Das Freigabeprojekt stellt einen zentralen Bereich zur Verwaltung von Freigaben für Druckdaten bereit. Innerhalb eines Freigabeprojekts werden alle zur Freigabe vorgesehenen Druckdaten übersichtlich in einer Liste dargestellt. Zusätzlich wird der aktuelle Status jedes Freigabeprojekts angezeigt. Neben dem Download von Reports ermöglicht das Freigabeprojekt die strukturierte Durchführung und Begleitung des gesamten Freigabeprozesses.

Im Menü Dashboard > Freigabeprojekte wird eine Übersicht aller Freigabeprojekte angezeigt. Der jeweilige Status eines Freigabeprojekts ist dabei unmittelbar ersichtlich. Auf diese Weise erkennen Sie jederzeit, welche Schritte noch erforderlich sind – beispielsweise das Versenden eines Freigabereports an den Kunden oder die Anpassung einer Druckdatei – und behalten den Fortschritt der Freigabeprozesse stets im Blick.

Das Erstellen eines Freigabeprojekts steht in verschiedenen Bereichen der Applikation $PRODUCT_NAME_WORKFLOW zur Verfügung. Die Vorgehensweise zur Erstellung eines Freigabeprojekts unterscheidet sich dabei nicht. Sobald ein Freigabeprojekt erstellt wurde, kann es im Dashboard Freigabeprojekte gefunden und dort zentral verwaltet werden.

Wenn zusätzlich das Online-Freigabeportal verwendet wird, wird das Freigabeprojekt nach der Erstellung auch in das Freigabeportal hochgeladen und – sofern gewünscht – wird automatisch eine E-Mail an den Kunden gesendet, um ihn darüber zu informieren, dass die Freigabe der Druckdaten zur Verfügung steht.

Sobald die Druckdaten normalisiert sind, sollten diese vom Kunden freigegeben werden, damit nachfolgende Schritte – beispielsweise das Erstellen einer Montage – folgen können. In diesem Beispiel wird die Erstellung eines Freigabeprojekts mit mehreren Artikel beschrieben. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in den Menüpunkt Artikel. Wählen Sie hier aus der Liste der Artikel jene Druckdaten aus, die in einem Freigabeprojekt zusammengefügt werden sollen.
2. Klicken Sie nun in der Funktionsleiste den Befehl Reporte [11] und wählen Sie im Auswahlmenü die Option Freigabeprojekt erstellen [12] aus. Dadurch öffnet sich der Dialog  »Freigabeprojekt hinzufügen«.

Abbildung 5: Die ausgewählten Artikel, für die ein Freigabeprojekt erstellt werden soll

3. Der Dialog Freigabeprojekt hinzufügen ist in drei Schritte – Allgemeine Einstellungen | Report-Einstellungen | Freigabeoptionen – unterteilt.
4. Im Schritt Allgemeine Einstellungen legen Sie grundlegenden Einstellungen für das Freigabeprojekt sowie die Ausstattung des jeweiligen Freigabereports fest.
   • In der Motivauswahl [13] werden alle ausgewählten Motive angezeigt. Optional können Sie einzelne Motive durch Deaktivieren der jeweiligen Checkbox vom Freigabeprojekt ausschließen.
   • In Motiv-Darstellung sowie auf zusätzlichen Seite [14] bestimmen Sie die Ausstattung des Freigabereports. Aktivieren Sie hierfür die entsprechenden Checkboxen.
   • Vergeben Sie den Projektnamen [15] entweder durch manuelle Eingabe oder durch Verwendung von Platzhaltern [16]. Die Platzhalter werden automatisch durch die entsprechenden Informationen ersetzt.
   • Vergeben Sie den Namen für den Freigabereport [17]. Auch hier kann der Name manuell eingegeben oder durch Verwendung von Platzhaltern [18] definiert werden.
   • Definieren Sie abschließend das Ablaufdatum [21] sowie die Ablaufzeit. Optional können Sie eine Bemerkung [19] und eine externe ID [20] angeben.
5. Nachdem Sie alle Angaben vorgenommen haben, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Abbildung 6: Der Schritt Allgemeine Einstellungen des Dialogs Freigabe hinzufügen

6. Im Schritt Report-Einstellungen werden noch alle Einstellung rund um die Reporterzeugung definiert. Wählen Sie das gewünschte Layout [27] aus. Es werden mit der Applikation vier Standard-Layouts mitgeliefert. Eigene Layouts können erstellt und für diese Auswahl verfügbar gemacht werden. Optional können nun noch kundenspezifische Informationen für den Report gespeichert werden.
   • Kunden [23] – Auswahl eines Kunden, der in der Anwendung bereits angelegt worden ist.
   • Kontaktperson [24] – handelt es sich beim Kunden um eine Firma, kann zusätzlich die Kontaktperson ausgewählt werden.
   • E-Mail [27] – durch die Auswahl einer Kontaktperson wird automatisch die hinterlegte E-Mail-Adresse hier eingetragen. Bei einer Privatperson kann das Feld E-Mail manuell befüllt werden. Beachten Sie, dass die eingetragene E-Mail-Adresse austomatisch für den E-Mailversand über die Benachrichtigung der Verfügbarkeit eines Freigabeprojektes am Freigabeportal verwendet wird.
   • Längeneinheit [25] – bestimmen Sie damit die anzuzeigende Längeneinheit im Freigabereport. Zur Auswahl stehen Milimeter (mm), Point (pt), Zentimeter (cm) und Zoll (in).
   • Bemerkung [26] – geben Sie hier mögliche zusätzliche Informationen ein, die sich am Freigabereport standardmäßig in der Kopfzeile des Freigabereportes befindet.
7. Klicken Sie abschließend auf Weiter um zum letzten Schritt zu gelangen.

Abbildung 7: Der Dialog Freigabe hinzufügen im zweiten Schritt

8. Im Schritt Freigabeoptionen bestimmen Sie, ob das Freigabeprojekt am Online-Freigabeportal veröffentlicht werden soll und ob der Empfänger via E-Mail davon in Kenntnis gesetzt werden soll. Wenn kein Freigabeportal eingesetzt wird, kann die Erstellung des Freigabeprojekts durch Klick auf Speichern abgeschlossen werden. Anderenfalls können in diesem Schritt folgende Einstellungen vorgenommen werden:
   • Auf Freigabeportal veröffentlichen [28] – aktivieren Sie damit das Freigabeprojekt zusätzlich auf dem Online-Freigabeportal zu veröffentlichen.
   • Freigabeportal [29] – wählen Sie darin das von Ihnen eingerichtete Freigabeportal aus, das für den Upload der Daten verwendet werden soll.
   • E-Mail erstellen [30] – aktivieren Sie die Option, wenn ein Empfänger per E-Mail vom System automatisch benachrichtigt werden soll. Beachten Sie, dass dies nur mit eingerichtetem E-Mail-Versand aus der Anwendung heraus erfolgen kann. Wenn Sie eine Benachrichtigung über Ihr E-Mail-Konto erstellen wollen müssen Sie diese Option nicht aktivieren. Haben Sie die Option aktiviert, so müssen noch folgende Parameter bekannt sein:
     • Wählen Sie anschließend die gewünschte E-Mail-Vorlage [31] sowie den entsprechenden E-Mail-Empfänger [32] aus.
     • Wählen Sie abschließend das gewünschte E-Mail-Konto (Absender) [33] aus, über das die E-Mail versendet werden soll.
9. Klicken Sie auf Speichern, um das Freigabeprojekt zu erstellen, auf das Online-Freigabeportal hochzuladen und die E-Mail automatisch an den Kunden zu versenden.

Abbildung 8: Der Schritt Freigabeoptionen des Dialogs Freigabe hinzufügen