Erfahren Sie in diesem Artikel,
- welche Voreinstellungen für das Freigabeprojekt vorab getroffen werden können,
- welche Voreinstellungen für das Freigabeportal vorgenommen werden können und
- wie Sie kundenspezifische Informationen speichern können.
1. Einführung
Vor der Erstellung eines Freigabeprojekts sind die erforderlichen Konfigurationen vorzunehmen und die relevanten Einstellungen festzulegen. Diese bilden die Grundlage für den Freigabeprozess und gewährleisten eine konsistente sowie zuverlässige Nutzung.
Bevor ein Freigabeprojekt erstellt wird, ist es hilfreich, erste Einstellungen und Konfigurationen vorab zu definieren. Egal wie die Druckdaten zur Freigabe später zum Kunden gelangen – manuell per E-Mail oder über das Online-Freigabeportal – sind folgende vorbereitende Maßnahmen zu erfüllen:
- Vornehmen der Grundeinstellungen zum Freigabeprojekt
- Vornehmen der Grundeinstellungen zum Freigabereport
- Vornehmen der Einstellungen zum Online-Portal – sofern dieses genutzt wird und lizenziert ist – und
- Anlegen des Kunden, um kundenspezifische Informationen im Freigabeprozess berücksichtigen zu können.
2. Voreinstellungen vornehmen
Zur Konfiguration des Erstellungsprozesses von Freigabeprojekten können grundlegende Einstellungen systemweit definiert werden. Öffnen Sie hierzu den Bereich Administration > Einstellungen > Reporte > Freigaben. Die dort definierten Werte werden als Standard für neue Freigabeprojekte übernommen und ermöglichen eine konsistente sowie zeitsparende Erstellung eines Freigabeprojekts.
Standardwerte definieren
Alle hier definierten Werte werden als Standardwerte für die Erstellung von Freigabeprojekten verwendet und bei der Neuanlage automatisch übernommen. Abweichende Werte können während der Erstellung eines Freigabeprojekts jederzeit angepasst werden, ohne die hinterlegten Standardwerte zu verändern.
Im Reiter Freigaben stehen verschiedene Einstellungsbereiche zur Verfügung. Diese dienen sowohl der Konfiguration von Freigabeprojekten als auch der Freigabereporte sowie der Einrichtung des Online-Freigabeportals. Jeder Einstellungsbereich kann über die Schaltfläche Bearbeiten [1] bearbeitet werden.
Abbildung 1: Alle Einstellungsbereiche im Reiter Freigaben
2.1. Einstellungen für das Freigabeprojekt
Für das Freigabeprojekt selbst steht der Einstellungsbereich »Einstellungen Freigabeprojekt« zur Verfügung. Darin können grundlegende Informationen – Projektname, Reportname, Ablaufdatum usw. – definiert werden. Die Verwendung von Platzhaltern, durch die Informationen für jedes Freigabeprojekt dynamisch eingetragen werden, hilft dabei, die Bezeichnungen für die Freigabereporte und das Freigabeprojekt zu standardisieren. Folgende Optionen stehen in diesem Einstellungsbereich zur Verfügung:
- Projektname [2] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für das Freigabeprojekt. Konfigurieren Sie den gewünschten Projektnamen, indem Sie die Platzhalter [3] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Projektnamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${approval_project.external_id} [${approval_project.project_item_count}] reports [${approval_project.expiration_utc}] - Freigabereportname [4] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für den Freigabereport. Konfigurieren Sie den gewünschten Dateinamen, indem Sie die Platzhalter [5] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Dateinamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${motif.external_id} report-v${approval_project_item_report.version_nr} - Bemerkung [6] – geben Sie hier optional eine Bemerkung zum Freigabeprojekt ein.
- Tage bis zum Ablauf [7] – definieren Sie hier, nach wie vielen Tagen das Freigabeprojekt ablaufen soll.
- Ablaufzeitpunkt [8] – definieren Sie hier die Uhrzeit, zu der das Freigabeprojekt am Ablaufsdatum enden soll.
Abbildung 2: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeprojekt mit allen verfügbaren Optionen
2.2. Einstellungen für den Freigabereport
Rund um den Freigabereport stehen derzeit drei Einstellungsbereiche zur Verfügung. Darin werden unter anderem die Informationen zu Sonderfarben, die im Report aufgelistet werden sollen, die Reportvorlage sowie die zu verwendende Maßeinheit definiert. Folgende Einstellungsbereiche stehen zur Verfügung:
Einstellungen Freigabereportkonfiguration
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereportkonfiguration kann definiert werden, welche Sonderfarben, Technischen Farben sowie Farben, die als Separation – sprich Weiß, Lack und Primer – ausgegeben werden, auf der Überblicksseite des Reports dargestellt werden sollen. Zusätzlich kann definiert werden, ob eigene Informationsseiten für bestimmte Sonderfarben angefügt werden sollen. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:
Motiv-Darstellung
- Prozessfarben + Sonderfarben [9] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Prozessfarben und Sonderfarben auf der Übersichtsseite aufgelistet werden sollen. Es können bis zu 12 Sonderfarben im Report platziert werden.
- Technische Farben [10] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Technischen Farben auf der Übersichtsseite des Reports aufgelistet werden sollen.
- Weiß, Lack und Primer [11] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle verwendeten Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – sprich Weiß, Lack und Primer – aus der Überblicksseite aufgelistet werden sollen.
Beachten Sie, dass zumindest eine der oben genannten Optionen ausgewählt sein muss!
Zusätzliche Seiten
- für Technische Farben [12] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Technische Farben eine eigene Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden alle Technische Farben sowie ergänzend die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- für Weiß, Lack und Primer [13] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Weiß, Primer und Lack eine eigene Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden diese Sonderfarben sowie ergänzend Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- Druckdatei anhängen [14] – aktivieren Sie diese Option, wenn die zu druckende Datei am Ende des Reports angehängt werden soll.
Beachten Sie, dass das Anhängen der Druckdatei in vielen Fällen dazu führt, dass ein Freigabereport aufgrund der Speicherplatzgröße nicht mehr versendet werden kann.
Abbildung 3: Der Einstellungsbereich Freigabereportkonfiguration mit allen verfügbaren Optionen
Freigabereport Engine-Einstellungen
Im Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellung definieren Sie, womit der Freigabereport erstellt werden soll sowie welche Reportvorlage verwendet werden sollen. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Anwendung [15] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Anwendung zum Erstellen des Reports verwendet werden soll. Aktuell kann nur InDesign ausgewählt werden.
- Sprache [16] – wählen Sie die gewünschte Sprache für die Erstellung des Reports aus.
- Freigabe-Reportvorlage [17] – wählen Sie hier die gewünschte Reportvorlage aus, die für die Erstellung des Reports verwendet werden soll. Es werden vier Standardvorlagen mit der Applikation ausgeliefert. Über Hinzufügen [18] kann eine neue Vorlage durch Auswahl des entsprechenden Pfads, unter dem die erstellte Vorlage gespeichert ist, hinzugefügt werden.
Abbildung 4: Der Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellungen
Einstellungen Freigabereport
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport können die Längeneinheit sowie eine Bemerkung für den Freigabereport definiert werden. Diese Konfigurationen haben später Auswirkungen auf den Report selbst. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Längeneinheit [19] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Längeneinheit für den Report verwendet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Punkt (pt)Millimeter (mm)Zentimeter (cm)Zoll (in)
- Bemerkung [20] – vergeben Sie optional einen Kommentar. Dieser wird bei den Standard-Reports in der Kopfzeile angezeigt.
Abbildung 5: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport
2.3. Einstellungen zum Online-Freigabeportal
Wenn Sie das Online-Freigabeportal nutzen, können dafür entsprechende Voreinstellungen getroffen werden. Falls Sie das Freigabeportal nicht verwenden, können Sie die nachfolgenden Einstellungen einfach ignorieren.
Derzeit stehen drei Einstellungsbereiche für das Freigabeportal zur Verfügung. Diese decken allgemeine Einstellungen zum Freigabeportal, zur E-Mail-Erstellung sowie zu übertragende Informationen für das Freigabeportal ab. Folgende Einstellungsbereiche stehen für das Freigabeportal zur Verfügung:
Einstellungen Freigabeportal
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal können Sie vorab definieren, ob jedes Freigabeprojekt im Freigabeportal veröffentlicht werden soll sowie welches Freigabeportal dafür verwendet wird. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
- Auf Freigabeportal veröffentlichen [21] – aktivieren Sie diese Option, wenn jedes erstellte Freigabeprojekt automatisch im Online-Freigabeportal veröffentlicht werden soll.
- Freigabeportal [22] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, auf welchem Freigabeportal die Freigabeprojekte veröffentlicht werden sollen.
Abbildung 6: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal
Kein Freigabeportal auswählbar
Beachten Sie, dass in diesem Fall zuvor die Schnittstelle zum Freigabeportal unter Administration > Schnittstellen eingerichtet werden muss.
E-Mail-Einstellungen Freigabereport
Im Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport können Sie definieren, ob Kunden automatisch per E-Mail darüber informiert werden sollen, dass ein neues Freigabeprojekt im Online-Portal zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen dafür zur Verfügung:
- E-Mail versenden [23] – aktivieren Sie diese Option, wenn nach dem Hochladen des Freigabeprojekts in das Online-Portal automatisch eine E-Mail an den Kunden, mit der Information, dass eine Freigabe zur Verfügung steht, versendet werden soll.
- E-Mail Vorlage [24] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Vorlage für die Erstellung der E-Mail verwendet werden soll.
- E-Mail-Konto (Absender) [25] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welches E-Mail-Konto für den Versand der E-Mail an den Kunden verwendet werden soll.
Beachten Sie, dass sowohl das entsprechende E-Mail-Konto als auch eine angepasste E-Mail-Vorlage zuvor unter Administration > Einstellungen > E-Mail angelegt werden müssen.
Abbildung 7: Der Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport
Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal
Im Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal besteht die Möglichkeit, festzulegen, welche Informationen dem Kunden im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Neben der Möglichkeit, Sonderfarben auszuschließen, können zusätzliche Informationen zur Beschreibung des Freigabeprojekts definiert und mithilfe von Platzhaltern dynamisch befüllt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Anmerkungen hinzufügen erlauben [26] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Freigabeportal erlauben möchten, Anmerkungen hinzuzufügen.
- Neue Dateien hochladen erlauben [27] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Freigabeportal erlauben möchten, neue Druckdaten hochzuladen.
- Alle Separationen des Farbtyps »Ausgabe als Separation« hochladen [28] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – beispielsweise Weiß, Varnish oder Primer – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte dieser Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden, vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [29] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Alle Separationen des Farbtyps »Hybride Farben« hochladen [30] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Hybriden Sonderfarben – beispielsweise Goldfolie – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte Hybride Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [31] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Alle Separationen des Farbtyps »Technische Sonderfarben« hochladen [32] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Technischen Sonderfarben – beispielsweise Dieline, Crease oder Kiss Cut – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte Technische Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Separation vom Hochladen ausnehmen [33] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
Abbildung 8: Der Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal
Im Bereich Darzustellende Informationen am Freigabeportal können zusätzlich beliebig viele Einträge bzw. Informationen zum Freigabeprojekt hinzugefügt werden. Um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen [37].
- Sie können zwei Typen von Beschriftungen hinzufügen sowie Platzhalter zu die Bezeichnungen auswählen. Folgende Beschriftungstypen stehen zur Verfügung:
- Zwischenüberschrift [34] – damit kann eine Überschrift für eine Gruppe von Informationen erstellt werden. Diese wird im Freigabeportal mit einer Linie unterhalb der Zwischenüberschrift gekennzeichnet.
- Textzeile [36] – damit kann eine spezifische Information zum angezeigten Motiv bzw. zum Auftrag angezeigt werden.
- Nachdem Sie den gewünschten Beschriftungstypen ausgewählt haben, muss eine Platzhalterbezeichnung [35] gewählt werden. Diese wird ebenfalls im Freigabeportal angezeigt.
- Definieren Sie abschließend den Platzhalterinhalt [38] entweder durch Auswahl eines Platzhalters oder durch Eingabe eines statischen Textes. Um Platzhalter den Beschriftungen zuzuweisen, klicken Sie auf Platzhalter hinzufügen [39], um den Dialog Platzhalter auswählen zu öffnen.
- Im geöffneten Dialog wählen Sie den oder die gewünschten Platzhalter aus – es stehen Platzhalter in den Kategorien Auftrag, Auftragsposition, Druckkonfiguration, Farbstrategie, Global, Kunde, Material, Materialkategorie, Motiv und PDF-Informationen zur Verfügung.
- Durch Klick auf den jeweiligen Platzhalter wird dieser dem Eingabefeld hinzugefügt.
- Klicken Sie auf das Listen- oder Textsymbol [40], um die Darstellungsansicht der Platzhalter zu ändern bzw. nur einen Textbereich des Inhalts anzuzeigen. Der gewünschte Textbereich kann durch Doppelklick auf den Platzhalter ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Abbildung 9: Der Dialog Platzhalter auswählen mit den verfügbaren Platzhaltern
3. Kunden anlegen
Um kundenspezifische Informationen sowohl im Freigabereport als auch im Freigabeprojekt zu hinterlegen, muss zuvor ein Kunde angelegt und alle verfügbaren Informationen zum Kunden eingegeben werden. Beim Erstellen eines Freigabeprojekts kann der bereits angelegte Kunde ausgewählt werden, sodass alle kundenspezifischen Informationen entsprechend verarbeitet werden.
3.1. Kunden anlegen
Um einen Kunden in der Applikation anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. Dort finden Sie eine Übersicht über alle bereits angelegten Kunden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen [41], um einen neuen Kunden anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kunde hinzufügen.
Abbildung 10: Der Menüpunkt Kunden mit der Übersichtsliste aller Kunden
- In der Applikation wird zwischen Firmen und Privatkunden unterschieden. Wählen Sie daher zuerst aus, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson [42] handelt. In diesem Beispiel wird eine Firma angelegt. Beachten Sie, dass sich der Dialog minimal ändert, wenn eine Privatperson angelegt wird.
- Füllen Sie anschließend den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Kunden aus. Drücken Sie anschließend auf Speichern [43], um den Kunden zu speichern.
Abbildung 11: Der Dialog Kunde hinzufügen mit allen notwendigen Informationen zum Kunden
3.2. Ansprechpartner hinzufügen
Nachdem ein Kunde angelegt wurde, kann dieser in allen Bereichen, in denen Kunden ausgewählt werden können, ausgewählt werden. Für Firmen steht darüber hinaus die Möglichkeit, Ansprechpartner hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. In der Übersichtsliste stehen Ihnen alle angelegten Kunden – Privatpersonen und Firmen – zur Verfügung.
- Wählen Sie die gewünschte Firma aus und wechseln Sie in die Detailansicht durch Klick auf den Namen [44] oder durch Auswahl von Zur Detailansicht wechseln [45]. Alternativ kann ein Ansprechpartner auch außerhalb der Detailansicht über Bearbeiten [46] hinzugefügt werden. Wechseln Sie dazu im Dialog Bearbeiten auf den Reiter Ansprechpartner und befüllen Sie die entsprechenden Felder.
Abbildung 12: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden
- Wechseln Sie in der Detailansicht in den Reiter Ansprechpartner [47].
- Klicken Sie in diesem Reiter auf Hinzufügen [48], um einen Ansprechpartner für diese Firma anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kontakt hinzufügen.
Abbildung 13: Der Reiter Ansprechpartner in der Detailansicht eines Kunden
- Füllen Sie anschließend den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Ansprechpartner aus. Klicken Sie dann auf Speichern [49], um den neuen Ansprechpartner zu speichern.
Abbildung 14: Der Dialog Kontakt hinzufügen
Artikel Update: $PRODUCT_NAME_WORKFLOW 2.0.0 – 05/2026