Erfahren Sie in diesem Artikel,
- welche Voreinstellungen für das Freigabeprojekt vorab getroffen werden können,
- welche Voreinstellungen für das Freigabeportal getätig werden können und
- wie Sie kundenspezifische Informationen abspeichern können.
1. Einführung
Vor der Erstellung eines Freigabeprojekts sind die erforderlichen Konfigurationen vorzunehmen und die relevanten Einstellungen festzulegen. Diese bilden die Grundlage für den Freigabeprozess und gewährleisten eine konsistente sowie zuverlässige Nutzung.
Bevor ein Freigabeprojekt erstellt wird, ist es hilfreich, erste Einstellungen und Konfigurationen bereits vorab zu definieren. Egal wie die Druckdaten zur Freigabe später zum Kunden gelanden – manuell per Mail oder über das online Freigabeportal – sind folgende vorbereitende Maßnahmen zu erfüllen:
- Vornehmen der Grundeinstellungen zum Freigabeprojekt
- Vornehmen der Grundeinstellungen zum Freigabereport
- Vornehmen der Einstellungen zum Onlineportal – sofern dieses genutzt wird und lizenziert ist und
- Anlegen des Kunden, um kundenspezifische Informationen im Freigabeprozess berücksichtigen zu können.
2. Voreinstellungen vornehmen
Zur Konfiguration des Erstellungsprozesses von Freigabeprojekten können grundlegende Einstellungen systemweit definiert werden. Öffnen Sie hierzu den Bereich Administration > Einstellungen > Reporte > Freigaben. Die dort definierten Werte werden als Standard für neue Freigabeprojekte übernommen und ermöglichen eine konsistente sowie zeitsparende Erstellung eines Freigabeprojektes.
Standardwerte definieren
Alle hier definierten Werte werden als Standardwerte für die Erstellung von Freigabeprojekten verwendet. Diese werden bei der Neuanlage automatisch übernommen. Abweichende Werte können während der Erstellung eines Freigabeprojekts jederzeit angepasst werden, ohne die hinterlegten Standardwerte zu verändern.
Im Reiter Freigaben stehen verschiedene Einstellungsbereiche zur Verfügung. Diese dienen sowohl der Konfiguration von Freigabeprojekten, der Freigabereporte als auch der Einrichtung des Online-Freigabeportals. Jeder Einstellungsbereich kann über die Schaltfläche Bearbeiten [1] bearbeitet werden.
Abbildung 1: Alle Einstellungsbereiche im Reiter Freigaben
2.1. Einstellungen für das Freigabeprojekt
Für das Freigabeprojekt selbst steht der Einstellungsbereich »Einstellungen Freigabeprojekt« zur Verfügung. Darin können grundlegende Informationen – Projektname, Reportname, Ablaufdatum, udgl. – definiert werden. Die Nutzung von Platzhaltern, wodurch die Informationen für jedes Freigabeprojekt dynamisch eingetragen werden, helfen dabei die Bezeichnungen für die Freigabereporte und dem Freigabeprojekt zu standardisieren. Folgende Optionen stehen in diesem Einstellungsbereich zur Verfügung:
- Projektname [2] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für das Freigabeprojekt ein. Konfigurieren Sie den gewünschten Projektnamen, indem Sie die Platzhalter [3] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Projektnamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${approval_project.external_id} [${approval_project.project_item_count}] reports [${approval_project.expiration_utc}] - Freigabereportname [4] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für den Freigabereport. Konfigurieren Sie den gewünschten Dateinamen, indem Sie die Platzhalter [5] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Dateinamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${motif.external_id} report-v${approval_project_item_report.version_nr} - Bemerkung [6] – geben Sie hier optional eine Bemerkung für das Freigabeprojekt ein.
- Tage bis zum Ablauf [7] – definieren Sie hier, nach wie vielen Tagen das Freigabeprojekt ablaufen soll.
- Ablaufzeitpunkt [8] – definieren Sie hier die Uhrzeit, an dem das Freigabeprojekt am Tag des Ablaufs ablaufen soll.
Abbildung 2: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeprojekt mit allen verfügbaren Optionen
2.2. Einstellungen für den Freigabereport
Rund um den Freigabereport stehen derzeit drei Einstellungsbereiche zur Verfügung. Darin wir unter anderem die Informationen zu Sonderfarben, die im Report aufgelistet werden sollen, die Reportvorlage sowie zu verwendenden Maßeinheit definiert. Folgende Einstellungsbereiche stehen zur Verfügung:
Einstellungen Freigabereportkonfiguration
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereportkonfiguration kann definiert werden, welche Sonderfarben, Technische Farben und Farben, die als Separation – sprich Weiß, Lack und Primer – auf der Überblicksseite des Report dargestellt werden sollen. Zusätzlich kann definiert werden, ob eigene Informationsseiten zu den Sonderfarben angefügt werden sollen. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:
Motiv-Darstellung
- Prozessfarben + Sonderfarben [9] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Prozessfarben und Sonderfarben auf der Übersichtseite aufgelistet werden sollen. Es können bis zu 12 Sonderfarben im Report platziert werden.
- Technische Farben [10] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Technischen Farben auf der Übersichtsseite des Reports aufgelistet werden sollen.
- Weiß, Lack und Primer [11] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle verwendeten Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – sprich Weiß, Lack und Primer – aus der Überblicksseite aufgelistet werden sollen.
Zusätzliche Seiten
- für Technische Farben [12] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Technische Farben eine eigenen Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden alle Technische Farben, wo diese in der Druckdatei zu finden sind sowie zusätzlich die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- für Weiß, Lack und Primer [13] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Weiß, Primer und Lack eine eigenen Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden diese Sonderfarben, wo diese in der Druckdatei zu finden sind sowie zusätzlich die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- Druckdatei anhängen [14] – aktivieren Sie diese Option, wenn die zu druckende Datei am Ende des Reportes angehängt werden soll.
Abbildung 3: Der Einstellungsbereich Freigabereportkonfiguration mit allen verfügbaren Optionen
Freigabereport Engine-Einstellungen
Im Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellung definieren Sie, wie der Freigabereport erstellt werden soll sowie welche Sprache und Reportvorlage verwendet werden soll. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Anwendung [15] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Anwendung verwendet werden soll, um den Report zu erstellt bzw. welche Anwendung Sie verwendet haben, um den Report zu erstellen. Sie können zwischen InDesign und Web 2 Pdf wählen.
- Sprache [16] – wählen Sie die gewünschte Sprache zum Erstellen des Reportes aus.
- Freigabe-Reportvorlage [17] – wählen Sie hier die gewünschte Reportvorlage, die für das Erstellen des Reportes verwendet werden sollen, aus. Es werden vier Standardvorlagen mit der Applikation mit ausgeliefert. Über + Hinzufügen [18] kann eine neue Vorlage, durch Auswahl des jeweiligen Pfads, wo die erstelle Vorlage gespeichert ist, hinzugefügt werden.
Abbildung 4: Der Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellungen
Einstellungen Freigabereport
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport kann die Längeneinheit sowie eine Bemerkung für den Freigabereport definiert werden. Diese Konfiguration haben später Auswirkungen auf den Report selbst. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Längeneinheit [19] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Längeneinheit für den Report verwendet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Punkt (pt)Millimeter (mm)Zentimeter (cm)Zoll (in)
- Bemerkung [20] – vergeben Sie optional ein Kommentar. Diesen finden Sie bei den Standard-Reporten in der Kopfzeile
Abbildung 5: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport
2.3. Einstellungen zum Online-Freigabeportal
Sollten Sie das Online-Freigabeportal nutzen, können auch dafür Voreinstellungen getroffen werden. Sollten Sie das Freigabeportal nicht nutzen, können Sie die nachfolgenden Einstellungen einfach ignorieren.
Derzeit stehen drei Einstellungsbereiche für das Freigabeportal zur Verfügung. Damit werden allgemeine Einstellungen zum Freigabeportal, zur E-Mail-Erstellung sowie zu übertragende Informationen für das Freigabeportal abgedeckt. Folgende Einstellungsbereiche stehen für das Freigabeportal zur Verfügung:
Einstellungen Freigabeportal
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal können Sie vorab definieren, ob jedes Freigabeprojekt im Freigabeportal veröffentlicht werden sollen sowie welche Freigabeportal dafür verwendet werden soll. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
- Auf Freigabeportal veröffentlichen [21] – aktivieren Sie diese Option, wenn jedes erstellte Freigabeprojekt automatisch auf das Online-Freigabeportal veröffentlicht werden soll.
- Freigabeportal [22] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, auf welches Freigabeportal die Freigabeprojekte standardmäßig veröffentlicht werden sollen.
Abbildung 6: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal
E-Mail-Einstellungen Freigabereport
Im Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport können Sie definieren, ob Kunden automatisch per Mail informiert werden sollen, dass ein neues Freigabeprojekt im Online-Portal zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen dafür zur Verfügung:
- Hochladen und Mail versenden [23] – aktivieren Sie diese Option, wenn durch das Hochladen des Freigabeprojekts in das Online-Portal auch automatisch eine Mail an den Kunden, mit der Information, dass eine Freigabe zur Verfügung steht, versendet werden soll.
- E-Mail Vorlage [24] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welches Template für die Erstellung einer E-Mail verwendet werden soll.
- E-Mail-Konto (Absender) [25] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welches E-Mail-Konto zur Versendung der E-Mail an den Kunden verwendet werden soll. Beachten Sie, dass Sie das jeweilige E-Mail-Konto zuvor unter Administration > Einstellungen > E-Mail anlegen müssen.
Abbildung 7: Der Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport
Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal
Im Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal besteht die Möglichkeit, Informationen, die im Online-Freigabe Portal dem Kunden angezeigt werden zu definieren. Neben der Möglichkeit, Sonderfarben auszuschließen, können zusätzliche Informationen selbst bestimmt und durch Platzhalter definiert werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Anmerkungen hinzufügen erlauben [26] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Portal erlauben möchten, dass er Anmerkungen hinzufügen kann.
- Neue Dateien hochladen erlauben [27] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Portal erlauben möchten, dass er neue Druckdaten hochladet.
- Alle Separationen des Farbtyps »Ausgabe als Separation« hochladen [28] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – beispielsweise Weiß, Varnish oder Primer – ebenso hochgeladen und damit als Informationen im Online-Portal angezeigt werden soll. Sollten Sie Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden, vom Hochladen in das Online-Portal ausschließen wollen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [29] die jeweilige Sonderfarbe aus. Selbst wenn die Sonderfarbe im Motiv vorhanden ist, wird Sie im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Alle Separationen des Farbtyps »Hybride Farben« hochladen [30] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Hybriden Sonderfarben – beispielsweise Goldfolie – ebenso hochgeladen und damit als Informationen im Online-Portal angezeigt werden soll. Sollten Sie hybride Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Portal ausschließen wollen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [31] die jeweilige Sonderfarbe aus. Selbst wenn die Sonderfarbe im Motiv vorhanden ist, wird Sie im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Alle Separationen des Farbtyps »Technische Sonderfarben« hochladen [32] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Technischen Sonderfarben – beispielsweise Dieline, Crease oder KissCut – ebenso hochgeladen und damit als Informationen im Online-Portal angezeigt werden soll. Sollten Sie Technische Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Portal ausschließen wollen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [33] die jeweilige Sonderfarbe aus. Selbst wenn die Sonderfarbe im Motiv vorhanden ist, wird Sie im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
Abbildung 8: Der Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal
Im Bereich »Darstellende Informationen am Freigabeportal« können zusätzlich beliebig viele Einträge bzw. Informationen zum Freigabeportal hinzugefügt werden. Um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen [37].
- Sie können zwei Typen von Beschriftungen hinzufügen sowie Platzhalter zu den Bezeichnungen auswählen. Folgende Beschriftungstypen stehen zur Verfügung:
- Zwischenberschrift [34] – damit kann eine Überschrift für eine Gruppe an Informationen erstellt werden. Diese werden im Freigabeportal mit einer Linie unterhalb der Zwischenüberschrift gekennzeichnet.
- Textzeile [36] – damit kann eine einzelne Information zum angezeigten Motiv angezeigt werden.
- Sobald Sie den gewünschten Beschriftungstypen gewählt haben, muss eine Platzhalterbezeichnung [35] gewählt werden. Diese wird ebenso im Freigabeportal angezeigt.
- Definieren Sie abschließend den Platzhalterinhalt [38] entweder durch Auswahl eines Platzhalters oder durch Eingabe einen statischen Textes. Um Platzhalter den Beschriftungen zuzuweisen, klicken Sie auf Platzhalter hinzufügen [39], um den Dialog Platzhalter auswählen zu öffnen.
- Im geöffneten Dialog wählen Sie den oder die gewünschten Platzhalter aus – es stehen Platzhalter in den Kategorien Auftrag, Auftragsposition, Druckkonfiguration, Farbstrategie, Global, Kunde, Material, Materialkategorie, Motiv und PDF-Informationen zur Verfügung.
- Durch Klick auf den jeweiligen Platzhalter wird dieser d.
- Klicken Sie auf das Listen- oder Textsymbol [40], um die Darstellungsansicht der Platzhalter zu ändern.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Abbildung 8: Der Dialog Platzhalter auswählen mit den verfügbaren Platzhaltern
3. Kunden anlegen
Um auch kundenspezifische Informationen sowohl im Freigabereport als auch im Freigabeprojekt zu hinterlegen, muss zuvor ein Kunde angelegt und alle Informationen, die zum Kunden zur Verfügung stehen, eingegeben werden. Beim Erstellen eines Freigabeprojekts kann der bereits angelegte Kunde ausgewählt werden und alle kundenspezifischen Informationen damit verarbeitet werden.
3.1. Kunden anlegen
Um einen Kunden in der Applikation anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in dem Menüpunkt Administration > Kunden. Darin finden Sie eine Übersicht über alle bereits angelegten Kunden.
- Klicken Sie auf + Hinzufügen [41], um einen neuen Kunden anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kunde hinzufügen.
Abbildung 6: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden
- In der Applikation wird zwischen einer Firma und Privatkunden unterschieden. Wählen Sie daher zuerst aus, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson [42] handelt. In diesem Beispiel wird eine Firma angelegt. Beachten Sie, dass sich der Dialog minimal ändert, wenn Privatperson angelegt wird.
- Füllen Sie nun den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Kunden aus. Klicken Sie dann auf Speichern [43], um den neuen Kunden zu speichern.
Abbildung 7: Der Dialog Kunde hinzufügen mit allen notwendigen Informationen zum Kunden
3.2. Ansprechpartner hinzufügen
Nachdem ein Kunde angelegt wurde, kann dieser in allen Bereichen, in denen Kunden ausgewählt werden können, ausgewählt werden. Für Firmen steht darüber hinaus noch die Möglichkeit zur Verfügung, Ansprechpartner hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. In der Übersichtsliste stehen Ihnen alle angelegten Kunden – Privatpersonen und Firmen – zur Verfügung.
- Wählen Sie die gewünschte Firma aus und wechseln Sie in die Detailansicht durch Klick auf den Namen [44] oder dem entsprechend Symbol [45] dafür. Durch Klick auf Bearbeiten [46] kann auch außerhalb der Detailansicht ein Ansprechpartner hinzugefügt werden. Wechseln Sie dazu im Dialog Bearbeiten auf den Reiter Ansprechpartner und befüllen Sie die entsprechenden Felder.
Abbildung 8: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden
- Gehen Sie in der Detailansicht und wechseln Sie darin in den Reiter Ansprechpartner [47].
- Klicken Sie in diesem Reiter auf + Hinzufügen [48], um einen Ansprechpartner für diese Firma anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kontakt hinzufügen.
Abbildung 9: Der Reiter Ansprechpartner in der Detailansicht eines Kunden
- Füllen Sie nun den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Ansprechpartner aus. Klicken Sie dann auf Speichern [49], um den neuen Ansprechpartner zu speichern.
Abbildung 10: Der Dialog Kontakt hinzufügen
Artikel Update: $PRODUCT_NAME_WORKFLOW 2.0.0 – 05/2026