Im Einstellungsbereich Freigabeprojekt können grundlegende Informationen – Projektname, Reportname, Ablaufdatum, udgl. – definiert werden. Dafür bietet sich die Nutzung von Platzhaltern, wodurch die Informationen für jedes Freigabeprojekt dynamisch eingetragen werden, an. Folgende Optionen stehen in diesem Einstellungsbereich zur Verfügung:

• Projektname [2] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für das Freigabeprojekt ein. Konfigurieren Sie den gewünschten Projektnamen, indem Sie die Platzhalter [3] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Projektnamen hier einfügen. Beispiel: ${motif.name} ${approval_project.external_id} [${approval_project.project_item_count}] reports [${approval_project.expiration_utc}]
• Freigabereportname [4] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für den Freigabereport. Konfigurieren Sie den gewünschten Dateinamen, indem Sie die Platzhalter [5] sowie statischen Text konfigurieren und den gesamten Text als Standardwert für den Dateinamen hier einfügen. Beispiel: ${motif.name} ${motif.external_id} report-v${approval_project_item_report.version_nr}
• Bemerkung [6] – geben Sie hier optional eine Bemerkung für das Freigabeprojekt ein.
• Tage bis zum Ablauf [7] – definieren Sie hier, nach wie vielen Tagen das Freigabeprojekt ablaufen soll.
• Ablaufzeitpunkt [8] – definieren Sie hier die Uhrzeit, an dem das Freigabeprojekt ablaufen soll.

Abbildung 2: Der Einstellungsbereich Freigabeprojekt mit allen verfügbaren Optionen

Im Einstellungsbereich Freigabereportkonfiguration kann definiert werden, welche Sonderfarben, Technische Farben und Farben, die als Separation – sprich Weiß, Lack und Primer – auf der Überblicksseite des Report dargestellt werden sollen. Zusätzlich kann definiert werden, ob eigene Informationsseiten zu den Sonderfarben angefügt werden sollen. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:

Motiv-Darstellung

• Prozessfarben + Sonderfarben [9] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Prozessfarben und Sonderfarben auf der Übersichtseite aufgelistet werden sollen. Es können bis zu 12 Sonderfarben im Report platziert werden.
• Technische Farben [10] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Technischen Farben auf der Übersichtsseite des Reports aufgelistet werden sollen.
• Weiß, Lack und Primer [11] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle verwendeten Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – sprich Weiß, Lack und Primer – aus der Überblicksseite aufgelistet werden sollen.

Zusätzliche Seiten

• für Technische Farben [12] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Technische Farben eine eigenen Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden alle Technische Farben, wo diese in der Druckdatei zu finden sind sowie zusätzlich die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
• für Weiß, Lack und Primer [13] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Weiß, Primer und Lack eine eigenen Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden diese Sonderfarben, wo diese in der Druckdatei zu finden sind sowie zusätzlich die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
• Druckdatei anhängen [14] – aktivieren Sie diese Option, wenn die zu druckende Datei am Ende des Reportes angehängt werden soll.

Abbildung 3: Der Einstellungsbereich Freigabereportkonfiguration mit allen verfügbaren Optionen

Im Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellung definieren Sie, wie der Freigabereport erstellt werden soll sowie welche Sprache und Reportvorlage verwendet werden soll. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Anwendung [15] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Anwendung verwendet werden soll, um den Report zu erstellt bzw. welche Anwendung Sie verwendet haben, um den Report zu erstellen. Sie können zwischen InDesign und Web 2 Pdf wählen.
• Sprache [16] – wählen Sie die gewünschte Sprache zum Erstellen des Reportes aus.
• Freigabe-Reportvorlage [17] – wählen Sie hier die gewünschte Reportvorlage, die für das Erstellen des Reportes verwendet werden sollen, aus. Es werden vier Standardvorlagen mit der Applikation mit ausgeliefert. Über + Hinzufügen [18] kann eine neue Vorlage, durch Auswahl des jeweiligen Pfads, wo die erstelle Vorlage gespeichert ist, hinzugefügt werden.

Abbildung 4: Der Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellungen

Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport kann die Längeneinheit sowie eine Bemerkung für den Freigabereport definiert werden. Diese Konfiguration haben später Auswirkungen auf den Report selbst. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Längeneinheit [19] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Längeneinheit für den Report verwendet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
  • Punkt (pt)
  • Millimeter (mm)
  • Zentimeter (cm)
  • Zoll (in)
• Bemerkung [20] – vergeben Sie optional ein Kommentar. Diesen finden Sie bei den Standard-Reporten in der Kopfzeile

Abbildung 5: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport

Um einen Kunden in der Applikation anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in dem Menüpunkt Administration > Kunden. Darin finden Sie eine Übersicht über alle bereits angelegten Kunden.
2. Klicken Sie auf + Hinzufügen [21], um einen neuen Kunden anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kunde hinzufügen.

Abbildung 6: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden

3. In der Applikation wird zwischen einer Firma und Privatkunden unterschieden. Wählen Sie daher zuerst aus, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson [22] handelt. In diesem Beispiel wird eine Firma angelegt. Beachten Sie, dass sich der Dialog minimal ändert, wenn Privatperson angelegt wird.
4. Füllen Sie nun den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Kunden aus. Klicken Sie dann auf Speichern [23], um den neuen Kunden zu speichern.

Abbildung 7: Der Dialog Kunde hinzufügen mit allen notwendigen Informationen zum Kunden

Nachdem ein Kunde angelegt wurde, kann dieser in allen Bereichen, in denen Kunden ausgewählt werden können, ausgewählt werden. Für Firmen steht darüber hinaus noch die Möglichkeit zur Verfügung, Ansprechpartner hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. In der Übersichtsliste stehen Ihnen alle angelegten Kunden – Privatpersonen und Firmen – zur Verfügung.
2. Wählen Sie die gewünschte Firma aus und wechseln Sie in die Detailansicht durch Klick auf den Namen [24] oder dem entsprechend Symbol [25] dafür. Durch Klick auf Bearbeiten [26] kann auch außerhalb der Detailansicht ein Ansprechpartner hinzugefügt werden. Wechseln Sie dazu im Dialog Bearbeiten auf den Reiter Ansprechpartner und befüllen Sie die entsprechenden Felder.

Abbildung 8: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden

3. Gehen Sie in der Detailansicht und wechseln Sie darin in den Reiter Ansprechpartner [27].
4. Klicken Sie in diesem Reiter auf + Hinzufügen [28], um einen Ansprechpartner für diese Firma anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kontakt hinzufügen.

Abbildung 9: Der Reiter Ansprechpartner in der Detailansicht eines Kunden

5. Füllen Sie nun den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Ansprechpartner aus. Klicken Sie dann auf Speichern [29], um den neuen Ansprechpartner zu speichern.

Abbildung 10: Der Dialog Kontakt hinzufügen