufenmitarbeitern die entsprechenden Korrekturen im Workflow anzuwenden. In einigen Fällen steht keine entsprechende Korrektur im Workflow zur Verfügung, womit die Analyse und Bearbeitung im PDF-Editor vorgenommen werden muss. Bereits seit Version 1.13 des PDF-Editors werden dieselben Prüfergebnisse aus dem Workflow auch im PDF-Editor angezeigt.

Mit Version 1.14 stehen im PDF-Editor zwei Änderungen zur Verfügung:

  • Anzeige von Prüfergebnissen – Prüfergebnisse sind nun auch für Switch-Flows verfügbar, wenn die Prüfung mit der callas pdfToolbox im Switch-Flow erfolgt ist.
  • Bedienerführung – Der Dialog wurde hinsichtlich der Bedienerführung verbessert:
    • Die Prüfergebnisse – Fehler, Warnungen und Info – sowie die Option Gelöste anzeigen werden als Schaltflächen [111] angeboten, womit dem Anwender klar ist, dass die Schaltflächen zuerst aktiviert bzw. deaktiviert werden müssen, um den gewünschten Schritt abzubilden. Der Tooltipp »Klicken Sie hier um Einträge aus- oder einzublenden« führt den Benutzer dahin.
    • Sie können nun Einträge auch nach Gelöste anzeigen [114] filtern.
    • Durch Klick auf den jeweiligen Eintrag [113] in der Liste wird der betroffene Bereich [112] auf der aktuell angezeigten Seite hervorgehoben.
    • Durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag [113] in der Liste wird auf den jeweiligen betroffenen Bereich eingezoomt.
    • Durch einen Klick auf den Radiobutton [115], welcher sich rechts neben dem Eintrag befindet, wird der Eintrag mit einem grünen Häkchen versehen und in »Gelöste anzeigen« verschoben – kann dort aber jederzeit durch einen Klick auf die Schaltfläche »Gelöste anzeigen« wieder eingesehen werden.

Abbildung 29: Der Dialog Prüfergebnisse anzeigen für eine ausgewählte Beispiel-PDF-Datei

Prüfergebnisse im PDF-Editor

Die Prüfergebnisse zeigen Ihnen auf einen Blick, ob Ihre PDF-Datei den definierten Produktions- oder Qualitätsstandards entspricht. So können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen – beispielsweise fehlende Schriften, Farbabweichungen oder nicht korrekt angelegte Beschnittzugaben.

Nutzen Sie zusätzlich die Such- und Filterfunktionen, um gezielt nach fehlerhaften Objekten zu suchen. Dadurch lassen sich betroffene Stellen schnell identifizieren und direkt korrigieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente den Produktionsanforderungen entsprechen, bevor sie in die Weiterverarbeitung oder in den Druck gehen.

3.3.1. Öffnen des Dialoges

Neben der Möglichkeit, die Prüfergebnisse über den Menüpunkt Fenster > Prüfergebnisse anzeigen aufzurufen, steht Ihnen mit Version 1.14 ein zusätzliches Tastenkürzel zur Verfügung. Den Dialog Prüfergebnisse anzeigen können Sie nun bequem über das Tastenkürzel STRG + SHIFT + P (Windows) und cmd + Shift + P (macOS) öffnen und auch wieder schließen.

3.4. Dark Modus

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wurden im Dark Modus folgende Verbesserungen umgesetzt:

  • Bessere Abgrenzung von schwarzen »Bubbles« zum Hintergrund – Optische Anpassung durch weiße Häkchen im Kreis. Zusätzlich erhalten die Kreise einen weißen Rahmen, sodass sie sich klar vom dunklen Hintergrund abheben.
  • Auswahl- und Direktauswahlwerkzeug – Die Werkzeuge werden nun korrekt im Dark Modus angezeigt.

Wie Sie den Dark Modus unter Windows – für Windows 11-Systeme bereits standardmäßig ausgeliefert – aktivieren können, wird im Kapitel Dark Modus für Windows beschrieben.

3.5. Dialog »Über PDF-Editor«

Ab Version 1.14 werden im Dialog »Über PDF-Editor« weiterführende Informationen bereitgestellt. Folgende Informationen werden darin angezeigt:

  • Versionsnummer – Zeigt die aktuell installierte Version des PDF-Editors an und dient zur eindeutigen Identifikation des Softwarestands.
  • Entwicklungsfirma – Gibt das Unternehmen an, das für die Entwicklung und Wartung des PDF-Editors verantwortlich ist.
  • Mitwirkende – Listet die an der Entwicklung des Produkts beteiligten Personen auf.
  • Möglichkeit, zu den Log-Dateien zu springen [116] – Bietet die Möglichkeit, direkt zu den Log-Dateien zu wechseln, um technische Informationen herauszukopieren und diese für den Supportfall mitzugeben.
  • Lizenzinformationen [117] – Im separaten Dialog wird die Produktversion, der Lizenztyp, das Ablaufdatum, der Status der Lizenz, die Lizenz ID sowie der Lizenzgeber angezeigt. Zudem kann dort auch die WCLID-Datei [118] hochgeladen werden.

Abbildung 30: Links: Der Dialog Über PDF-Editor; Rechts: Der Dialog Lizenzinformation mit den aktuellen Informationen

WCLID-Datei versus Lizenz-Datei

Achtung: Im Dialog Lizenzinformation kann nur eine WCLID-Datei hochgeladen werden – keine Lizenz-Datei!

  • Die WCLID-Datei (Workstation Client License ID) enthält die eindeutige Kennung Ihrer Workstation oder Ihrer Benutzer-ID, die für die Aktivierung und Verwaltung der Lizenz im System erforderlich ist.
  • Eine Lizenz-Datei hingegen enthält die eigentlichen Lizenzinformationen, kann hier jedoch nicht direkt hochgeladen werden.

Bitte verwenden Sie daher ausschließlich die bereitgestellte WCLID-Datei, um die Lizenzinformationen korrekt zu verarbeiten und die Lizenz ordnungsgemäß zu aktivieren.

3.6. Vergleichsmodus beim Visualisieren

Ab Version 1.14 des PDF-Editors können Sie im Reiter Anzeige > Visualisieren [120] die Seitenrahmen ein- bzw. ausblenden [119], wenn Sie zwei Versionen eines Dokuments vergleichen [121].

In manchen Fällen können eingeblendete Seitenrahmen bestimmte Probleme überdecken. Beispielsweise kann eine Dieline, die auf Überdrucken gesetzt ist und dadurch einen sehr hohen Farbauftrag (TAC) aufweist, durch die Darstellung der Seitenrahmen im Überdruck-Vorschaumodus weniger gut sichtbar sein.

In solchen Situationen können Sie die Seitenrahmen grundsätzlich ausblenden, um alle Objekte des Dokuments klar zu erkennen und den Vergleich uneingeschränkt durchzuführen.

Abbildung 31: Der Reiter Anzeige > Visualisieren mit der Option die Seitenrahmen ein- bzw. auszublenden

3.7. Sofort Anwenden

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wurde im Reiter Bearbeiten > Objekt bearbeiten die Option Sofort anwenden in der Normalansicht entfernt. Rückmeldungen aus der Praxis haben gezeigt, dass das Deaktivieren dieser Funktion für den Anwender häufig zu Verwirrung geführt hat und im normalen Arbeitsablauf keinen Mehrwert bietet. Um die Bedienung zu vereinfachen und den Bearbeitungsprozess konsistenter zu gestalten, werden Änderungen nun standardmäßig direkt angewendet. Dadurch entfällt der zusätzliche Bestätigungsschritt, und Anpassungen werden unmittelbar im Dokument sichtbar. Die Option steht jedoch weiterhin im Debug-Modus zur Verfügung, der über die Einstellungen des PDF-Editors aktiviert werden kann.

Debug-Modus im PDF-Editor aktivieren

Um den Debug-Modus im PDF-Editor aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Halten Sie die Shift-Taste gedrückt und öffnen Sie die Einstellungen des PDF-Editors.
  • Im Einstellungsfenster finden Sie die Option Debug-Benutzeroberfläche anzeigen. Setzen Sie das Häkchen, um den Debug-Modus zu aktivieren.
  • Zum Deaktivieren entfernen Sie einfach das Häkchen bei Debug-Benutzeroberfläche anzeigen.

Der Debug-Modus zeigt zusätzliche Informationen und Funktionen, die vor allem für Analysen, Tests oder erweiterte Fehlerdiagnosen nützlich sind.

3.8. Anzahl der ausgewählten Objekte anzeigen

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wurde die Möglichkeit geschaffen, die Anzahl der aktuell ausgewählten Objekte [122] für die ausgewählte Seite in der Benutzeroberfläche anzuzeigen. Insbesondere bei Dokumenten mit vielen Objekten – beispielsweise Vektorgrafiken, Textobjekten oder technischen Zeichnungen – kann schnell überprüft werden, wie viele Objekte tatsächlich ausgewählt wurden. Dadurch lassen sich Auswahlvorgänge besser nachvollziehen und mögliche Abweichungen zwischen erwarteter und tatsächlicher Objektselektion leichter erkennen.

Die Anzeige ist standardmäßig nur im Debug-Modus in der Fußzeile des PDF-Editors sichtbar, sofern der Debug-Modus aktiviert ist.

Abbildung 32: Der PDF-Editor mit Anzeige der Anzahl von ausgewählten Objekten in der Fußzeile

3.9. Anzeige der Fehlermeldung vom Lizenzserver

Mit Version 1.14 des PDF-Editors wurde der Dialog zur Anzeige von Fehlermeldungen, die im Rahmen der Lizenzierung vom Lizenzserver zurückgemeldet werden, überarbeitet. Die Fehlermeldungen werden nun in einer klarer strukturierten und verständlicheren Form angezeigt, sodass Lizenzprobleme schneller identifiziert und behoben werden können.

3.10. Neue Sprachversion »Niederländisch«

Mit der aktuellen Version des PDF-Editors steht die Benutzeroberfläche nun auch auf »Niederländisch« zur Verfügung. Anwender, die bevorzugt auf Niederländisch arbeiten, können den PDF-Editor so in ihrer gewohnten Sprache nutzen.

Die Sprache kann ab sofort im Menü PDF-Editor > Einstellungen unter der Option Sprache [123] ausgewählt werden.

Abbildung 33: Der Dialog Einstellungen mit ausgewählter Sprache Dutch

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Release Notes – PDF-Editor

Release Notes 1.x-Versionen 14

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