Über die Filter-und Suchleiste kann die Liste der Freigabeprojekte gefiltert, durchsucht und sortiert werden. Für Anwender stehen darin folgende Funktionen zur Verfügung:

Abbildung 2: Die Filter- und Suchleiste der Freigabeprojekte

• Filter setzen [8] – durch Klicken auf die Schaltfläche können diverse Filter ausgewählt werden, um die Liste der Freigabeprojekte zu filtern. Die Filter können benutzerdefiniert konfiguriert und abgespeichert werden, sodass sie jederzeit verfügbar sind. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
  • Abgelaufen – abgelaufene Freigabeprojekte können angezeigt oder von der Anzeige ausgeschlossen werden.
  • Ablaufdatum – Freigabeprojekte, die in einem benutzerdefinierten Zeitraum ablaufen, werden angezeigt.
  • Aktueller Status – Auswahl des Status des Freigabeprojekt mit Ausschließen-Funktion
  • Aktueller Status des Freigereports – Auswahl des Status des Freigabereports mit Ausschließen-Funktion
  • Auf Freigabeportal veröffentlichen – zeigt nur Freigabeprojekte, die auf das Freigabeportal veröffentlicht wurde an, mit Ausschließen-Funktion
  • E-Mail – Übertragungsschlüssel – Auswahl des Status zur Übertragung der zu versendeten E-Mail, mit Ausschließen-Funktion
  • E-Mail versendet – Anzeige alle Freigabeprojekte, wo die E-Mail bereits versendet wurde, mit Ausschließen-Funktion
  • Eindeutig Nummer (GUID) – Eingabe der GUID
  • Erstellt – Freigabeprojekte, die in einem benutzerdefinierten Zeitraum erstellt wurden, werden angezeigt.
  • Erstellt von – Auswahlliste von Benutzernamen mit Ausschließen-Funktion
  • Ext. ID – Eigabe der ext. ID
  • Kunde – Auswahlliste von Kunden mit optionaler Auswahl der Kontaktperson mit Ausschließen-Funktion
  • Statusänderung für Freigabeprojekte – Freigabeprojekte, wo in einem benutzerdefinierten Zeitraum der Status geändert wurde, werden angezeigt.
  • Übertragungsstatus –  Auswahl des Status des Übertragsstatus des Freigabeprojekts zum Online-Freigabeportal. mit Ausschließen-Funktion
• Auswahlmenü [9] – darin befinden sich alle Menüpunkte, die sich auf die Handhabung von Filtern beziehen. Folgende Möglichkeiten stehen darin zur Verfügung:
  • Filtersatz Auswahl – Liste der gespeicherten Filtersätze
  • Speichern – speichern der aktuell ausgewählten Filter als Filtersatz
  • Speichern unter – erzeugen eines neuen Filtersatzes basierend auf den aktuell ausgewählten Filtern
  • Filtersatz löschen – löschen des aktuell ausgewählten Filtersatzes
  • Filter löschen – aktuell gesetzte Filter löschen
• Anzeige Filter [10] – Anzeige der aktuell gesetzten Filter. Ein schwarzer Chip eines Filters bedeutet »einschließlich«, ist der Chip des Filters Weiß dann bedeutet dies »ausschließlich«.
• Filter löschen [11] – aktuell aktive Filter können durch Betätigung der Schaltfläche entfernt werden. Das Entfernen eines einzelnen Filterkriteriums kann durch Klick auf das »X« im jeweiligen Filterkriterium erfolgen.
• Sortierkriterium [12] – durch Auswahl eines Eintrags in der Liste kann jenes Feld ausgesucht werden, anhand dessen die Sortierung der Liste erfolgen soll. Folgende Sortierkriterien stehen zur Verfügung:
  • Ablaufdatum – Ablaufdatum des Freigabeprojekts
  • Aktueller Status – Status des Freigabeprojekts
  • Erstellt – Erstellungsdatum und Erstellungszeitpunkt
  • Erstellt von – Benutzername des Erstellers des Freigabeprojektes – alphabetisch sortiert
  • Geändert von – Benutzername von jener Person, die zuletzt am Projekt etwas geändert hat – alphabetisch sortiert
• Sortieren [13] – durch Klick auf die Schaltfläche kann die Liste basierend auf dem gewählten Sortierkriterium auf- oder absteigend sortiert werden.
• Suche [14] – durch Eingabe eines Textes wird die Liste der Freigabeprojekte gefiltert. In welchen Feldern die Volltextsuche erfolgen soll, kann in den Einstellungen Suchfunktion bestimmt werden.
• Einstellungen Suchfunktion [15] – darin kann die Volltextsuche parametriert werden. Sie können dort einerseits jene Felder auswählen, die für die Volltextsuche verwendet werden sollen, und andererseits festlegen, ob die Suche exakt oder als Volltext durchgeführt werden soll. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:
  • Standard: Es wird nach den eingegebenen Textzeichen gesucht, unabhängig davon, ob sich davor oder danach noch ein weiteres Zeichen befindet.
  • Exakt: Es wird nach den eingegebenen Textzeichen gesucht, wobei sich davor und danach kein weiteres Zeichen befinden darf. Darüberhinaus können Zeichen wie »%« und »_« verwendet werden, um die Suche noch spezifischer zu gestalten.

In der Funktionsleiste befinden sich alle Befehle, die auf ausgewählte Listeneinträge angewendet werden könne. Einige dieser Befehle können auch auf mehrere ausgewählte Einträge angewendet werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

• Bearbeiten [23] – dadurch bearbeiten Sie die ausgewählten Freigabeprojekte, um beispielsweise den Freigabeprojekt-Namen oder den Reportnamen zu ändern.
• Löschen [24] – damit löschen Sie die ausgewählten Freigabeprojekte. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Anzeige aktualisieren [25] – durch Betätigung der Schaltfläche wird die Listenansicht aktualisiert.
• Weitere Funktionen [26] – darin können Anwender die Anzeigeoptionen für die Listenansicht einstellen.
• Alle auswählen / Auswahl aufheben [27] – durch Aktivieren dieser Aktion werden alle Einträge der aktuellen Seite in der Liste ausgewählt oder abgewählt.

Abbildung 3: Die Funktionsleiste des Menüpunkts Dashboard > Freigabeprojekte

Mithilfe der vordefinierten Schnellfilter haben Anwender die Möglichkeit, die Liste alle Freigabeprojekte zu reduzieren, um beispielsweise nur Freigabeprojekte anzuzeigen, die in Kürze ablaufen. Folgende Schnellfilter stehen zur Verfügung:

• Meine Freigabeprojekte [28] – durch Klick auf diesen Schnellfilter, werden in der Liste nur Freigabeprojekte angezeigt, die Sie erstellt haben.
• Ausstehend [29] – durch Klick auf diesen Schnellfilter, werden in der Liste nur Freigabeprojekte angezeigt, die noch ausstehend sind.
• Abgelaufen [30] – durch Klick auf diesen Schnellfilter, werden in der Liste nur Freigabeprojekte angezeigt, die bereits abgelaufen sind.
• In Kürze ablaufend [31] – durch Klick auf diesen Schnellfilter, werden in der Liste nur Freigabeprojekte angezeigt, die in den nächsten fünf Tagen (heute + 5 weitere Tage) ablaufen.
• Veraltet [32] – durch Klick auf diesen Schnellfilter, werden in der Liste nur Freigabeprojekte angezeigt, worin sich Druckdaten befinden, die verändert wurden – beispielsweise durch Anwenden einer Korrektur – ohne eine neue Freigabereport-Version zu erstellen.

Abbildung 4: Die Schnellfilter des Menüpunkts Dashboard > Freigabeprojekte

In diesem Bereich der Funktionsleiste können Sie einstellen, wie viele Freigabeprojekte in der Liste pro Seite angezeigt werden sollen und auslesen, wie viele Freigabeprojekte insgesamt vorhanden sind. Folgende Informationen werden angezeigt und folgende Möglichkeiten werden angeboten:

• Einträge pro Seite [33] – wählen Sie darin aus, wie viele Datensätze in der aktuellen Liste pro Seite angezeigt werden sollen. Der maximale Eintrag ist auf 100 Datensätze beschränkt.
• Anzahl der Datensätze [34] – gibt an, wie viele Datensätze durch den aktuell gesetzten Filter gefunden wurden.
• Paginierung [35] – zeigt an, wie viele Seiten gefunden wurden und bietet die Möglichkeit, in der Liste zur nächsten bzw. letzten sowie vorherigen bzw. ersten Seite zu springen.

Abbildung 5: Die Pagination des Menüpunkts Dashboard > Freigabeprojekte

In der Liste der Freigabeprojekte werden alle aktuell gefilterten Freigabeprojekte angezeigt. Alle Informationen und Funktionen auf dieser Ebene betreffen das Freigabeprojekt selbst. Folgende Informationen werden in der Liste für jeden Datensatz angezeigt:

• Name [37] – der Name der Freigabeprojekte. Werden bei der Wahl des Namen Platzhalter verwendet, werden die jeweiligen Informationen automatisch befüllt.
• Vorschaubilder [39] – hier werden Ihnen die Vorschaubilder der beinhaltenden Druckdaten angezeigt. Sollten sich mehr als drei Druckdaten in diesem Projekt befinden, wird ihnen in der Blase [38] oberhalb angezeigt, wie viele weitere Druckdaten in diesem Projekt zu finden sind. Hier wird Ihnen ebenfalls der Status [40] des gesamten Projektes angezeigt. Durch Klick auf die Vorschaubilder wird das Seitenpanel geöffnet, wo sich die Detailinformationen zu den einzelnen Druckdaten, die sich in diesem Projekt befinden, angezeigt werden.
• Status der einzelnen Druckdaten [41] – hier werden Ihnen der Status aller Druckdaten, die sich innerhalb eines Projekt befinden angezeigt. Der grüne Button steht für freigegeben, der gelbe Button für ausstehend und der rote Button für abgelehnt. So sehen Sie auf einen Blick den aktuellen Status aller Druckdaten.
• Weitere Informationen [39] – hier werden ihnen weitere Informationen zum aktuellen Status des Freigabeprojektes angezeigt. Je nachdem, welche Informationen zutreffen, werden diese hier angezeigt. Folgende Informationen stehen hier zur Verfügung:
  • Übertragungsstatus – zeigt den aktuellen Übertragungsstatus der Druckdaten im Online-Freigabeportal an.  Diese Information wird ausschließlich angezeigt, sofern die Druckdaten in das Online-Freigabeportal hochgeladen werden. Folgende Status stehen für das Hochladen der Druckdaten in das Online-Portal zur Verfügung:
    • In Warteschlange verschoben – das Freigabeprojekt wird intern verarbeitet und wartet darauf, hochgeladen zu werden.
    • Hochladen – das Freigabeprojekt wird in auf das Online-Freigabeportal hochgeladen.
    • Übertragen – das Hochladen ist abgeschlossen und die Druckdaten befinden sich im Online-Freigabeportal.
    • Nicht bestanden – das Freigabeprojekt konnte nicht hochgeladen werden, da ein Fehler – beispielsweise eine Übertragungsfehler oder ein Lizenzfehler – aufgetreten ist.
    • Abgebrochen – sollte das Hochladen in das Online-Portal nach Ablauf des Ablaufdatums nicht abgeschlossen sein, wird der Status auf Abgebrochen gesetzt.
    • Abgelaufen – Ablaufdatum fehlt
    • Fertiggestellt – wenn alle Druckdaten über den Online-Server freigegeben wurden
  • E-Mail-Status – zeigt den aktuellen Status der zu versendenden E-Mail an.  Diese Information wird ausschließlich angezeigt, sofern die Druckdaten in das Online-Freigabeportal hochgeladen werden und auch eine E-Mail an den Kunden über dieses System versendet wird. Folgende Status stehen für die Versendung von E-Mails zur Verfügung.
    • In Warteschlange verschoben – die E-Mail kann erst versendet werden, wenn das Freigabeprojekt final auf das Onlineportal hochgeladen wurde. Bis dahin warte die E-Mail in der Warteschlange.
    • Hochladen – die E-Mail wird intern zum Versenden vorbereitet.
    • Übertragen – die E-Mail wird an den jeweiligen Kunden gesendet bzw. übertragen.
    • Nicht bestanden – wenn der die E-Mail aufgrund eines Fehlers nicht auf den E-Mail-Server übertragen werden kann, wird der Status nicht bestanden gesetzt.
    • Abgebrochen – wenn eine E-Mail noch versendet werden müsste, das Freigabeprojekt aber bereits abgelaufen ist.
  • Freigabeprojekt abgelaufen – zeigt an, wenn ein Freigabeprojekt bereits abgelaufen ist.

Abbildung 6: Die Benutzeroberfläche des Menüs Dashboard > Freigabeprojekte

Für jeden Datensatz stehen zusätzlich noch weitere Informationen sowie Aktionen zur Verfügung. Auf folgende Informationen kann der Anwender pro Freigabeprojekt zugreifen:

• Details anzeigen [43] – durch Klick auf diese Schaltfläche wird das Seitenpanel geöffnet. Darin werden alle Druckdaten, die sich in diesem Projekt befinden angezeigt. Für die einzelnen Druckdaten stehen weitere Informationen sowie Aktionen zur Verfügung.
• Freigabereporte des Freigabeprojekts herunterladen [44] – durch Klick auf diese Schaltfläche werden alle Reporte der Druckdaten, die sich in diesem Projekt befinden, gesammelt als ZIP-Datei heruntergeladen. Darin befinden sich die einzelnen Freigabereporte für jede Druckdatei dieses Projektes.
• E-Mail mit lokalem E-Mail-Client versenden [45] – klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die Benachrichtungs-Email über Ihren lokalen E-Mail-Client versenden möchten. Es öffnet sich dadurch Ihr hinterlegtes Standard-E-Mail-Programm mit dem vordefinierten Text aus der E-Mail-Vorlage.
• Löschen [46] – durch Klick auf diese Schaltfläche können Sie dieses Freigabeprojekt löschen.
• Zeitleiste [47] – durch Klick auf diese Schaltfläche wird die Zeitleiste des Freigabeprojekts geöffnet, worin der Freigabeverlauf zeitlich aufgelistet ist und somit nachverfolgt werden kann.
• Bearbeiten [49] – durch Klick auf diese Schaltflächen kann das jeweilige Freigabeprojekte bearbeitet werden, um beispielsweise den Freigabeprojekt-Namen oder den Reportnamen zu ändern.
• Freigabeprojekt im Portal öffnen [48] – durch Klick auf diese Schaltfläche, wird das Freigabeprojekt im Online-Freigabeportal geöffnet. Sollten Sie das Projekt nicht im Freigabeportal geöffnet haben, wird diese Funktion ausgegraut.