Erfahren Sie in diesem Artikel
- wie Sie sich mit dem Workflow verbinden,
- wie Sie nach PDF-Dateien in Artikeln, Aufträgen und Produktionsaufträgen suchen, und
- wie Sie Motive aus dem Workflow aus- und einchecken können.
1. Einleitung
Der Workflow bietet eine Vielzahl von Korrekturen, um Druckdaten für die Produktion vorzubereiten. Diese Korrekturen werden dabei immer global auf die Druckdatei angewendet. In einigen Fällen kann es aber erforderlich sein, manuell in die Druckdatei einzugreifen, um beispielsweise bestimmte Objekte zu löschen, Tippfehler zu korrigieren, Objekte zu verschieben oder auszurichten sowie Farbwerte anzupassen. Für genau diesen Anwendungsfall ist der PDF-Editor das ideale Werkzeug.
2. Verbindung zum Workflow einrichten
Um den PDF-Editor mit einem beliebigen Workflow zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den PDF-Editor.
- Wechseln Sie in den Reiter Workflow und klicken Sie dort die Schaltfläche Verbinden.
Abbildung 1: Dialog Mit Workflow verbinden
- Dort müssen Sie folgende Daten eintragen, um sich mit dem Workflow zu verbinden:
- Server [1] – geben Sie die IP-Adresse ein, unter der Ihr Workflow im Netzwerk erreichbar ist.
- Port [2] – geben Sie den Port ein, über den Sie auf den Workflow zugreifen. Der Standard-Port ist 8081.
- Benutzer [3] – geben Sie hier Ihren Benutzername ein, den Sie im Workflow verwenden. Falls Sie noch keine Zugriffsberechtigung haben, muss diese zuerst im Workflow eingerichtet werden.
- Passwort [4] – geben Sie das dazugehörige Passwort für Ihren Benutzernamen ein.
- Passwort sichern [5] – Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie die Zugangsdaten auf dem lokalen Rechner speichern möchten.
- Klicken Sie auf OK, um die Zugangsdaten für diesen Workflow verschlüsselt in der Datenbank zu speichern.
Mehrere Workflows einrichten
Wussten Sie, dass Sie im PDF-Editor mehrere Verbindungen zu unterschiedlichen Workflows einrichten können? Dadurch können Sie schnell zwischen Ihrem Produktionsserver, Entwicklungsserver oder einem Workflow eines Partnerbetriebs wechseln, ohne die Verbindung jedes Mal neu konfigurieren zu müssen. Dies ermöglicht eine effiziente und flexible Arbeitsweise, besonders wenn Sie mit mehreren Workflows gleichzeitig arbeiten müssen.
3. Reiter »Workflow«
Im Reiter Workflow können Motive im verbundenen Workflow gesucht, aus- und nach der Bearbeitung wieder als neue Version eingecheckt werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Funktionen dieser Reiter im Detail bereitstellt. Der Reiter ist in drei Bereiche – Verbindungen managen, Motive suchen und Motive aus- bzw. einchecken – aufgeteilt:
3.1. Verbindung managen
Im ersten Schritt müssen Sie sich mit dem Workflow verbinden. Dazu stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Server [6] – hier wird angezeigt, mit welchem Server und Port Sie verbunden sind. Ein (online)-Status signalisiert, dass eine aktive Verbindung besteht.
- Verbinden / Verbindung trennen [7] – wenn noch kein Workflow verbunden ist, wird die Schaltfläche »Verbinden« angezeigt. Besteht bereits eine Verbindung, können Sie diese mit der Schaltfläche »Verbindung trennen« beenden.
Abbildung 2: Der Bereich zum Erstellen und Verwalten von Verbindungen
3.2. Motive suchen
Abbildung 3: Schaltfläche Verbinden und Auswahlleiste für Artikel, Aufträge und Produktionsaufträge
Im Reiter Workflow stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um gewünschte Motive gezielt zu suchen und zu filtern:
-
Status [11] – filtert die angezeigten Motive im Workflow nach dem folgenden Status:
- Keine – der Status wird nicht berücksichtigt.
- Normalisiert – listet alle im Workflow als »Normalisiert« markierten Motive auf.
- Datenprüfung – listet alle im Workflow als »Datenprüfung« markierten Motive auf.
- Druckreif – listet alle im Workflow als »Druckreif« markierten Motive auf.
- Sortierung auf- oder absteigend [12] – damit wird gesteuert, ob die Sortierung nach den gewählten Parametern auf- oder absteigend erfolgt.
-
Sortieren nach [13] – damit kann gesteuert werden, nach welchen der nachstehenden Kriterien die Motive aufgelistet werden.
- Interne ID – diese ID wurde Ihrem Motiv im Workflow zugewiesen. Diese ist in der URL des Motivs im Browser sichtbar.
- Status – damit können Sie Motive nach ihrem aktuellen Status sortieren.
- Name – damit können Sie Motive nach ihrem Namen sortieren.
- Zuletzt geändert – damit können Sie Motive nach dem Datum ihrer letzten Modifikation sortieren.
- Erstellt – damit können Sie Motive nach dem Datum ihrer Erstellung sortieren.
- Breite – damit können Sie Motive nach ihrer Breite in Millimetern sortieren.
- Höhe – damit können Sie Motive nach ihrer Höhe in Millimetern sortieren.
-
Suchkriterien [14] – damit wird definiert, nach welchen Daten in der Suchleiste gesucht werden kann. Folgende Möglichkeiten stehen in diesem Bereich zur Verfügung:
- Interne ID – Damit steuern Sie, ob nach der Internen ID gesucht wird.
- Motivname – Damit steuern Sie, ob nach dem Motivname gesucht wird.
- Status – Damit steuern Sie, ob nach dem Status gesucht wird.
- Firma – Damit steuern Sie, ob nach der Firma gesucht wird.
- Breite – Damit steuern Sie, ob nach der Breite des Motivs in Millimetern gesucht wird.
- Höhe – Damit steuern Sie, ob nach der Höhe des Motivs in Millimetern gesucht wird.
- Externe ID – Damit steuern Sie, ob nach der Externen ID gesucht wird.
- Ansicht aktualisieren [15] – Mit dieser Schaltfläche werden die Motive aktualisiert und wieder mit dem Workflow synchronisiert.
- Suchleiste [16] – Hier können Schlagwörter eingegeben werden, nach denen gesucht werden kann.
- Motivvorschau [17] – zeigt ein Vorschaubild des ausgewählten Motivs an.
- Motivname [18] – zeigt den Name des Motivs an.
- ID und Größe der ImageBox [19] – zeigt die Interne ID sowie die Größe der im Workflow zugewiesenen ImageBox.
- Seitenanzahl und Status [20] – zeigt die Anzahl der Seiten der PDF-Datei sowie den aktuellen Status der Datei im Workflow.
Abbildung 3: Motivliste im Reiter Workflow
3.3. Motive aus dem Workflow aus- und einchecken
Nachdem die Motive wie gewünscht sortiert und gefiltert wurden, können sie auf folgende Weise aus dem Workflow ausgecheckt, bearbeitet und anschließend wieder eingecheckt werden:
- Motive auschecken [21] – damit können Motive im Editor geöffnet werden. Alternativ kann das Motiv durch einen Doppelklick in der Motivliste im Reiter Workflow geöffnet werden.
- Motive einchecken [22] – damit kann das bearbeitete Motiv wieder zurück in den Workflow geladen werden. Die Datei wird eingecheckt und im Workflow aktualisiert.
Abbildung 4: Motive aus- und einchecken
Artikel Update: PDF-Editor Version 1.12.1 – 03/2025